Mit ecoMAILZ können alle E-Mails ab einem frei wählbaren Zeitpunkt automatisiert archiviert werden. Die Software bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen und aus dem Dateisystem.
ecoMAILZ ruft automatisch alle zu archivierenden E-Mails ab, führt eine Volltextindizierung auf Texte, lesbare Informationen und Anhänge durch und speichert die Nachrichten sicher in Containern.
Im Mittelpunkt von ecoMAILZ steht das integrierte E-Mailarchiv auf Basis einer Container-Speichertechnik, in dem alle Nachrichten dauerhaft und revisionskonform vorgehalten werden. Gefüllt wird das Archiv mit Hilfe von sogenannten Adaptern, die die Schnittstelle zu nahezu allen gängigen E-Mailsystemen bereitstellen.
Die Konfiguration der Adapter kann auf verschiedene Weise erfolgen und hängt von den Gegebenheiten des einzubindenden E-Mail-Systems ab. Als praxisrelevante Möglichkeiten können folgende Szenarien genannt werden: