In Unternehmen und Privathaushalten kommen über das Jahr verteilt eine ganze Reihe an Dokumenten zusammen. Ein Großteil davon muss für lange Zeit aufbewahrt werden. Doch wohin mit den vielen Unterlagen? Und wie kann man digitale und papiergebundene Dokumente in einer Akte möglichst übersichtlich vereinen? Das ist ein klarer Fall für den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems.
Dokumenten-Management-System ecoDMS: Software und Support made in Germany
Für Dokumente, die privat, im Unternehmen und/oder außerhalb geteilt und bearbeitet werden sollen, ist ecoDMS das optimale Werkzeug um Arbeitszeit und Papier zu sparen. Die Software gibt Antworten auf die wesentlichen Fragen bei der Ablage, Verwaltung und Suche von Dokumenten: Worum geht es? Wer hat es archiviert? Wer darf es sehen? Wer kann es ändern? Wer hat es geändert? Welchen Weg hat es genommen? und Wo liegt es?
Das Archivsystem ermöglicht eine sichere und zentrale Ablage beliebiger Dokumentenarten. Sowohl Papierdokumente als auch digitale Dateien können in ecoDMS abgelegt werden. Die Installation, Einrichtung und Bedienung ist besonders benutzerfreundlich und flexibel. Jeder kann ecoDMS so einrichten, wie er es braucht.
Die Vollversion beinhaltet neben den Standardfunktionen Anbindungen an MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook, die eine direkte Archivierung als PDF/A und Originaldokument in ecoDMS ermöglichen. Papierdokumente können mit einem Scanner digitalisiert und ebenfalls schnell im DMS aufgenommen werden. Auf dem PC gespeicherte oder frisch erstellte Daten werden einfach per Drag und Drop ins System gezogen oder über den PDF/A Drucker von ecoDMS ins Archiv gedruckt. Darüber hinaus enthält ecoDMS eine Versionsverwaltung, ein Notizenfenster, zahlreiche Filtermöglichkeiten, eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, eine revisionskonforme Dokumentenhistorie mit passender Löschfunktion, völlig flexible Einstellungsmöglichkeiten und vieles mehr. Als Highlight zählt die integrierte OCR Komponente. Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auf diese Weise werden der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Informationen automatisiert vergeben. Auch die Dokumentensuche ist Dank der OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben.
Das Preis-Leistungsverhältnis von ecoDMS ist absolut einmalig. Der Preis von 49 Euro (brutto) pro Lizenz ist im DMS-Bereich unschlagbar. Ein effizientes Entwicklungs– und Vertriebskonzept macht ecoDMS zur absoluten Verkaufssensation! Für Privatleute ist die Nutzung mit eingeschränktem Funktionsumfang sogar völlig kostenlos. Unter dem Motto „Software und Support made in Germany" überzeugt ecoDMS auf ganzer Linie.
ecoDMS kann plattformunabhängig unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS im Netzwerk, lokal, im Web und zusätzlich als App unter Android und IOS verwendet werden. Gespeichert werden alle Daten und Informationen sicher in einer postgreSQL-Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem.
Vor dem Kauf können die Nutzer die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition testen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.
Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.
