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Licensing Model, Prices & Software Updates for the Document Management System ecoDMS

With ecoDMS you receive a modern document management system with a flexible, transparent, and fair licensing model.

You decide yourself how many concurrent connections you need, how long you would like to extend the update period, and whether you want support.

This gives you an optimal price-performance ratio and an individually selectable service.

Your Advantages at a Glance

  • Fair Prices ➝ pay only for what you really need.
  • Full Flexibility ➝ update period freely selectable and extendable.
  • Free Updates during the update period: new features, security, bug fixes.
  • Unlimited Use ➝ no limit on data volume; installation on all supported operating systems including available plugins.
  • Support as Needed ➝ bookable separately, not included in the license.
With a license, the software can be used indefinitely.

The ecoDMS "Editions" at a Glance

Trial Version

Free & Without Obligation
  • Test for free for 30 days
  • Maximum of 3 concurrent connections
  • Easily upgrade to the full version (Private Edition or Business Edition)
Try for free

Private Edition

from EUR 89.00  incl. 19% VAT
  • one-time purchasing price per concurrent connection
  • Activation on a server instance
  • Valid for a previously defined licensee
  • Choose between 24 or 48 months of updates
  • Licensed full version exclusively for private customers
  • Full functionality at the "Special Price"
  • Max. 2 concurrent connections
  • Switching to the Business Edition not possible
Buy now

Business Edition

from EUR 125.00  net
  • one-time purchasing price per concurrent connection
  • Activation on a server instance
  • Valid for a previously defined licensee
  • Choose between 24 or 48 months of updates
  • Licensed full version
  • For commercial and private use
  • Full functionality
  • Unlimited concurrent connections possible
Buy now

License Extensions

  • The number of concurrent connections within a license can be increased in the form of license extensions with additional connections.
  • When extending the license, the full base price (LLG) must always be paid per concurrent connection.
  • License extensions do not result in an extension of the update period.
  • A license can only be extended within the valid update period and within a grace period of +/- 3 months.

Update Period

  • You can choose the update period when purchasing a license (24 or 48 months)
  • From the purchasing date onwards, updates for the selected period are free
  • You can extend the update period within a grace period of +/- 3 months
  • The extension of the update period begins at the end of the current update period
  • When extending the update period, you can choose any number of concurrent connections

Updates (Rolling Releases)

  • Updates ensure that ecoDMS is always up to date and offers all current features and security standards
  • These updates include new features, security improvements and bug fixes
  • ecoDMS users receive all software updates free of charge during the valid update period
  • A license can be used for an unlimited period of time, but is no longer supported and supported by the manufacturer after the update period has expired
  • Private Edition: ab einmalig EUR 89.00  incl. 19% VAT per concurrent connection mit einem Update-Zeitraum von 24 Monaten (max. 2 gleichzeitige Verbindungen)
  • Business Edition: ab einmalig EUR 125.00  net per concurrent connection mit einem Update-Zeitraum von 24 Monaten (beliebige gleichzeitige Verbindungen)
Product
Build
Period
Base Price net
Base Price incl. 19% VAT
Product: Business Edition
Build: burns
Period: 24 months
Base Price net: EUR 125.00
Base Price incl. 19% VAT: EUR 148.75
Product: Private Edition
Build: burns
Period: 24 months
Base Price net: EUR 74.79
Base Price incl. 19% VAT: EUR 89.00
Alle Preise sind pro gleichzeitiger Verbindung

Häufig gestellte Fragen zur Lizenz (FAQ)

+ - Wie oft kann eine Lizenz aktiviert werden? Kann eine Lizenz umgezogen werden?

  • Die Aktivierung einer Lizenz ist jeweils für eine Server-Instanz zulässig. Um die Lizenz z.B. auf einer anderen Server-Instanz oder nach einer Neuinstallation wieder einspielen zu können, muss diese zunächst deaktiviert werden. Anschließend ist die Aktivierung auf dem neu eingerichteten ecoDMS Server wieder möglich.
  • Die Aktivierung und Deaktivierung einer Lizenz erfolgt durch den zuständigen ecoDMS Administrator über den Einstellungsdialog im ecoDMS Client. Im ecoDMS Handbuch sind die Lizenzaktivierung und die Möglichkeiten zur Datensicherung und Datenwiederherstellung im Detail beschrieben.
  • Sollte eine Deaktivierung gemäß ecoDMS Handbuch nicht mehr möglich sein, weil dieser Vorgang beispielsweise vergessen wurde, können Sie die Wiederherstellung (Deaktivierung) auch bei unseren Support Mitarbeitern beauftragen. Hierzu bieten wir auf unserer Webseite im Support-Bereich ein kostenloses Formular an.

Beispiel:
Wenn Sie den ecoDMS Server von einem Computer auf ein NAS System umziehen möchten, müssen Sie die aktivierte Lizenz zunächst auf dem Computer deaktivieren. Dann können Sie die freigegebene Lizenz auf dem neuen Server wieder einspielen. Die Übernahme Ihrer bestehenden Daten und Einstellungen können Sie via Datensicherung und Datenwiederherstellung realisieren.

+ - Was beinhaltet eine ecoDMS-Lizenz? Was muss ich bei der Anmeldung beachten?

Wenn Sie eine ecoDMS-Lizenz erwerben, stehen Ihnen verschiedene Dienste des Dokumenten-Management-Systems zur Verfügung. Pro erworbener Lizenz sind neben einer gleichzeitigen Client-Verbindung auch und 10 API-Connects inbegriffen.

ecoDMS Connection Manager
Über den ecoDMS Connection Manager bauen Sie clientseitig die Verbindung zu Ihrem ecoDMS auf. Pro erworbener ecoDMS-Verbindung können Sie jeweils eine gleichzeitige Verbindung (=ein Profil) im Connection Manager mit ecoDMS verbinden.

ecoDMS Webclient
Für den Web Client ist für jede gleichzeitige Anmeldung jeweils eine Lizenz erforderlich. Wenn Sie den Web Client z.B. parallel zum Desktop Client nutzen möchten, benötigen Sie 2 Lizenzen.

ecoDMS API Rest Service
Zur Verwendung der API wird eine freie, gleichzeitige Verbindung für ecoDMS benötigt. Damit Sie die API testen können, erwerben Sie automatisch mit jeder gleichzeitigen ecoDMS-Verbindung ein monatliches Kontingent von 10 API Connects. Diese bleiben auch beim Kauf weiterer API Connects bestehen.

+ - Wie realisiert ecoDMS den günstigen Lizenzpreis?

Bei ecoDMS bleiben die Lizenzpreise besonders attraktiv, weil wir ausgereifte Open-Source-Komponenten mit professionellen Eigenentwicklungen kombinieren und die Software direkt über unseren Onlineshop anbieten – ohne Datenträger, Versandkosten oder Fremdlizenzen. So erhalten Sie moderne, leistungsstarke Software zu einem fairen Preis.

Zusatzleistungen wie Support sind nicht automatisch in den Lizenzpreisen enthalten. Wer Unterstützung wünscht, kann jederzeit ein flexibles Supportpaket buchen und direkt mit dem Hersteller in Kontakt treten. So zahlen Sie nur für das, was Sie wirklich benötigen, und sparen zusätzliche Kosten. Ergänzend stehen Ihnen rund um die Uhr hilfreiche Tipps, FAQs, Handbücher, die kostenfreie Wissensdatenbank und unser YouTube-Kanal zur Verfügung.

Ihr Vorteil: maximale Flexibilität, faire Preise und Unterstützung genau dann, wenn Sie sie brauchen.

+ - Wie viele ecoDMS-Lizenzen benötige ich?

Die Lizenzanzahl ist abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Verbindungen. Sie können die Lizenzanzahl frei bestimmen und bei Bedarf nachträglich erweitern. 

Beispiel:

Wenn Sie die ecoDMS Clients an 10 Arbeitsplätzen installieren möchten, von denen immer 6 gleichzeitig mit der Software arbeiten, benötigen Sie eine Lizenz für 6 gleichzeitige Verbindungen. Diese wird auf Ihrem ecoDMS Server über den Einstellungsdialog im ecoDMS Client eingespielt.

+ - Wo ist der Haken bei der Lizenzierung?

Es gibt keinen. Als erster DMS Anbieter präsentiert die ecoDMS GmbH mit der gleichnamigen Software neuartige und zeitgerechte Vertriebswege. ecoDMS geht dabei voll mit der Zeit. 

Heutzutage werden immer mehr Einkäufe bequem von zu Hause oder vom Arbeitsplatz aus über Onlineshops getätigt. Zeitintensive und oftmals sogar kostenpflichtige Vertriebs- und Beratungsgespräche im Vorfeld entfallen. 

Alle benötigten Informationen können direkt am Computer oder Smartphone abgerufen werden. Auch die Zustellung erfolgt ohne weiteres Zutun. „Bestellung per Mausklick“ lautet die Devise. 

Die ecoDMS GmbH beweist, dass die Dokumentenarchivierung günstig nach dem „Low-Cost-Prinzip“ erfolgen kann. Ein gutes DMS muss nicht teuer sein und kann durchaus online erworben werden. ecoDMS ist der beste Beweis.

+ - Entstehen neben dem Lizenzpreis weitere Kosten?

Nein. Es fallen tatsächlich nur die Lizenzgebühren an. Diese sind einmalig und lediglich abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Verbindungen. Wenn also z.B. 4 Benutzer gleichzeitig mit ecoDMS arbeiten möchten, werden einmalig 4 Lizenzen benötigt. Weitere Kosten entstehen nicht.

+ - Wie erhalte ich Support und welche Kosten entstehen dafür?

Bei ecoDMS entscheiden Sie selbst, welche Leistungen Sie benötigen – einfach, flexibel und fair. Deshalb ist Support bei uns optional: Sie zahlen nur, wenn Sie ihn wirklich brauchen.

Unsere Softwarepreise bleiben besonders günstig, weil Zusatzleistungen wie Support nicht automatisch enthalten sind. Wer Unterstützung möchte, kann jederzeit ein flexibles Support­paket buchen – mit direktem Kontakt zum Hersteller. Die Pakete lassen sich nach Bedarf buchen und nutzen.

Zusätzlich stehen Ihnen die kostenfreie ecoDMS-Wissensdatenbank, unser offizieller YouTube-Kanal sowie ausführliche Software-Handbücher jederzeit mit Tipps, FAQs und allen wichtigen Produktinformationen zur Verfügung.

Zusätzlich stehen Ihnen die kostenfreie ecoDMS-Wissensdatenbank, unser offizieller YouTube-Kanal sowie ausführliche Software-Handbücher jederzeit zur Verfügung. Dort finden Sie:

  • Tipps & Tricks für die Nutzung unserer Software
  • FAQs zu häufigen Fragen
  • Produktinformationen und Anleitungen

Ihr Vorteil: maximale Flexibilität, faire Preise und Unterstützung genau dann, wenn Sie sie brauchen.