Im ersten Artikel über die häufigsten Mythen und Irrtümer rund um die E-Rechnung haben wir unter anderem erläutert, welche Unternehmen davon betroffen sind und ab wann sie elektronische Rechnungen ausstellen müssen. In diesem Beitrag stehen die Verarbeitung und die Archivierung eingehender E-Rechnungen im Mittelpunkt. Außerdem zeigen wir, dass deren Empfang und Verarbeitung keinesfalls teuer und kompliziert sein müssen.
Mythos: „E-Rechnungen können zur Bezahlung einfach an die Buchhaltung weitergeleitet werden.“
Die Praxis zeigt, dass dies meist nicht ausreicht. So ist bei ZUGFeRD-Rechnungen der integrierte XML-Datensatz häufig nicht rechtskonform erstellt, XRechnungen entsprechen nicht zwangsläufig der korrekten Syntax und bisweilen fehlen auch steuerlich relevante Angaben oder sind falsch.
Tipp: Mit ecoDMS können Sie eingehende E-Rechnungen automatisiert validieren, verarbeiten und archivieren. Dabei prüft unsere Lösung anhand hinterlegter Plausibilitätsregeln, ob
- das Format korrekt ist,
- alle steuerlich erforderlichen Angaben enthalten und korrekt sind und
- bei ZUGFeRD-Rechnungen der XML-Datensatz rechtskonform aufgebaut ist.
Zudem wandelt ecoDMS XRechnungen automatisch in lesbare PDF-Dateien um.
Mythos: „E-Rechnungen können in Papierform archiviert werden.“
Elektronische Rechnungen auszudrucken, um sie in Aktenordnern abzulegen, würde alle Bemühungen um eine Digitalisierung ad absurdum führen. Die GoBD schreiben unmissverständlich vor, dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen, die in Unternehmen entstehen oder eingehen, auch in dieser Form aufbewahrt werden müssen.
Tipp: Nutzen Sie die E-Rechnungspflicht als Chance, die Digitalisierung voranzutreiben! Damit steigern Sie die Effizienz Ihrer Prozesse und somit langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Die Kreditorenbuchhaltung mit ihren standardisierten, bis in die jüngere Vergangenheit vorwiegend manuellen Prozessen ist geradezu prädestiniert für die Digitalisierung.
Mythos: „Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sind teuer und kompliziert.“
Nicht mit ecoDMS! Denn mit Einsatz unserer Lösung werden
- alle eingehenden E-Rechnungen automatisiert auf ihre Datenqualität und technische Konformität geprüft. Ein detaillierter und dank Farbcodierung übersichtlicher Prüfbericht (grün – gelb – rot) zeigt dem Benutzer, wo Handlungsbedarf besteht.
- eine Vielzahl von E-Rechnungsformaten unterstützt, darunter UBL Invoice, XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3.
- XML-basierte Rechnungen automatisiert in lesbare PDF-Dateien umgewandelt.
- auch E-Rechnungen anhand hinterlegter Klassifizierungsvorlagen automatisch kategorisiert.
- alle eingehenden E-Rechnungen gesetzeskonform archiviert.
Der Vorteil: Durch die Digitalisierung der gesamten Prozesskette – vom Eingang über die Prüfung und Zahlung bis hin zur Archivierung – können Unternehmen Rechnungen schneller verarbeiten und bezahlen. Dadurch vermeiden sie Mahngebühren und können Skontooptionen nutzen.
Tipp: Die Einführung von ecoDMS muss nicht auf den Rechnungseingang beschränkt bleiben. Auch viele weitere Unternehmensprozesse lassen sich damit effizient digitalisieren und automatisieren.
Fazit: E-Rechnung – mehr Chance als Pflicht
Auch wenn sich rund um die E-Rechnungspflicht noch immer zahlreiche Mythen und Missverständnisse halten, zeigt sich in der Praxis häufig: Was zunächst wie eine weitere gesetzliche und technische Herausforderung anmutet, entwickelt sich bei richtiger Umsetzung schnell zu einem echten Effizienzbooster. Die E-Rechnungspflicht sorgt dafür, dass Unternehmen eingehende Rechnungen automatisiert verarbeiten, Digitalisierungspotenziale konsequent ausschöpfen und so die Effizienz ihrer Kreditorenbuchhaltung massiv steigern können. Eine passende Softwarelösung wie ecoDMS mit attraktivem Lizenzmodell, hoher Benutzerfreundlichkeit und umfangreichen Funktionen macht diesen Wandel besonders wirtschaftlich – schneller ROI inbegriffen.
Wenn auch Sie die E-Rechnungspflicht als Digitalisierungstreiber nutzen und vom Funktionsumfang unseres DMS profitieren möchten, dann nehmen Sie Kontakt zu unseren Resellern auf. Mindestens einer befindet sich auch in Ihrer Nähe.
Disclaimer
Alle in diesem Beitrag enthaltenen Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität und ersetzen auch nicht die Beratung/Prüfung durch einen Steuerberater und/oder Rechtsanwalt. ecoDMS übernimmt keine Haftung für Schäden, die dem Leser durch die ungeprüfte Übernahme der bereitgestellten Informationen entstehen.
