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Arbeitsprozesse automatisieren

Effiziente Automatisierung von Geschäftsprozessen mit unserem offenen Workflow-System

ecoWorkflow bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, darunter:

  • Benutzerfreundlich: Beliebige Geschäftsprozesse ohne Programmierkenntnisse automatisieren
  • Effizienzsteigerung: Höhere Produktivität durch Automatisierung von Routineaufgaben
  • Verbesserte Transparenz:: Klare Sichtbarkeit auf den Fortschritt und Status von Aufgaben
  • Individuell anpassbar: Grafische Modellierung mit individueller Konfiguration
  • Zukunftssicherheit: Flexibilität und Skalierbarkeit für zukünftige Anforderungen
ab 360,00 EUR netto
  • pro Monat
  • zzgl. Kosten für die Dienstleistung
  • ecoDMS ONE als Basis notwendig
  • exklusiv für Firmenkunden
Anfragen

Was ist ecoWorkflow?

ecoWorkflow ist eine innovative Workflow-Software, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren, zu optimieren und zu überwachen, um die Effizienz zu steigern und die Produktivität zu verbessern. Das offene Workflow-System bietet eine flexible und anpassbare Plattform, die auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden kann.

Mit ecoWorkflow können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse grafisch modellieren und die zugehörigen Benutzeroberflächen individuell konfigurieren. Hierfür sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.

Die moderne Technologie von ecoWorkflow ermöglicht eine schnelle Installation und eine besonders leichte Konfiguration, der gesamten Workflow-Umgebung. Anwender können sich direkt über den eigenen Internetbrowser einloggen und mit der Arbeit beginnen. Mittels Webclient können die erforderlichen Prozesse angestoßen, Freigaben erteilt oder Aufgaben delegiert werden.
  • Wir nehmen Ihre Abläufe unter die Lupe und legen Optimierungspotenziale offen. Gemeinsam mit uns erarbeiten Sie, im Rahmen eines Workshops, effiziente Abläufe innerhalb Ihres Unternehmens.
  • Sie möchten Ihre Prozesse selbst modellieren? Kein Problem, wir schulen Sie gerne im Umgang mit dem benutzerfreundlichen Modeler von ecoWorkflow und versetzen Sie in die Lage, Ihre Abläufe eigenständig zu modellieren und zu automatisieren.
  • Natürlich bieten wir Ihnen auch an, maßgeschneiderte Prozesse für Ihr Unternehmen zu gestalten und gehen dabei auf Ihre Wünsche ein.
Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und erstellen Sie eine Anfrage.

Workflows nach Maß erstellen (Modeler)

Mit unserem modernen ecoWorkflow-Modeler schaffen Sie maßgeschneiderte Abläufe, die Ihre unternehmensinternen Prozesse realitätsgetreu abbilden. Die Bedienung ist so einfach wie ein digitaler Baukasten. Durch Drag-and-Drop erstellen Sie gewünschte Prozesse ohne Programmierkenntnisse. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche gestalten Sie Abläufe im Handumdrehen mit BPMN-Symbolen, der grafischen Spezifikationssprache im Prozessmanagement. Nach einer Schulung durch unsere Fachleute übernehmen Sie die Kontrolle über die Modellierung Ihrer eigenen Prozesse.

Alles im Blick mit Benachrichtigungen und Aufgabenübersicht

Mit ecoWorkflow bleiben Sie immer auf dem Laufenden und wissen genau, was zu tun ist. Das System informiert Sie über wichtige Prozesse und Aufgaben per E-Mail und zeigt Ihnen eine übersichtliche Aufgabenliste in der Benutzeroberfläche an.

Erhalten Sie automatische E-Mails mit Informationen zu neuen Aufgaben und behalten Sie so den Überblick über Ihre aktuellen Arbeitsabläufe. Mit nur wenigen Klicks können Sie im Webclient von ecoWorkflow nach Prozessen und Aufgaben suchen, diese finden und bequem bearbeiten. Die praktische Übersicht zeigt Ihnen alle Ihre persönlichen Aufgaben auf einen Blick.

Mit ecoWorkflow verpassen Sie keine wichtige Aufgabe mehr und erledigen Ihre Arbeitsprozesse effizient und zeitnah.

Funktionsumfang

Entdecken Sie die umfangreichen Funktionen von ecoWorkflow und automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe auf eine effiziente und benutzerfreundliche Weise.

+ - Abläufe anstoßen

Automatisch oder manuell Abläufe starten

  • Die in ecoWorkflow hinterlegten Abläufe können auf die eigenen Wünsche individuell angepasst werden
  • Für jeden Ablauf können unter anderem eigene Parameter vergeben werden
  • Diese Parameter können u.a. so konfiguriert werden, dass Abläufe entweder vollkommen automatisch oder manuell vom zuständigen Benutzer angestoßen werden

+ - Aufgaben-Detailansicht

Zugewiesene Aufgaben schnell und effizient bearbeiten

  • In der Detailansicht finden Sie konkrete Aufgabendetails und Funktionen zur Aufgabenbearbeitung
  • Eine Vorschau vom Dokument ist sichtbar. Diese kann gezoomt, weitergeblättert (falls sie mehrere Seiten enthält) und im Vollbild dargestellt werden
  • Bei einer Rechnung können hier z.B. auch die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der Rechnungsbetrag ausgegeben werden
  • Führen Sie z.B. die formelle Prüfung von Eingangsrechnungen durch und geben Sie die Rechnung an den nächsten Mitarbeiter im Prozess weiter

+ - Benachrichtigungen: Neue Aufgaben, Erinnerung

Immer wissen was zu tun ist: Persönliche Aufgabenübersicht und Status E-Mails

Immer wissen was zu tun ist. ecoWorkflow informiert Sie über Prozesse u.a. via E-Mail und zeigt eine Übersicht Ihrer persönlichen Aufgaben in der Benutzeroberfläche an.

  • Automatischer Versand von E-Mails mit Informationen zu beispielsweise neu vorliegenden Aufgaben
  • Schnell und bequem Prozesse und Aufgaben im Webclient suchen, finden und bearbeiten
  • Praktische Übersicht aller persönlichen Aufgaben

+ - Eskalation

Pünktliche Bearbeitung aller Aufgaben

In der Hektik des Alltags können Aufgaben schon einmal verzögert ausgeführt oder gar vergessen werden. 

ecoWorkflow erkennt automatisch besondere Ereignisse und führt dann bestimmte Aktionen selbständig aus. So erinnert das System Sie z.B. daran, wenn eine Aufgabe länger dauert als gewöhnlich (Eskalation überfälliger Arbeiten).

Gruppenaufgaben

  • Übernehmen Sie Aufgaben, die innerhalb Ihrer Abteilung vorliegen
  • Innerhalb einer Gruppe können Aufgaben beliebig angenommen, bearbeitet und zurückgegeben werden

Sollten Sie einmal eine Aufgabe übernommen haben, worüber ein Mitarbeiter besser Bescheid weiß, geben Sie diese einfach wieder an die Gruppe zurück. So kann die Aufgabe von einem Ihrer Kollegen übernommen werden.

Maximale Prozessdauer

  • Jedem Prozess kann eine maximale Dauer zugeordnet werden
  • Bei Überschreitung der Prozessdauer sendet ecoWorkflow automatische Erinnerungen per E-Mail

Beispiel Skonto: Durch die zuvor definierte maximale Prozessdauer, erhalten die am Prozess beteiligten Personen eine Erinnerung per Mail. So wird z.B. sichergestellt, dass Sie bei zu zahlenden Eingangsrechnungen den Skonto bestmöglich ausschöpfen können, den Ihre Lieferanten Ihnen einräumen.

+ - Datenexport

Relevante Daten aus ecoWorkflow exportieren

Mit dem Datenexport von ecoWorkflow können z.B. alle für die Buchung relevanten Daten für Ihre Buchhaltungssoftware exportiert werden.

  • Die Exportdaten werden in eine CSV geschrieben, die in einem Ordner abgelegt wird
  • Die Buchhaltungssoftware ruft diese CSV-Datei ab
  • Dies ist ein Service-Task innerhalb eines Workflows

+ - Modellierung

Integrierter Modeler zur individuellen Konfiguration eigener Workflows

Nehmen Sie die Modellierung Ihrer Prozesse nach einer Schulung selbst in die Hand. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche von ecoWorkflow lernen Sie im Handumdrehen das Gestalten von Abläufen mittels BPMN (Business Process Model and Notation). Hierbei handelt es sich um eine grafische Spezifikationssprache im Prozessmanagement. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modelliert werden können.

  • Mit unserem modernen ecoWorkflow-Modeler erstellen Sie maßgeschneiderte Abläufe, die Ihre unternehmensinternen Prozesse realitätsgetreu abbilden
  • Die Bedienung gleicht einem digitalen Baukasten
  • Stellen Sie die gewünschten Prozesse ganz ohne Programmierkenntnisse per Drag-and-Drop zusammen
  • Digitalisieren Sie selbst komplexe Arbeitsabläufe schnell und einfach mit ecoWorkflow

+ - Notizen

Informationen und Hinweise per Notiz mitteilen

Erstellen Sie Notizen zu den Aufgaben. Diese sind für alle am Prozess beteiligten Personen sichtbar.

Auf diese Weise können zusätzliche Informationen und Hinweise, die für die weitere Bearbeitung wichtig sind, direkt im Workflow mitgegeben und entsprechend berücksichtigt werden.

+ - Supervisor

Zielorientierte Gestaltung, Durchführung und Steuerung von Prozessen

Der Prozessverantwortliche ist für die strategische Führung des jeweiligen Workflows zuständig. Er ist damit für die zielorientierte Gestaltung, Durchführung und Steuerung seines Prozesses verantwortlich.

Greifen Sie als Prozessverantwortlicher in die Abläufe ein und weisen Sie die Aufgaben den jeweiligen Verantwortlichen zu. Sie haben immer die Möglichkeit sich einen Überblick über die laufenden und abgeschlossenen Prozesse zu verschaffen und wenn nötig Aufgaben zu übernehmen oder steuernd einzugreifen.

+ - Administration via Designer

Implementierte Standardabläufe mittels Designer an eigene Bedürfnisse anpassen

Mit dem integrierten ecoWorkflow-Designer lassen sich die Informationen zu einer Aufgabe, die in ecoWorkflow als Detailansicht definiert sind, optimal für Ihre Anwender anpassen.

  • Alle implementierten Abläufe können Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen
  • Sie können Ihre eigens erstellten Abläufe anpassen, aber auch die von uns bereitgestellten Workflows individuell weiter konfigurieren

Freigabe der Eingangsrechnungen in Firmen als praktisches Anwendungsbeispiel

Unternehmen können die formelle Prüfung von Eingangsrechnungen durchführen und die Rechnung anschließend an den nächsten Mitarbeiter im Prozess weitergeben. Für die Bearbeitung können dem Benutzer beispielsweise die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der Rechnungsbetrag vom System ausgegeben werden. Sollten für die Rechnungsbearbeitung noch zusätzliche Dateien oder weitere Parameter benötigt werden, kann man diese auch einfügen.

Die Vorgänge können individuell auf die Bedürfnisse einer Firma eingerichtet werden. So kann das Abrufen der Rechnungen zum Beispiel automatisch aus einem Verzeichnis oder E-Mailkonto erfolgen. Mit ecoWorkflow werden die Rechnungen dann selbstständig an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung, Freigabe, Buchung oder auch Stornierung übergeben.

Um sicherzustellen, dass die Bearbeitung pünktlich erfolgt, verfügt ecoWorkflow über eine Erinnerungsfunktion. Damit kann unter anderem sichergestellt werden, dass bei zu zahlenden Eingangsrechnungen das eingeräumte Skonto bestmöglich ausgeschöpft wird.

Screenshots

Systemvoraussetzungen

Hier gibt's die Mindestanforderungen an Hardware und Betriebssystem, die erfüllt sein müssen, damit die Software installiert und genutzt werden kann. Nur bei Erfüllung dieser Voraussetzungen kann das offene Workflow-System ordnungsgemäß ausgeführt werden.

+ - ecoWorkflow Server

Betriebssystem
Windows 10
Windows Server 2019, 2016
Ubuntu 20.04 LTS (Focal Fossa)

Systemkern
64 bit

Prozessor
mind. 2 CPU Cores oder mind. 2 Prozessoren

Arbeitsspeicher
mind. 4 GB

Festplattenspeicher
ca. 500 MB für die Komponente zzgl. Datenspeicher

Virtuelle Maschine (VM)
Sollte eine virtuelle Maschine eingesetzt werden, muss es sich hierbei unbedingt um eine Hardware Virtual Machine (HVM) handeln. Es werden keine PV unterstützt (Paravirtualization).

+ - ecoWorkflow Webclient

Unterstützte Browser
Google Chrome: ab Version 59
Firefox: ab Version 54
Safari: ab Version 10.1.1
Microsoft Edge: ab Version 40.15063.0.0

ecoWorkflow zur individuellen Geschäftsprozess-Automatisierung anfragen

Das faire Lizenzmodell ermöglicht den Einsatz dieser leistungsfähigen Workflow-Lösung auch für kleine und mittelständische Betriebe. Holen Sie Ihr Angebot ein. Zusammen mit unseren zertifizierten Partnern unterstützen wir Sie gerne auf dem Weg in die digitale Prozesswelt.

Jetzt weitere Details zu ecoWorkflow anfordern! Gerne beraten wir Sie genauer über unser Workflow-System. Bitte nutzen Sie das folgende Formular um uns Ihre Anfrage einzureichen. Unser Workflow-Vertriebsteam wird sich dann schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen.

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