Neben den in unserem vorherigen Blogbeitrag aufgeführten Funktionen sollte ein Dokumenten­management­system (DMS) unter anderem bediener­freundlich, skalierbar und einfach zu implementieren sein. Auf welche weiteren Kriterien Sie bei der Auswahl eines DMS achten sollten, erfahren Sie hier.

Hohe Flexibilität steigert Produktivität und Nutzer­akzeptanz

Jedes Unternehmen ist individuell strukturiert und verfügt dementsprechend über spezifische Abläufe. Diese sollten nach dem Grundsatz „Software-Lösungen müssen sich an Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt“ in einem DMS stringent abgebildet werden können. Deshalb ist es essenziell, dass ein DMS ein Höchstmaß an Flexibilität bietet – von der Aufgaben­verwaltung über die Rollen­verteilung bis hin zur Anpassung der Benutzer­oberfläche. Um eine hohe Nutzer­akzeptanz zu erreichen, sollten Masken individuell konfigurierbar sein. So können Anwender schnell auf die für sie relevanten Funktionen zugreifen, was zugleich die Einarbeitungszeit reduziert.

Niedrige Lizenzgebühren für einen schnellen ROI

Die Zeiten, in denen der Einsatz eines DMS aufgrund hoher Lizenz­kosten und einer zeitaufwändigen Implementierung ausschließlich Groß­unternehmen vorbehalten war, sind endgültig vorbei. Denn heute stehen ausgereifte, intuitiv bedienbare und GoBD-/DSGVO-konforme DMS-Lösungen bereits für weniger als 120 Euro zur Verfügung, die sowohl stationär als auch über einen Webclient genutzt werden können. Hierzu zählt auch unser ecoDMS.

Zudem unterstützen wir unsere Kunden mit kostenlosen Handbüchern und anschaulichen Erklärvideos, die den effizienten Einsatz der Software erleichtern. Schritt für Schritt wird darin aufgezeigt, wie das DMS zu installieren und einzurichten ist. Wichtige Informationen, etwa zu Rechtevergaben oder den unterschiedlichen Möglichkeiten, Dokumente abzulegen, zu bearbeiten, bereitzustellen und digital zu exportieren – beispielsweise an den Steuerberater –, sind detailliert aufgeführt.

So können Unternehmen mit Eigeninitiative das System häufig ohne Einbeziehen eines DMS-Beraters einführen und damit zusätzliche Kosten sparen. Das Ergebnis ist ein schneller Return on Investment (ROI).

Sollte doch ein kosten­pflichtiger Service gewünscht sein, bieten wir Online-Seminare und flexibel buchbare Support­einheiten an. Immer dann, wenn die eigene Zeit zu wertvoll erscheint, können Anwender auf unsere Unterstützung zurückgreifen, die bequem über unseren Online-Shop verfügbar ist.

Schnittstellen zur Anbindung an weiterführende Systeme

Lösungen für Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning oder für die Buchhaltung sind – neben etlichen anderen – zweifellos in vielen Unternehmen im Einsatz und letztlich unverzichtbar. Werden diese Lösungen geschickt mit einem DMS verknüpft, profitieren Unternehmen gleich mehrfach: Mitarbeitende können direkt aus diesen Anwendungen auf die jeweils relevanten Dokumente im DMS zugreifen.

Bei CRM-Systemen gehören hierzu beispielsweise Korrespondenzen mit den Kunden, bei ERP-Lösungen Aufträge oder Bestellungen und bei Anwendungen für die Finanz­buchhaltung Rechnungen. Damit entfällt die manuelle Suche nach Dokumenten und Informationen in getrennten Systemen. Das spart Zeit, erhöht die Produktivität und sorgt abteilungs­übergreifend für mehr Transparenz. Darüber hinaus profitieren Unternehmen von der revisions­sicheren Archivierung kaufmännischer Dokumente im DMS.

Mithilfe unserer offenen JSON-REST-API lässt sich unser DMS nahtlos mit zahlreichen weiterführenden Systemen verbinden. ecoDMS arbeitet dabei im Hintergrund und kann bequem per Button aus der jeweiligen Anwendung heraus aufgerufen werden. Zudem bieten unsere zertifizierten Reseller (QPR) zahlreiche Integrationen unseres DMS mit anderen Softwarelösungen an.

DMS-Auswahl auf Basis eigener Anforderungen

Die am Markt verfügbaren DMS-Lösungen sind hinsichtlich ihrer Funktionalität ausgereift. Teilweise sind sie jedoch überladen, was zulasten der Übersichtlichkeit und Benutzer­freundlichkeit geht. Oft gilt: Weniger ist mehr. Unternehmen sollten daher zunächst ihre Ist-Situation analysieren, daraus die Anforderungen an das künftige DMS ableiten und erst dann mit der Markt­evaluierung starten.

Fazit

DMS-Lösungen steigern die betriebliche Effizienz und leisten einen wertvollen Beitrag zur digitalen Transformation. Damit Unternehmen in vollem Umfang von diesen Vorteilen profitieren können, sollten sie bei der Auswahl eines geeigneten DMS verschiedene Kriterien berücksichtigen, darunter Flexibilität, geringe Lizenzkosten, die Unterstützung seitens des Herstellers oder seiner Partner, verfügbare Schnittstellen sowie ein adäquater Funktions­umfang.