In vielen Unternehmen und Privathaushalten entstehen im Laufe eines Jahres riesige Dokumentenberge. Die Archivierung und Verwaltung dieser vielen Informationen stellt oftmals eine große Herausforderung dar und ist häufig mit enormen Kosten verbunden. Doch damit ist jetzt Schluss! Mit der Software ecoDMS wird großes Dokumentenmanagement zum kleinen Preis für jedermann möglich. Aufwändige Ablagearbeiten und Zeitverschwendung bei der Dokumentensuche sind mit ecoDMS Schnee von gestern. ecoDMS ist der perfekte Vorsatz für das neue Jahr.

Als Dokumenten-Management-System geht ecoDMS neue Wege. ecoDMS wird vom Hersteller ausschließlich online vertrieben. Eine Lizenz der Vollversion kann im Internet unter www.ecodms.de für gerade einmal 49 Euro erworben werden, ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung. Trotz des niedrigen Preises handelt es sich hierbei um eine moderne DMS-Lösung, bei der man keinerlei Abstriche machen muss.

Mit ecoDMS können Dateien und Informationen jeglicher Art wie PDFs, E-Mails, Papierdokumente, Office-Dateien, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen und vieles mehr zeitgemäß und sicher in einem zentralen, elektronischen Archiv aufbewahrt werden. Papierdokumente werden eingescannt und über die etablierte Lösung ecoICE archiviert. Bereits auf dem Filesystem gespeicherte Dateien können einfach per Drag und Drop in die ecoDMS Software gezogen werden. Für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird beinhaltet die Vollversion eigene Plugins. Diese ermöglichen eine direkte Archivierung aus den genannten Anwendungen. Die Ablage erfolgt dabei im Originalformat und zusätzlich im revisionskonformen, Langzeitarchivierungsformat PDF/A. Ein virtueller PDF/A Drucker sorgt für die bequeme Ablage aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen. Wer von unterwegs aus auf das Archiv zugreifen möchte, kann dies über die ecoDMS Mobile App tun. Diese steht für IOS und Android zur Verfügung. Über den Webclient bietet ecoDMS außerdem lesenden Zugriff vom Internetbrowser aus. Für Programmierer gibt es darüber hinaus eine ecoDMS API, über die externe Anwendungen an das Archivsystem angeschlossen werden können.

Zahlreiche Suchfunktionen wie zum Beispiel die integrierte Volltextsuche versprechen eine enorme Zeitersparnis bei der Dokumentensuche. Die gesuchten Informationen stehen in Sekundenschnelle bereit und sind auf Basis der Dokumenteninhalte und Metadaten zügig auffindbar. Der Datenschutz wird dabei durch die Vergabe von Dokumenten- und Ordnerberechtigungen gewährleistet. Für jede archivierte Datei können eigene Klassifizierungsattribute wie Ordner, Dokumentenart, Status und Zuständigkeit ausgefüllt werden. Die dazugehörigen Ordnerstrukturen, Benutzergruppen und Konfigurationen können frei auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Um die Ablage der Dokumente zu beschleunigen, können in ecoDMS Klassifizierungsvorlagen angelegt werden. Über diese kann anschließend eine automatische Zuordnung der Dokumente realisiert werden.

Alle ecoDMS Komponenten werden direkt beim Kunden installiert und liegen nicht im Netz und auch nicht beim Hersteller. Als Client-Server-System speichert ecoDMS alle Daten und Informationen sicher in einer postgreSQL-Datenbank. Der Zugriff auf die Dokumente ist standort- und plattformunabhängig möglich. Da alles in einem zentralen Archiv aufbewahrt wird, haben die Benutzer eine gute Übersicht auf die gesamte Ablage und das direkt am eigenen Bildschirm. Die Datensicherung kann bequem über das ecoDMS Backup Programm oder auch über bestehende Backup-Systeme durchgeführt werden.

Einige tausend User haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz, darunter sind über 1500 Firmenkunden. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Der günstige Verkaufspreis, die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software machen ecoDMS zu einer einzigartigen Archivlösung.

Die Software kann vor dem Kauf mit der ecoDMS Free4Three Edition getestet werden. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Diese und weitere Informationen stehen unter www.ecodms.de zur Verfügung.

ecoDMS Version 18.09 (apu)

Download the current version of the successful archiving system and test the features for free for 30 days. In the shop you can purchase licences for the full version.

ecoMAILZ Version 17.08 (donnie)

The "ecoMAILZ" email archive is a new standalone software for automatic and legally compliant email archiving. Test the software with up to 3000 messages for free.