Aufgrund der Corona-Pandemie mussten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter von jetzt auf gleich ins Homeoffice schicken. Dabei wurde schnell klar, dass sich bisherige Abläufe radikal änderten. Organisationen, die bereits ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) im Einsatz haben, waren und sind hier deutlich im Vorteil. Denn sie können sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter auch in ihren eigenen vier Wänden auf Dokumente zugreifen können.

Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht standortunabhängiges Arbeiten

Grundsätzlich sind Unternehmen, die ein DMS implementiert haben, im Hinblick auf die Bereitstellung geschäftsrelevanter Informationen weitaus flexibler. Denn sämtliche Dokumente werden zentral digital verwaltet, sodass sie den Mitarbeitern standortunabhängig zur Verfügung stehen. Diese Eigenschaft haben sich bereits viele Unternehmen zunutze gemacht, und sie ermöglichen beispielsweise ihren Außendienstkollegen, direkt auf Produktunterlagen, Verträge usw. beim Kundenbesuch oder im Homeoffice zuzugreifen.

Mit Ausbruch von COVID-19 hat sich die Situation verschärft. Denn das standortunabhängige Arbeiten war somit nicht mehr nur ein „nice to have“, sondern wurde zum „must have“, um überhaupt Geschäftsprozesse voranzutreiben, Anfragen zu beantworten, Rechnungen freizugeben usw. Im April dieses Jahres arbeiteten immerhin 23 Prozent und damit fast jeder vierte Beschäftigte überwiegend von zu Hause aus, wie eine aktuelle Studie des Bundesinstituts für Bevölkerungsforschung (BIB) ergab. 2018 waren es lediglich etwas mehr als fünf Prozent. (1) Unternehmen, die bis zum Lockdown ihre Dokumente analog verarbeiteten, suchten nach schnell einsatzbereiten Lösungen, um ihren Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Damit erfuhren die Digitalisierung im Allgemeinen und das digitale Dokumentenmanagement im Besonderen einen wahren Schub.

Ortsunabhängige Kommunikation in Zeiten von Corona

Der Zugriff und die Nutzung digitaler Informationen ist in Zeiten von Homeoffice unabdingbar, deckt aber dennoch nur einen Teil der Arbeit ab. Ein weiterer wichtiger Bereich ist der Austausch mit den Kollegen. Diese „mal kurz“ in ihrem Büro aufzusuchen und Dinge zu klären, ist nicht möglich. Deshalb gehören auch Videokonferenz-Systeme klar zu den Gewinnern der Corona-Pandemie. Beispielsweise konnte der amerikanische Videokonferenz-Anbieter Zoom Anfang Juni außerordentlich erfolgreiche Geschäftszahlen vermelden. Dass der Dienst so zahlreich in Homeoffice-Zeiten genutzt wird, ist wenig verwunderlich. Anwender müssen keine Software herunterladen und installieren, die kostenfreie Variante erlaubt bis zu 100 Teilnehmer, ist jedoch auf 40 Minuten pro Session begrenzt.

Datenschutz berücksichtigen

Was allerdings viele nicht wissen, ist, dass das Produkt erhebliche Datenschutz- und Sicherheitsmängel aufweist. Damit steht Zoom aber nicht allein da, wie die PSW GROUP, ein Full-Service-Provider für Internetlösungen mit Schwerpunkt auf Internet Security, kürzlich darlegte. (2) Wenn sensible Inhalte oder personenbezogene Daten zu besprechen sind, sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern folglich entsprechend sichere Alternativen an die Hand geben und mit ihnen Nutzungsrichtlinien definieren.

Chatten direkt am Beleg

Eine anwenderfreundliche und gleichzeitig sichere Möglichkeit sind DMS, die über Video- und Chat-Funktionen verfügen. Dies gibt Anwendern die Möglichkeit, sich auch aus dem Homeoffice mit Kollegen auszutauschen oder einzelne Dokumente zu besprechen, ohne ein weiteres Kommunikationstool einsetzen zu müssen. Die gesamte sichere Kommunikation läuft lokal auf dem eigenen Server und benötigt keinerlei Verbindung nach außen. Der Chat sollte dabei standardmäßig über eine so genannte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (englisch „end-to-end encryption“, „E2EE“) laufen und eben nicht nur eine Transportverschlüsselung bieten.

Das Bundesamt für Sicherheit erklärt den Unterschied am Beispiel von E-Mails wie folgt: „Im Unterschied zur Transportverschlüsselung werden bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nicht die einzelnen Abschnitte im Versandkanal verschlüsselt, sondern jede einzelne E-Mail selbst. Nur Sender und Empfänger können die E-Mail im Klartext lesen, wenn sie über den notwendigen Schlüssel verfügen.“ (3) Übertragen auf die Chatfunktion bedeutet das, dass kein Dritter mitlesen kann oder in irgendeiner Form Zugriff auf den Chat hat, da sämtliche übertragene Daten über alle Übertragungsstationen hinweg verschlüsselt sind. Lediglich die Kommunikationspartner selbst können die Nachricht entschlüsseln.

Doch nicht nur der Sicherheitsaspekt ist bei der im DMS integrierten Chat- bzw. Videofunktion von Vorteil. Die Anwender können darüber hinaus direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung ein Dokument aufrufen und Kollegen bei Fragen oder Diskussionsbedarf zum Chatten einladen. Das heißt: Dateien brauchen nicht erst per E-Mail zur Verfügung gestellt oder in eine andere Applikation hochgeladen werden. So können sich alle Beteiligten verbal austauschen und gleichzeitig in dem betreffenden Dokument ggf. Änderungen vornehmen, die für alle sichtbar sind. Damit entsteht auch kein Wust unterschiedlicher Versionen, die nach Diskussionsende erst mühsam zusammengeführt werden müssen.

Homeoffice wird erhalten bleiben

Auch wenn Corona irgendwann mal kein Thema mehr sein wird, wird das Virus voraussichtlich das künftige Arbeitsverhalten prägen. So prognostiziert BIB-Direktor Prof. Dr. Norbert F. Schneider: „Es ist davon auszugehen, dass die Erfahrungen während des Lockdowns langfristig zu einer neuen Balance von An- und Abwesenheit am Arbeitsplatz führen werden.“ Dass eine zunehmende Nutzung des Heimarbeitsplatzes dabei nicht zulasten der Produktivität geht, haben zahlreiche Befragungen und Studien mittlerweile belegt. So gaben bei der Homeoffice-Studie des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik FIT knapp 40 Prozent der Befragten an, dass sie sich wesentlich produktiver als bei der Arbeit vor Ort fühlen. (4) Unternehmen, die die Möglichkeit haben, ihrer Belegschaft oder einem Teil von ihr Homeoffice-Regelungen anzubieten, sollten dies im Sinne der Mitarbeiterzufriedenheit also durchaus in Betracht ziehen. Gleichzeitig müssen sie dafür Sorge tragen, dass der Heimarbeitsplatz mit dem notwendigen leistungsfähigen und sicheren Equipment ausgestattet ist. Ein DMS mit integrierten Chat- und Videokommunikationsfunktionen sollte dazugehören, um Geschäftsvorgänge „face-to-face“ bearbeiten zu können.

Quellen:

(1) https://www.bib.bund.de/DE/Service/Presse/2020/2020-07-Eltern-waehrend-der-Corona-Krise.html
(2) https://www.psw-group.de/blog/videokonferenz-software-vergleich-von-videokonferenztools/7529
(3) https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/Empfehlungen/Verschluesselung/EMail_Verschluesselung/email_verschluesselung_node.html
(4) https://www.fit.fraunhofer.de/de/presse/20-05-07_fraunhofer-umfrage-homeoffice-erste-ergebnisse.html

Der Autor:

Ralf Schmitz ist für Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH tätig. Er ist seit mehreren Jahren in den Bereichen Dokumentenarchivierung, Information Management und Optimierung von Geschäftsprozessen aktiv. Dabei hat er viele Unternehmen und Projekte in unterschiedlichen Branchen erfolgreich betreut und greift hierbei auf entsprechende Erfahrungen zurück.

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Urheber:

Dieser Artikel ist in der wissensmanagement – das Magazin für Digitalisierung, Vernetzung & Collaboration – Ausgabe 05/2020 erschienen. Wir bedanken uns beim Herausgeber, Büro für Medien Oliver Lehnert e.K., für die freundliche Genehmigung, den Artikel auf unserer Webseite zu veröffentlichen.