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Cleveres Dokumenten-Management

Effiziente Verwaltung und sichere Archivierung aller Dokumente

Schluss mit lästigem Papierkram: Alle Dokumente digitalisieren und gesetzeskonform archivieren
  • Kostenersparnis: Einsparung bei Papier, Lagerung und Verwaltung
  • Schnelle Suche: Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden
  • Desktop + Mobile: Standortunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente
  • Benutzerfreundlichkeit: Leichte Bedienung und Einarbeitung
  • Compliance: Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen
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  • pro gleichzeitiger Verbindung
  • einmaliger Kaufpreis
  • Private + Business Edition wählbar
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Was ist ecoDMS?

ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-System (DMS), das es Unternehmen und Privatleuten ermöglicht, alle Dokumente einfach und effizient zu organisieren. Mit ecoDMS können Sie Ihre Dokumente digitalisieren, archivieren, klassifizieren, verwalten, suchen und teilen.

Die intuitive Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Mit einer zentralen Sammelstelle für all Ihre Dokumente wird die Verwaltung zum Kinderspiel.

Dank automatischer Texterkennung (OCR) und intelligenter Volltextsuche finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder. Es ist egal, ob Sie nach Namen, Datum oder Inhalten suchen: Die Volltextsuche durchforstet alle Dokumente und liefert sofort die gewünschten Ergebnisse. Nie war das Finden von Informationen einfacher und schneller.

Die Software bietet Ihnen einen grenzenlosen Dokumentenzugriff von jedem Gerät aus. Nutzen Sie entweder die Desktop-Anwendung oder den Webclient, um jederzeit und überall auf Ihre wichtigen Dokumente zuzugreifen. Ganz gleich, ob Sie sich im Büro, zu Hause oder auf Reisen befinden.

  • Für Unternehmen ist ecoDMS eine unverzichtbare Lösung zur Optimierung der Arbeitsprozesse. ecoDMS bietet zahlreiche Vorteile, wie z.B. eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der GoBD und der DSGVO, die Verbesserung der Datenintegrität und Nachvollziehbarkeit sowie die Möglichkeit, Dokumente schnell und einfach zu finden. Durch die zentrale Archivierung aller Dokumente und der digitalen Dokumentenverwaltung sparen Firmen Zeit und Kosten, die die Mitarbeiter für andere wichtige Aufgaben verwenden können.
  • Für Privatleute bietet ecoDMS eine sichere und übersichtliche Verwaltung wichtiger Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen, Verträge, Zeugnisse, Versicherungspolicen, Fotos und vieles mehr.
Worauf warten Sie noch? Starten Sie noch heute mit ecoDMS und erleben Sie die Vorteile eines modernen und effizienten Dokumenten-Management-Systems.

Archivierung aller Dokumente effizient, schnell + einfach

Effiziente Dokumentenarchivierung leicht gemacht: ecoDMS ermöglicht Ihnen die einfache Archivierung und Organisation von Dokumenten beliebiger Formate - von PDF über Word bis hin zu Excel , Präsentationen, Zeichnungen und Bildern. Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente, sortiert nach Kategorien, Datum oder individuellen Schlagworten, um stets den Überblick zu behalten. Selbst codierte X-Rechnungen lassen sich problemlos in ecoDMS speichern. Von der nahtlosen Verarbeitung eingescannter Posteingänge bis hin zur reibungslosen Archivierung digitaler Dateien und E-Mails – ecoDMS ist die perfekte Lösung zur Archivierung all Ihrer Unterlagen für ein smartes Dokumentenmanagement.

Automatisierung von Ablageprozessen

Erleichtern Sie sich die Dokumentenverwaltung und nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung mit ecoDMS und dem Vorlagen Designer! Intelligente Klassifizierungsvorlagen ermöglichen eine automatische Kategorisierung und Ablage von Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und mehr. Der integrierte Vorlagen Designer erlaubt Ihnen dabei, Ihre eigenen Vorlagen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Die Erkennung der Merkmale erfolgt auf Basis von vordefinierten Schlagwörtern, Barcodes, Layouts oder Markierungen. Die erstellten Klassifizierungsvorlagen werden in ecoDMS gespeichert und können dann für die automatische Archivierung verwendet werden.

Suche: Intelligent + mit automatischer Texterkennung

Mit ecoDMS können Sie Ihre Dokumente schnell finden, indem Sie einfach nach Textinhalten suchen. Denn Dank der intelligenten Volltextsuche finden Sie Ihre archivierten Dokumente im Handumdrehen wieder - so wie bei einer Google-Suche. Die automatische Texterkennung (OCR) erkennt auch Text in Bildern oder eingescannten Dokumenten und macht ihn durchsuchbar. Wiederkehrende Suchaufträge können bequem als Favoriten gespeichert werden. Die verfügbaren Klassifizierungsinformationen, Metadaten und Notizen können bei der Recherche ebenfalls mit einbezogen werden. Sparen Sie wertvolle Zeit und profitieren Sie von den leistungsstarken Suchfunktionen des Dokumenten-Management-Systems.

Erweiterungen und Integrationen für noch mehr Effizienz


  • PDF/A-Drucker: Archivieren Sie Dokumente im PDF/A-Format aus jeder druckfähigen Anwendung.
  • Plugins für Office-Programme: Speichern Sie Dokumente direkt aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice in ecoDMS ab. Diese Dateien werden im PDF/A-Format sowie im Originalformat gespeichert, wodurch Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen und eine neue Version speichern können.
  • E-Mail-Archivierung: Archivieren Sie E-Mails und deren Anhänge direkt aus Outlook und Thunderbird.

Darüber hinaus bieten optionale Erweiterungen zusätzliche Funktionen:

  • WORKZ Add-on: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung von ecoDMS und importieren Sie Dateien und E-Mails automatisch in das Archiv.
  • ecoMAILZ Integration: Dieses Plugin integriert die ecoMAILZ-Software zur automatischen E-Mailarchivierung nahtlos in die ecoDMS-Oberfläche. So können Sie alle E-Mails und Anhänge aus ecoMAILZ ebenfalls über die Benutzeroberfläche von ecoDMS verwalten.

Funktionsumfang

ecoDMS ist ein umfangreiches Dokumenten-Management-System mit leistungsstarken Funktionen zur Archivierung, Klassifizierung, Automatisierung und Suche von Dokumenten.

+ - Digitale Archivierung aller Dateien inkl. X-Rechnungen

Archivierung leicht gemacht: Mit ecoDMS behalten Sie den Überblick!

  • Alle Dokumente sicher und effizient archivieren: Von der Posteingangsbearbeitung bis zur Ablage digitaler Dateien und E-Mails
  • Flexible Archivierungsmethoden: Client, Webclient, Sidepanel, Drag & Drop, Snapshot, Plugins für Office- und E-Mail-Programme, PDF/A-Drucker und mehr
  • Nahezu alle Dateiformate möglich: PDF, E-Mails, Office, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, X-Rechnungen, Lieferscheine und vieles mehr
  • XRechnungen: Elektronische Rechnungen im XML Format archivieren inkl. automatischer Konvertierung in PDF & Volltexterkennung
  • Gesetzeskonform: Archivierung gemäß Revisionssicherheit, DSGVO, GoBD

+ - Automatisierung von Ablageprozessen

Dokumente automatisch ordnen und ablegen: Mit ecoDMS Vorlagen Designer!

Klassifizierungsvorlagen in ecoDMS ermöglichen die automatische Erkennung und Ablage Ihrer Dokumente. So geht es:

  • Vorlage erstellen: Definieren Sie Merkmale wie Schlagwörter, Barcodes, Layouts oder Markierungen für die Dokumentenklassifizierung.
  • Dokumente ablegen: Legen Sie die Dokumente in ecoDMS ab
  • Automatische Zuordnung: Der Vorlagen Designer erkennt die Dokumente und ordnet sie den passenden Vorlagen zu.
  • Archivierung im Dunkelprozess: Dokumente werden (optional) automatisch in ecoDMS archiviert, ohne manuelles Eingreifen.
  • 2D-Barcodes: Mit 2D-Barcodes werden Dokumente noch schneller und einfacher zugeordnet. Perfekt für Dokumente, die im Unternehmen erstellt und unterschrieben zurückkommen.Ideal für Lieferscheine & Co.

+ - Duplikaterkennung

Doppelte Dokumente ade! Mit ecoDMS Ordnung schaffen und Speicherplatz sparen!

Sie kennen das Problem: Im Laufe der Zeit sammeln sich in jedem Unternehmen Unmengen an Dokumenten an. Da kann es schnell passieren, dass sich doppelte Dateien ins System schleichen und unnötig Speicherplatz verbrauchen.

ecoDMS ist die Lösung! Mit der praktischen Funktion zur Duplikaterkennung spüren Sie doppelte Dokumente im Handumdrehen auf. So gewinnen Sie nicht nur Speicherplatz, sondern sorgen auch für mehr Ordnung und Übersicht in Ihrem Dokumentenarchiv.

+ - Aktivitäten und Historie

Revisionskonforme Änderungshistorie

ecoDMS dokumentiert jegliche Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten. Außerdem werden Benutzeraktionen wie z.B. das Öffnen, Versenden, Exportieren etc. von Dokumenten festgehalten.

Das macht die getätigten Verarbeitungs- und Archivierungsschritte jederzeit nachvollziehbar. ecoDMS protokolliert dabei jedes Ereignis mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen.

Um den Datenschutz zu gewährleisten ist diese Funktion nur mit entsprechender Berechtigung für die Benutzer sichtbar.

+ - Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. LDAP & Active Directory + Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

ecoDMS Benutzer- und Gruppenverwaltung: Sicherheit und Ordnung für Ihre Dokumente!

Verwalten Sie Ihre Benutzer und Berechtigungen einfach und effizient:

  • Benutzer anlegen und Gruppen zuordnen: Organisieren Sie Ihre Mitarbeiter in übersichtlichen Gruppen, z.B. nach Abteilungen oder Projektteams.
  • Individuelle Berechtigungen festlegen: Definieren Sie genau, welche Funktionen und Dokumente jedem Benutzer oder jeder Gruppe zugänglich sind.
  • Zugriffsrechte für Ordner und Dokumente: Schützen Sie sensible Daten mit einer optimalen Zugriffskontrolle auf Ebene einzelner Ordner und Dokumente.
  • Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Schützen Sie Ihre Benutzerkonten mit einem zusätzlichen Faktor wie einem Code aus einer App, einer E-Mail oder einem Barcode.
  • Anbindung an Active Directory/LDAP: Verknüpfen Sie bei Bedarf Benutzer aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS.

+ - Clipboard: Die virtuelle Dokumentenmappe

ecoDMS Clipboard: Virtuelle Mappen für Ihre Dokumente!

Sammeln Sie archivierte Dokumente in virtuellen Mappen und teilen Sie diese ganz einfach mit anderen.

  • Ordnung schaffen: Legen Sie mehrere Clipboards für verschiedene Themen oder Projekte an.
  • Dokumente einfach sammeln: Ziehen Sie Dokumente einfach per Drag & Drop in das Clipboard.
  • Mit anderen teilen: Geben Sie Clipboards für die Zusammenarbeit mit Kollegen in ecoDMS frei.
  • Exportieren und versenden: Versenden Sie den Inhalt von Clipboards per E-Mail oder exportieren Sie die Inhalte auf einen externen Speicher oder die eigene Festplatte.
  • Zugriffsrechte beibehalten: Die Zugriffsrechte der einzelnen Dokumente bleiben selbstverständlich auch im Clipboard unverändert.
  • Bis zu 200 Dokumente pro Clipboard: Speichern Sie eine Vielzahl von Dokumenten in einem Clipboard.

+ - Connection Manager: Sicherer Login ins ecoDMS

ecoDMS Multi-User Connection Manager: Mandantenfähige Dokumentenverwaltung leicht gemacht!

Gleichzeitiger Zugriff für beliebig viele Benutzer:

  • Mehrere Profile: Jeder Benutzer kann individuelle Verbindungsprofile anlegen.
  • Mandantenfähig: Ideal für die Nutzung in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oder auch mehreren Standorten.
  • Skalierbar: Die Anzahl der gleichzeitigen Verbindungen richtet sich nach der Lizenzanzahl.
  • Basis für weitere Funktionen: Aktivieren Sie DMS-Funktionen wie Snapshot 2 Archive, Sidepanel und Shortcut-Suche direkt über den Connection Manager.
  • Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Schützen Sie Ihre Benutzerkonten mit einem zusätzlichen Faktor wie einem Code aus einer App, einer E-Mail oder einem Barcode.

+ - Client-Server-System: Desktop-Client, Webclient und Server

Client-Server-System

ecoDMS ist eine Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Papiergebundene und digitale Dokumente können mit ecoDMS elektronisch abgelegt, verwaltet und wiedergefunden werden.

ecoDMS besteht aus verschiedenen Software-Komponenten. Die Grundelemente des Systems sind

  • der ecoDMS Server
  • der ecoDMS Client inkl. Inbox und Connection Manager
  • und der virtuelle PDF/A Drucker
  • Darüber hinaus gibt es Plugins für Office- und E-Mailprogramme
  • Ein Webclient ist ebenfalls Bestandteil der ecoDMS-Software

Die Software "ecoDMS Server" bildet die Grundlage des gesamten Systems. Die postgreSQL-Datenbank und Container zum Speichern aller Daten und Informationen sind ebenfalls Bestandteil der Server-Installation. Auch die verfügbaren Dienste für den ecoDMS API Rest Service und den Webdienst (Web Client) sind im Server enthalten. Mit Server ist also keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint.

+ - Ansehen, Versenden, Herunterladen (Exportieren) inkl. Offline Client

Mit ecoDMS Dokumente einfach verwalten: Ansehen, Herunterladen und Versenden

  • Einfacher Zugriff: Archivierte Dokumente direkt in ecoDMS öffnen, herunterladen (exportieren) oder per E-Mail versenden
  • Schneller Download: Dokumente auf dem gewünschten Datenträger speichern oder direkt im Client öffnen
  • Direkte Vorschau: PDF-Dateien vor dem Download im integrierten Vorschaufenster ansehen
  • Datenexport mit Offline-Funktion: Ausgewählte Dokumente mit allen Informationen und Versionen exportieren und offline im Offline Reader für Windows-Systeme nutzen
  • Versand per E-Mail: Dokumente direkt aus ecoDMS heraus versenden und mit anderen teilen
  • Flexible Dateinamen: Globale Dateinamen für Export und Versand vergeben (Administratoreinstellungen)

Sichtbare Dokumente: ecoDMS legt die archivierten Dateien im Originalformat ab. Standardmäßig wandelt ecoDMS hierbei TIFF, PNG, JPG und nicht lesbare PDF-Dateien im Hintergrund zusätzlich in eine durchsuchbare PDF-Datei um. Somit können nahezu alle gängigen Dokumente in der Vorschau angesehen werden.

+ - Datensicherung und Wiederherstellung

Mit ecoDMS ist die Sicherung und Wiederherstellung Ihrer wichtigen Dokumente und Einstellungen ganz einfach

Volle Kontrolle:

  • Manuelle oder automatische Datensicherung: Je nach Bedarf können Sie die Datensicherung manuell per Mausklick oder automatisch nach einem von Ihnen definierten Zeitplan erstellen lassen.
  • Flexible Sicherungsoptionen: Wählen Sie zwischen einer vollständigen Sicherung aller Daten oder einer inkrementellen Sicherung, bei der nur die seit der letzten Sicherung vorgenommenen Änderungen gesichert werden.
  • Umfangreiche Sicherung: Die Sicherung umfasst alle Dokumente, Strukturen, Einstellungen, Benutzer, Attribute und vieles mehr.

Einfache Bedienung:

  • oneClick Backup: Mit der ecoDMS oneClick Backup Software erstellen Sie mit nur einem Klick ein vollständiges Backup Ihrer gesamten Daten. Die Sicherung und Wiederherstellung Ihrer Daten erfolgt über eine leicht verständliche Oberfläche.
  • Konsolenprogramme: Für erfahrene Anwender stehen Konsolenprogramme für Windows und Linux zur Verfügung

+ - Dokumente löschen: Revisionskonformes Löschkonzept

Mehrstufiges Löschkonzept für die sichere und gesetzeskonforme Löschung von Daten

  • Virtueller Papierkorb: Gelöschte Dokumente werden zunächst in einen virtuellen Papierkorb verschoben
  • Autorisierte Benutzer: Ausgewählte Benutzer können Dokumente endgültig löschen
  • Hinterlegte Aufbewahrungsfristen: Die Löschung erfolgt unter Berücksichtigung der im DMS hinterlegten Aufbewahrungsfristen
  • Unwiderrufliches Löschen: Bei endgültiger Löschung werden die Dokumente durch ein Löschprotokoll ersetzt.
  • Datenschutz: Sensible Textinformationen im Aktivitätenprotokoll und in der Klassifizierung werden anonymisiert.
  • Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen haben Zugriff auf das Löschprotokoll und die anonymisierte Klassifizierung
  • Gesetzestreue Archivierung: ecoDMS erfüllt mit dem mehrstufigen Löschkonzept die Anforderungen der GoBD und des Datenschutzes

+ - Digitale Posteingangsbearbeitung: Scannen und Archivieren

ecoDMS Inbox: Die zentrale Anlaufstelle für eingescannte Dokumente

  • Scannen mit beliebigen Geräten: Nutzen Sie nahezu jeden handelsüblichen Scanner, um Ihre Dokumente zu digitalisieren
  • Automatische oder manuelle Archivierung: Wählen Sie zwischen automatischer Ablage direkt im Archiv oder zwischengeschalteter Aufbereitung in der Inbox
  • Umfassende Aufbereitungsfunktionen: Bearbeiten, klassifizieren und optimieren Sie Ihre Dokumente direkt in der Inbox
  • Scannen und Abrufen: Digitalisieren Sie Ihre Dokumente und greifen Sie direkt aus der Inbox darauf zu.
  • Klassifizierung: Ordnen Sie Ihre Dokumente automatisch zu oder klassifizieren Sie diese manuell vor der Ablage im Archiv
  • Bearbeitung in der Inbox: Drehen, schneiden, fügen Sie Seiten ein und bearbeiten Sie Ihre Dokumente nach Ihren Wünschen
  • Export (Vollversion): Speichern Sie Ihre Dokumente im PDF-Format für die Weiterverarbeitung
  • Seitensplitting: Teilen Sie mehrseitige Dokumente einfach in einzelne Dateien auf

+ - Dokumente sicher über das Internet teilen

Teilen Sie Ihre Dokumente einfach und sicher über das Internet

Mit ecoDMS können Sie archivierte Dokumente einfach per Mausklick an Dritte weitergeben:

  • Sicherer Download: Empfänger erhalten einen einzigartigen Download-Link und ein Passwort
  • Individuelle Einstellungen: Sie bestimmen die Dauer der Verfügbarkeit und wer die Dokumente herunterladen darf
  • Fernzugriff aktivieren: Stellen Sie sicher, dass der Fernzugriff in den Einstellungen aktiviert ist
  • Benutzerberechtigungen: Gewähren Sie berechtigten Benutzern die Erlaubnis zum Teilen von Dokumenten

+ - Dokumente miteinander verknüpfen

Verbinden Sie Dokumente miteinander

  • Virtuelle Dokumentenklammer: Verbinden Sie verschiedene Dokumente zu einem zusammengehörigen Ganzen
  • Hauptdokument und Verknüpfungen: Definieren Sie ein zentrales Dokument und fügen Sie ihm relevante Zusatzdokumente hinzu
  • Transparente Darstellung: ecoDMS zeigt verknüpfte Dokumente als klar strukturierte Untereinträge an
  • Flexible Verwaltung: Verwalten Sie Verknüpfungen ganz einfach – erstellen, löschen, öffnen, exportieren und versenden Sie sie mit nur wenigen Klicks

+ - Einstellungen: Individuelle Anpassung auf Ihre Bedürfnisse

ecoDMS lässt sich flexibel an Ihre individuellen Anforderungen anpassen: Egal ob für Unternehmen oder Privatpersonen!

Dies ist ein Ausschnitt der vielen Einstellungsmöglichkeiten im Dokumenten-Management-System: 

  • Benutzerverwaltung: Verwalten Sie aktive Benutzerverbindungen
  • Globale Dateinamen: Definieren Sie Dateinamen basierend auf Dokumenteninformationen
  • Duplikaterkennung: Aktivieren Sie die Duplikaterkennung und vermeiden Sie so die Archivierung doppelter Dokumente
  • Automatische Klassifizierung: Klassifizieren Sie Dokumente automatisch aus Basis bereits zugeordneter Dokumente, indem Sie die Klassifizierungserkennung aktivieren
  • Dokumentenarten: Legen Sie eigene Dokumentenarten mit Aufbewahrungsfristen und Symbolen an
  • Ordnerstruktur: Erstellen Sie Ordnerstrukturen und vergeben Sie Berechtigungen
  • Klassifizierungsattribute: Erweitern Sie die Klassifizierungsattribute mit eigenen Einträgen
  • Dokumentenstatus: Verwalten Sie den Bearbeitungsstand von Dokumenten
  • Allgemeine Einstellungen: Individualisieren Sie das Layout und Systemverhalten
  • Datei-Indizierung: Überwachen Sie den Fortschritt der Volltextindizierung
  • OCR: Richten Sie die Texterkennung (OCR) ein
  • Scaninput: Verwalten Sie Scaninput-Ordner mit Konfigurationen
  • Lizenzverwaltung: Aktivieren und verwalten Sie Ihre ecoDMS-Lizenz
  • Datensicherung: Richten Sie automatische Datensicherungen ein
  • Web / API: Konfigurieren Sie den Zugriff via Client, Webclient und API

+ - Moderne Benutzeroberfläche mit 2 Ansichten zur Auswahl

Moderne Benutzeroberfläche für intuitives Dokumentenmanagement und zwei Ansichten 

  • Moderne Kartenansicht: Verschaffen Sie sich mit kompakten Karten einen Überblick über Ihre Dokumente
    • Zoomstufen: Wählen Sie zwischen verschiedenen Detailgraden für die Kartenansicht
    • Direkte Vorschau: Sehen Sie direkt eine Vorschau des Dokuments
    • Wichtige Informationen: Klassifizierungs-, Aktivitäts- und Versionsinformationen auf einen Blick
    • Schnelle Aktionen: Greifen Sie bequem auf Funktionen wie Anzeigen, Klassifizieren und Notizenerstellung zu
  • Konventionelle Tabellenansicht: Klassische Listenansicht mit allen relevanten Dokumenteninformationen
    • Detaillierte Informationen: Umfassende Informationen zu jedem Dokument in einer Zeile
    • Vorschau und Aktionen: Vorschau, Bearbeiten, Notizenerstellung, Klassifizierung und Versionsverwaltung etc. leicht zugänglich

+ - Klassifizierung: Dokumente (automatisch) zuordnen und berechtigen

Mit der Klassifizierungsfunktion in ecoDMS bringen Sie Ordnung und Sicherheit in Ihre Dokumentenverwaltung!

Zuordnen und Berechtigungen:

  • Vergabe von Metadaten: Weisen Sie jedem Dokument relevante Informationen wie Ablageort, Typ, Status und Zuständigkeiten zu
  • Detaillierte Ablage: Finden Sie Dokumente schnell und einfach – wiederauffindbar durch Volltextsuche und Klassifizierungsmerkmale
  • Zugriffskontrolle: Schützen Sie sensible Daten durch die Vergabe von Zugriffsrechte für Dokumente und Ordner
  • Berechtigungsvergabe: Definieren Sie Berechtigungen im intuitiven Klassifizierungsdialog.

Klassifizierung leicht gemacht:

  • Einzelne Dokumente: Klassifizieren Sie Dokumente (nacheinander) manuell per Dialog
  • Massenklassifizierung: Bearbeiten Sie mehrere Dokumente gleichzeitig mit identischen Informationen
  • Mehrfachklassifizierung: Weisen Sie einem Dokument mehrere Klassifizierungen zu, ohne es mehrfach abzulegen
  • Automatische Klassifizierung: Nutzen Sie Vorlagen für die automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung von Dokumenten
  • Klassifizierungserkennung: Basierend auf ihrer Ähnlichkeit mit bereits archivierten und klassifizierten Dokumenten können Dokumente automatisch vom System klassifiziert werden

Komfortable Dokumentenvorschau:

  • Direkte Vorschau: Sehen Sie eine direkte Vorschau des Dokuments im Klassifizierungsdialog (PDF)
  • Automatische Texterkennung: Übernehmen Sie Textpassagen und Datumsfelder direkt aus der Vorschau in die Klassifizierung

+ - Office und E-Mail Plugins

Mit den ecoDMS Office- und E-Mail-Plugins integrieren Sie die Dokumentenarchivierung direkt in Ihren Arbeitsalltag!

Archivieren Sie Dokumente direkt aus:

  • LibreOffice / OpenOffice: Writer, Calc und Impress
  • Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint und Outlook
  • Mozilla Thunderbird

Vorteile:

  • Direkte Archivierung: Sparen Sie Zeit und Arbeitsschritte durch die direkte Integration in Ihre Office- und E-Mail-Programme
  • Langfristige Verfügbarkeit: Archivieren Sie Dokumente im PDF/A-Format und zusätzlich im Originalformat
  • Versionsverwaltung: Behalten Sie den Überblick über alle Versionen Ihrer Office-Dokumente
  • Automatische Klassifizierung: Ordnen Sie die Dokumente automatisch mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen
  • Manuelle Klassifizierung: Klassifizieren Sie Dokumente manuell nach Ihren individuellen Bedürfnissen

Funktionen im Office-Plugin:

  • Archivieren aus Office: Speichern Sie Dokumente direkt aus Word, Excel, PowerPoint usw. in ecoDMS
  • Öffnen und Bearbeiten: Öffnen Sie Dokumente aus ecoDMS in Ihrem Office-Programm, bearbeiten Sie sie und speichern Sie sie als neue Version
  • Neu archivieren: Legen Sie Office-Dokumente aus ecoDMS heraus als neue Dateien im Archiv ab

+ - Notizen in ecoDMS: Der digitale "gelbe Klebezettel"

Der digitale, gelbe Zettel in ecoDMS

Nutzen Sie Notizen wie digitale "gelbe Klebezettel", um wichtige Informationen direkt zu Ihren Dokumenten in ecoDMS zu hinterlegen.

  • Schnelle Information: Notieren Sie wichtige Stichworte, Erinnerungen oder andere Kommentare direkt zum Dokument
  • Gemeinsame Nutzung: Alle Benutzer mit Zugriff auf das Dokument können die Notizen sehen, bearbeiten, ergänzen und löschen
  • Volltextsuche: Die Notizen werden automatisch in die Volltextsuche einbezogen und sind so schnell wiederauffindbar

+ - ecoDMS PDF Editor: Bearbeiten, Stempeln und Schwärzen von archivierten PDFs

ecoDMS PDF Editor: Archivierte PDFs bearbeiten, stempeln und schwärzen

Der PDF Editor ist für alle archivierten PDFs mit Dokumentenvorschau verfügbar, die zur weiteren Bearbeitung und Klassifizierung freigegeben sind.

  • Annotationen: Fügen Sie Ihrem PDF Kommentare, Bilder, Textmarker, Zeit- oder Benutzerinformationen hinzu
  • Digitale Stempel: Erstellen Sie individuelle Stempel für z.B. Prüf- oder Eingangsvermerke
  • Versionierung: Jede Änderung wird als neue Version gespeichert. Das Originaldokument bleibt erhalten
  • Textmarkierungen: Markieren Sie Textstellen in verschiedenen Farben und fügen Sie Notizen hinzu
  • Prüfberichte: Erstellen Sie PDF-Berichte auf Basis der gemachten Markierungen und Notizen
  • Suche und Export: Finden und exportieren Sie Dokumente schnell anhand von Markierungen und Notizen

 

+ - PDF/A Drucker: Archivierung aus Drittanwendungen

Mit dem virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS archivieren Sie Dokumente schnell und einfach aus beliebigen Programmen!

  • Schnelle und einfache Archivierung: Archivieren Sie Dokumente direkt aus jedem druckfähigen Programm
  • Langfristige Verfügbarkeit: Archivieren Sie Dokumente im zukunftssicheren PDF/A-Format
  • Automatische Klassifizierung: Ordnen Sie Dokumente automatisch mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen im Archiv zu
  • Manuelle Klassifizierung: Behalten Sie die Kontrolle und klassifizieren Sie Dokumente manuell nach Ihren individuellen Bedürfnissen

Der PDF/A-Drucker ermöglicht über die Druckfunktion eines Programms zum Beispiel die Archivierung von

  • Geschäftsbriefen aus Textverarbeitungsprogrammen
  • Rechnungen aus Buchhaltungssoftware
  • technischen Zeichnungen aus CAD-Programmen
  • Inhalten von Webseiten

+ - Snapshot 2 Archive: Bildschirmfotos archivieren

Bildschirmfotos erstellen und archivieren

  • Über die Funktion "Snapshot to Archive" können beliebige Bildschirmfotos am eigenen Arbeitsplatz erstellt und sofort in ecoDMS archiviert werden.
  • Die Funktion ist im Connection Manager von ecoDMS eingebaut und kann von da aus per eigens definiertes Tastenkürzel aufgerufen werden.
  • Die Snapshots können für beliebige Bereiche eines Bildschirms erstellt werden.
  • Bei der Archivierung legt ecoDMS das erstellte Bild als durchsuchbares PDF ab.    

+ - Suche, Filter, Favoriten und Volltexterkennung (OCR)

ecoDMS Suche, Filter und Favoriten: Finden Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen!

Mit den intelligenten Such- und Filterfunktionen von ecoDMS finden Sie Ihre Dokumente schnell und einfach!

  • Automatische Volltexterkennung (OCR): ecoDMS durchsucht und indiziert automatisch den Text Ihrer Dokumente, so dass Sie diese einfach per Suchbegriff finden können
  • Schnelle Volltextsuche: Finden Sie Dokumente blitzschnell nach Inhalten, Metadaten, Klassifizierungsattributen und Notizen
  • Erweiterte Suche: Verfeinern Sie Ihre Suche mit zahlreichen Filtern und Operatoren
  • Favoriten: Speichern Sie wiederkehrende Suchanfragen für den schnellen Zugriff
  • Vorgefertigte Suchen: Finden Sie Dokumente schnell nach Datum (z. B. heute, letzte Woche, dieses Jahr)
  • Globale Favoriten: Teilen Sie Suchanfragen mit anderen Benutzern oder Gruppen.

+ - Versionsverwaltung für Dokumente

Behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre Dokumente und ihre Änderungen

  • Versionierung: Archivieren Sie beliebig viele Versionen eines Dokuments.
  • Originaldatei und PDF: Speichern Sie sowohl die Originaldatei als auch das von ecoDMS erzeugte PDF (Office Plugins)
  • Versionshinweise: Fügen Sie optional zu jeder Version einen Kommentar hinzu
  • Benutzerfreundliche Verwaltung: Verwalten Sie Versionen einfach und intuitiv
  • Integration mit Office-Plugins: Profitieren Sie von nahtloser Integration mit den ecoDMS Office-Plugins
  • Transparenz: Behalten Sie den Überblick über alle Änderungen an Ihren Dokumenten
  • Nachvollziehbarkeit: Verfolgen Sie den Änderungsprozess Ihrer Dokumente

+ - Webclient für Smartphone, Tablet und Computer

Webclient

Mit dem Webclient kann über den Internetbrowser unabhängig von der Plattform und dem Standort am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet auf ecoDMS zugegriffen werden. Die Aktivierung der Webfunktionen erfolgt vom zuständigen ecoDMS Administrator in den Einstellungen des Dokumenten-Management-Systems. Der Webclient ist sowohl über das interne Netzwerk als auch bei Bedarf von außen (externer Fernzugriff) erreichbar.

Funktionen im Überblick
Im Webclient stehen eine Vielzahl von ecoDMS Funktionen am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet online zur Verfügung, darunter:

  • Dokumente archivieren
  • Vorschaufenster (PDF)
  • Dokumente herunterladen
  • Dokumente klassifizieren und berechtigen
  • Notizen erstellen, bearbeiten, löschen
  • Versionen hinzufügen und herunterladen
  • Suchfunktionen, Filter und Favoriten
  • Inbox: Gescannte Dokumente abrufen
  • Inbox: Dokumente hochladen
  • Inbox: Dokumente klassifizieren und archivieren
  • Papierkorb: Dokumente verschieben und wiederherstellen

Blitzschnell im Homeoffice digitalisieren und archivieren

Die moderne Technik der Software (Client-Server-System) ermöglicht unter anderem auch eine sichere, schnelle und einfache Einbindung von ecoDMS ins Homeoffice. Mit wenigen Mausklicks ist ecoDMS im Homeoffice via Fernzugriff auf das Dokumenten-Management-System einsatzbereit.

Lizenzmodell und Software-Updates für ecoDMS

ecoDMS bietet ein transparentes und flexibles Lizenzmodell mit einem fairen Preis-Leistungsverhältnis. Regelmäßige Updates stellen sicher, dass ecoDMS stets auf dem neuesten Stand ist und alle aktuellen Funktionen und Sicherheitsstandards bietet. Diese Updates umfassen neue Funktionen, Sicherheitsverbesserungen und Fehlerbehebungen. ecoDMS-Anwendern stehen alle Software-Aktualisierungen während des gültigen Update-Zeitraums kostenlos zur Verfügung.

  • Eine Lizenz kostet ab 89,00 EUR inkl. 19% MwSt.
  • Testen Sie ecoDMS 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich
Mehr Details: Lizenzmodell

Systemvoraussetzungen

Hier gibt's die Mindestanforderungen an Hardware und Betriebssystem, die erfüllt sein müssen, damit die Software installiert und genutzt werden kann. Nur bei Erfüllung dieser Voraussetzungen kann das Dokumenten-Management-System ordnungsgemäß ausgeführt werden.

+ - ecoDMS Server

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 22.04 LTS (Jammy Jellyfish), 20.04 LTS (Focal Fossa)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
Synology & QNAP NAS mit Docker-Unterstützung

Systemkern
64 bit (Windows Distributionen)
64 bit (Linux Distributionen)

Prozessor
ecoDMS ohne KI: mind. 2 CPU Cores oder mind. 2 Prozessoren (x86/x64)
ecoDMS mit KI: mind. 4 CPU Cores oder mind. 4 Prozessoren (x86/x64)

Arbeitsspeicher
mind. 8 GB (ecoDMS Server)

Festplattenspeicher
ca. 2,5 GB für den ecoDMS Server zzgl. Dokumentenspeicher

Datenbank
Windows: PostgreSQL Version 15.1 (64bit)
Linux: postgreSQL
(Die jeweilige Standard-Datenbankversion der Distribution wird verwendet.)
Datenbankverzeichnis: Das DB-Verzeichnis muss auf einer lokalen Festplatte liegen.
Netz– oder NAS-Laufwerke (Share-Verzeichnisse) werden nicht unterstützt.

Network Attached Storage (NAS)
Hardware: QNAP & Synology
System: Docker Unterstützung (Virtualisierung)
Prozessor: X86
Arbeitsspeicher: mind. 4 GB RAM (erforderlich)
Eigenschaften: Die QNAP ContainerStation integriert die Virtualisierungstechnologie Docker. Sie ermöglicht so die Bedienung mehrerer isolierter Linux-Systeme auf einem QNAP NAS. Bei Synology kann Docker über das Paket-Zentrum installiert werden.

Virtuelle Maschine (VM)
Sollte eine virtuelle Maschine eingesetzt werden, muss es sich hierbei unbedingt um eine Hardware Virtual Machine (HVM) handeln. Es werden keine PV unterstützt (Paravirtualization).

+ - ecoDMS Client

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 22.04 LTS (Jammy Jellyfish), 20.04 LTS (Focal Fossa)
Hinweis: ecoDMS 24.01 wird die letzte ecoDMS Version sein, die Ubuntu 20.04 LTS unterstützt.
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
macOS Ventura, Sonoma

Systemkern
64 bit

Prozessorarchitektur
x86/x64

Grafikkarte
mind. Open GL 2.1 (s. Wissensdatenbank)

Arbeitsspeicher
mind. 4 GB RAM

Festplattenspeicher
ca. 500 MB

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Unterstützte Dateiformate
beliebig

Inbox für den gescannten Posteingang
Unterstützte Dateiformate: PDF, TIFF, JPG und PNG
am besten in schwarz-weiß (Schwarz-Weiß = 1Bit Farbtiefe) oder Graustufen und mit 200-300 DPI scannen
Schnittstellen: TWAIN, WIA, SANE zzgl. Scaninput Ordner

Scanner: netzwerkfähiges Gerät
oder USB-Scanner mit der Funktion "Scan2Folder"
oder Scanner mit Schnittstelle für TWAIN/WIA/SANE

+ - ecoDMS Webclient

Unterstützte Browser
Google Chrome: ab Version 59
Firefox: ab Version 54
Safari: ab Version 10.1.1
Microsoft Edge: ab Version 40.15063.0.0

+ - ecoDMS PDF/A-Drucker

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 22.04 LTS (Jammy Jellyfish), 20.04 LTS (Focal Fossa)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)

Systemkern
64 bit

Prozessorarchitektur
x86/x64

Festplattenspeicher
ca. 500 MB

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Unterstützte Dateiformate
PDF/A

Unterstützte Programme
druckfähige Anwendungen

+ - ecoDMS Microsoft Office Plugin

Plugin-Version
2.1.2

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016

Systemkern
64 bit (Windows Distributionen)

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Unterstützte Dateiformate
PDF/A & Original Office Format E-Mails aus Outlook: PDF/A & EML-Format

Unterstützte Programme
Word, Excel, PowerPoint, Outlook:
Microsoft Office 365 (Online-Komponenten sind ausgenommen) Microsoft Office 2021, 2019, 2016

+ - ecoDMS LibreOffice / OpenOffice Plugin

Plugin-Version
1.0.6

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 22.04 LTS (Jammy Jellyfish), 20.04 LTS (Focal Fossa)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
macOS Ventura, Sonoma

Systemkern
64 bit

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Dateiformate
PDF/A + Original Office Format

Unterstützte Programme
Writer, Calc, Draw, Impress:
ab OpenOffice / LibreOffice Version 3.6

+ - ecoDMS Thunderbird Plugin

Plugin-Version
3.0.3 + 3.0.9

Betriebssystem
Windows 11, 10
Windows Server 2022, 2019, 2016
Ubuntu 22.04 LTS (Jammy Jellyfish), 20.04 LTS (Focal Fossa)
Debian 12 LTS (Bookworm), 11 LTS (Bullseye)
macOS Ventura, Sonoma

Systemkern
64 bit

Bildschirmauflösung
mind. 1280 x 1024 Pixel

Dateiformate
PDF + EML

Unterstützte Programme
3.0.9 = ab Thunderbird 103
3.0.3 = ab Thunderbird 78 bis Thunderbird 102

Informationen
Bei macOS werden über Thunderbird keine PDF-Dateien erzeugt. ecoDMS legt daher nur die Original-Mail als EML-Datei ab. Dies ist kein Fehler von ecoDMS: https:/bugzilla.mozilla.org/show_bug.cgi?id=675709

+ - WORKZ Add-on

Die Basis vom WORKZ Add-on bildet das Dokumenten-Management-System ecoDMS (burns).

Das Add-on ist nach der Aktivierung ohne weitere Installation automatisch in ecoDMS integriert.

Für das Add-on gelten somit die Systemvoraussetzungen der jeweiligen ecoDMS-Version.

Branchenlösungen

ecoDMS ist die führende Dokumenten-Management-System-Software, die in jeder Branche und im Privathaushalt eingesetzt werden kann. Ob Sie in der Industrie, im Handel, im Gesundheitswesen oder einer anderen Branche tätig sind: ecoDMS bietet eine umfassende Lösung, um alle Dokumente sicher, organisiert und leicht zugänglich zu halten.

Zum Beispiel kann ecoDMS in der Finanzbranche helfen, Compliance-Anforderungen einzuhalten und vertrauliche Informationen sicher zu speichern. Im Gesundheitswesen kann das Dokumenten-Management-System dazu beitragen, den Zugriff auf wichtige Patientendaten zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. In der Bildungsbranche kann die Software Lehrern helfen, Lernmaterialien einfach zu speichern und zu teilen, während es in der Rechtsbranche dazu beitragen kann, Dokumente effektiv zu organisieren und zu durchsuchen. ecoDMS ist auch für Privatleute geeignet, die ihre persönlichen Dokumente wie Verträge, Rechnungen oder Steuerdokumente sicher und organisiert aufbewahren möchten.

Kurz gesagt, ecoDMS ist ein unverzichtbares Werkzeug für jedermann.

  • Versicherungen
  • Schulen und Universitäten
  • Handwerker und Werkstätten
  • Land-, Agrar- und Forstwirtschaft
  • Logistik- und Speditionsfirmen
  • Immobilienwirtschaft und Hausverwaltung
  • Banken, Finanz- und Inkassounternehmen
  • Bäckerei und Fleischwirtschaft
  • Mediziner, Krankenhäuser und Apotheker
  • Privathaushalte

Revisionssicherheit und rechtliche Vorgaben

Revisionssicherheit und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie GoBD und DSGVO sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit, der sowohl für die internen Abläufe als auch für die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern von zentraler Bedeutung ist. Das macht ecoDMS zu der perfekten Lösung für Unternehmen und Privatleute, die eine sichere, zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung für die Dokumentenverwaltung benötigen und gleichzeitig sicherstellen möchten, dass sie die rechtlichen Vorgaben erfüllen.

  • ecoDMS verwendet moderne Technologien, um sicherzustellen, dass alle Dokumente revisionssicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
  • Das Dokumenten-Management-System erfüllt u.a. die Anforderungen von GoBD, indem es dafür sorgt, dass alle Dokumente in der originalen Form und mit allen erforderlichen Metadaten aufbewahrt werden.
  • Darüber hinaus bietet die Software Funktionen zur Einhaltung von DSGVO-Vorschriften. ecoDMS ermöglicht es, personenbezogene Daten sicher zu archivieren. Die Software speichert die Daten in einem zentralen Archiv und schützt sie mit einer rollenbasierten Zugriffskontrolle. So können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die Dokumente zugreifen können.
  • ecoDMS unterstützt auch die Löschung von Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Lassen Sie sich von uns bei Bedarf gerne bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation unterstützen. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die Prozesse, die im Zusammenhang mit der Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten ausgeführt werden. Sie stellt sicher, dass die dokumentierten Abläufe den Anforderungen der GoBD entsprechen und somit die revisionssichere Archivierung von Dokumenten gewährleistet ist.

Verfahrensdokumentation anfragen

Optionale Erweiterungen (Add-ons) für ecoDMS

Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS können optional verschiedene Erweiterungen (Add-ons) erworben werden. Diese Add-ons eignen sich vor allem für Unternehmen, um dort die Verarbeitung und Organisation von Dokumenten noch weiter zu verbessern und intelligent zu automatisieren.

Abläufe in ecoDMS automatisieren
Abläufe in ecoDMS automatisieren

WORKZ Add-on

WORKZ ist ein praktisches Add-on für ecoDMS. Es optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS. Dadurch eignet es sich vor allem für Unternehmen, die kleinere Dokumentenprozesse sowie Importvorgänge für E-Mails und Dateien für wenig Geld im täglichen Büroalltag automatisieren möchten.
  • Kenntnisnahme und Freigabe von Rechnungen, BWAs etc
  • E-Mail-Import ins ecoDMS (automatisiert)
  • Datei-Import ins ecoDMS (automatisiert)
  • Dokumentenstempel digital aufbringen
  • Direkte ecoDMS Integration (Add-on)
nur 4,17 EUR inkl. 19% MwSt.
Kaufen
  • pro Monat (kein Abo) je ecoDMS-Lizenznummer
  • Preis gemessen am Updatezeitraum von ecoDMS
Produktdetails Gratis Live Demo Kostenlos testen
Programmier-Schnittstelle
Programmier-Schnittstelle

ecoDMS API

Die ecoDMS API ist eine REST Service Schnittstelle vom Dokumentene-Management-Systeme ecoDMS für Softwareentwickler zum Erstellen eigener Programmierungen.
  • REST Service Schnittstelle für Programmierer
  • ecoDMS an Drittsysteme anschließen
    z.B. CRM, Warenwirtschaft usw.
  • Eigene Funktionsaufrufe erstellen
  • Zugriff auf grundlegende DMS-Server-Funktionen
  • Offene API im Rahmen von ecoDMS ONE erhältlich
Preis auf Anfrage
Anfragen
  • ecoDMS ONE als Basis notwendig
Produktdetails

Erste Schritte mit ecoDMS: Leitfaden für die Einrichtung und Dokumentenverwaltung

ecoDMS ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, das Ihnen hilft, Ihre Dokumente effizient zu archivieren, zu verwalten und wiederzufinden. Diese Kurzanleitung führt Sie durch die ersten Schritte mit ecoDMS, einschließlich Installation, Benutzerverwaltung, Strukturierung Ihrer Dokumente und Archivierung.

+ - Installation als Einzelplatz- oder Netzwerklösung

Um loszulegen, müssen Sie die Software zunächst auf Ihren Computern installieren. Beachten Sie dabei, dass ecoDMS aus zwei Kern-Teilen besteht:

  1. Server: Dieser zentrale Speicher verwaltet Ihre Dokumente, Informationen und Einstellungen. Installieren Sie die Server-Software auf einem Computer, der dauerhaft läuft und für alle Nutzer erreichbar ist.
  2. Client: Mit dieser Software greifen Sie auf Ihre Dokumente zu. Installieren Sie die Client-Software auf jedem Computer, von dem aus Sie auf die Dokumente zugreifen möchten.

Einzelplatz oder Netzwerk?
Die Wahl zwischen Einzelplatz- und Netzwerklösung hängt von Ihren Bedürfnissen ab:

  • Einzelplatz:
    • ecoDMS läuft auf einem einzelnen Computer.
    • Nur der Benutzer dieses Computers kann die Dokumente nutzen.
  • Netzwerk:
    • ecoDMS läuft auf einem zentralen Server.
    • Mehrere Benutzer im Netzwerk können gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen.

+ - Anmeldung bei ecoDMS

Um mit ecoDMS zu starten, müssen Sie sich zunächst anmelden. Folgen Sie diesen Schritten:

  1. Öffnen Sie den Connection Manager von ecoDMS
  2. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Die Zugangsdaten für die Erstanmeldung des Administrators mit allen notwendigen Berechtigungen lauten:
    1. Benutzername: ecdms
    2. Passwort: ecdms
  3. Server-Adresse:
    1. Bei Einzelplatzinstallation: localhost
    2. Bei Netzwerkinstallation: IP-Adresse des ecoDMS-Servers
  4. Klicken Sie auf "Verbinden".

Wichtig: Ändern Sie nach der ersten Anmeldung unbedingt das Passwort für den Standardbenutzer aus Sicherheitsgründen.

+ - Benutzerverwaltung und Strukturierung in ecoDMS

ecoDMS kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Mit den folgenden Schritten schaffen Sie eine klare Struktur in ecoDMS und sorgen dafür, dass Ihre Dokumente sicher und effizient verwaltet werden.

Benutzer verwalten:

  • Legen Sie Benutzer an, um den Zugriff auf Dokumente zu steuern.
  • Vergeben Sie Rollen, um Berechtigungen für Gruppen zu bündeln.
  • Weisen Sie Berechtigungen zu, um zu bestimmen, wer welche Aktionen ausführen kann.

Strukturen erstellen:

  • Richten Sie Ordner und Dokumentenarten ein, um Ihre Dokumente zu organisieren.
    • Dokumentenarten: z.B. Rechnung, Vertrag, Lieferschein
    • Ordner: z.B. Kunden, Projekte, Debitoren, Kreditoren
    • Tipp: Halten Sie die Ordnerstruktur flach und einfach!
  • Nutzen Sie Klassifizierungsattribute, um Dokumente ohne zusätzliche Ordner zu kategorisieren.
    • Klassifizierungsattribute sind ein sinnvolles Werkzeug, um Ihre Dokumente ohne komplexe Ordnerstrukturen zu organisieren.

 

+ - Archivieren Sie Ihre Dokumente sicher und einfach mit ecoDMS

ecoDMS bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu archivieren, darunter:

  • Scannen Sie Papierdokumente: Mit der Inbox-Funktion scannen Sie Dokumente direkt in ecoDMS ein.
  • Drag & Drop: Ziehen Sie Dokumente einfach per Drag & Drop aus dem Datei-Explorer in ecoDMS.
  • Add-ons & Plugins: Speichern Sie Dokumente direkt aus Microsoft Office, LibreOffice und anderen Anwendungen in ecoDMS.
  • E-Mails archivieren: Archivieren Sie E-Mails mit ecoDMS und behalten Sie den Überblick.

Tipp: Mit der Versionsverwaltung behalten Sie stets den Überblick über verschiedene Versionen Ihrer Dokumente und können Änderungen jederzeit nachvollziehen.