Mit der ecoDMS ScanApp erfassen Sie Belege, Verträge und Rechnungen blitzschnell per Smartphone-Kamera und übertragen sie direkt in die Inbox Ihres ecoDMS-Archivs. Die integrierte KI sorgt dabei automatisch für den perfekten Zuschnitt, während Sie Ihre Dokumente anschließend ganz flexibel via Weclient oder Desktop-Anwendung finden, klassifizieren und verwalten können.
Dokumente überall am Smartphone erfassen
Ob auf der Baustelle, beim Kunden oder im Homeoffice: Einfach Dokument abfotografieren und direkt in die ecoDMS Inbox senden oder auf dem Handy speichern. Ihr Smartphone wird zum mobilen Büro-Scanner.
Vom Papier ins Archiv – so einfach wie nie
Schluss mit PC hochfahren und Scanner bedienen. Mit der ScanApp genügt ein schnelles Foto: Die KI übernimmt den perfekten Zuschnitt und Ihr Dokument landet schnell in der ecoDMS-Inbox zur Ablage.
Jedes Dokument immer griffbereit
Ein Kunde fragt nach dem letzten Angebot, ein Kollege braucht den unterschriebenen Vertrag. Sie öffnen die App, starten den Webclient, tippen einen Suchbegriff ein und haben das Dokument vor sich.
Dokument fotografieren
Erfassen Sie Belege oder Verträge einfach mit der Smartphone-Kamera. Bei mehrseitigen Dokumenten nehmen Sie die Seiten ganz unkompliziert nacheinander auf.
KI schneidet automatisch zu
Die integrierte KI erkennt die Ränder und korrigiert die Ausrichtung. Mehrseitige Aufnahmen können Sie in der App zu einem zusammenhängenden PDF zusammenfügen.
Dokument speichern & teilen
Über „An ecoDMS senden“ wandert das Dokument direkt in Ihre Inbox. Die sichere Archiv-Verbindung wird einmalig und unkompliziert per Barcode-Scan eingerichtet. Alternativ können Sie das PDF auch lokal auf dem Smartphone speichern, in WhatsApp teilen oder per Mail senden.
Klassifizieren und ablegen
Über den direkt abrufbaren Webclient weisen Sie dem Dokument am Smartphone eine Klassifizierung zu. Sie können es prüfen, final archivieren oder bearbeiten – flexibel von überall.
Was bei einem herkömmlichen Scanner mehrere manuelle Schritte erfordert, erledigt die KI der ScanApp in Sekunden und vollständig automatisch.
App installieren
Laden Sie die ecoDMS ScanApp kostenlos aus dem App Store oder Google Play Store herunter.
Zugriff konfigurieren
Aktivieren Sie den Web- und Fernzugriff in den ecoDMS-Einstellungen und richten Sie die Benutzerrechte ein.
Profil verbinden
Scannen Sie den Barcode aus dem Connection Manager, um Ihr App-Profil direkt mit ecoDMS zu verknüpfen.
Loslegen und archivieren
Nach der Gerätefreigabe können Sie sofort mit dem Fotografieren und Archivieren Ihrer Dokumente starten.
Sie sind regelmäßig außerhalb des Büros unterwegs
Im Außendienst, auf Baustellen, bei Kundenterminen oder auf Geschäftsreisen fallen Dokumente an, die sofort erfasst werden müssen, statt auf dem Stapel zu landen.
Ihr Team arbeitet an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice
Nicht jeder Mitarbeiter hat Zugang zum Büroscanner. Mit der ScanApp kann jeder im Team Dokumente erfassen und archivieren, unabhängig vom Arbeitsplatz.
Sie wollen Papierprozesse in Ihrem Unternehmen reduzieren
Dokumente durchlaufen bei Ihnen noch den Weg über Drucker, Unterschrift, Scanner und manuelle Ablage. Die ScanApp verkürzt diesen Weg auf ein Foto und einen Fingertipp.
Sie möchten Verträge schnell und unkompliziert gegenzeichnen lassen
Sparen Sie Zeit und Papier: Drucken Sie bei mehrseitigen PDFs nur die Signaturseite aus. Nach der Unterschrift scannen Sie diese Seite einfach neu und ersetzen sie direkt in der App.
Die ScanApp ist ab Version 26.01 kostenloser Bestandteil der ecoDMS Vollversion und verursacht keine zusätzlichen Lizenzkosten. Auch in der 30-Tage-Demoversion wird die App vollumfänglich bereitgestellt. Alternativ funktioniert die ScanApp völlig unabhängig von ecoDMS im Standalone-Modus: So lassen sich beliebige Dokumente flexibel aus neuen Fotos, vorhanden Bildern und Dokumenten als PDF mit dem Smartphone fotografieren und direkt als PDF digitalisieren.
Die ecoDMS ScanApp ist für iOS und Android verfügbar und kann über den Apple App Store sowie den Google Play Store heruntergeladen werden. Die App funktioniert auf gängigen Smartphones und benötigt eine aktive Verbindung zu Ihrem ecoDMS-Server.
Ja, die ScanApp unterstützt Multi-Profil-Nutzung. Sie können mehrere ecoDMS-Instanzen oder Benutzerkonten in der App einrichten und zwischen diesen wechseln, ohne sich jedes Mal neu anmelden zu müssen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie mehrere Mandanten oder Standorte verwalten.
Für das schnelle Erfassen einzelner Dokumente oder kleinerer Stapel unterwegs ist die ScanApp eine vollwertige Alternative zum Flachbettscanner. Für große Dokumentenmengen im Büro empfiehlt sich weiterhin die Nutzung von einem entsprechenden Netzwerkscanner.
