Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat kürzlich ein weiteres Schreiben zur E-Rechnungspflicht veröffentlicht. Darin werden insbesondere die Anforderungen an die Validierung von E-Rechnungen konkretisiert. Enthalten die Belege Fehler, droht der Verlust des Rechtes auf Vorsteuerabzug.
Welche Fehlerklassen treten bei E-Rechnungen auf?
Das BMF unterscheidet in seinem Schreiben folgende drei Fehlerarten:
- Formatfehler liegen vor, „wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder keine richtige und vollständige Extraktion zulässt“.
- Geschäftsregelfehler sind gegeben, „wenn die Rechnungsdatei gegen die für dieses E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln verstößt. Geschäftsregeln sind technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen.“ Beispiele sind die Unvollständigkeit der Pflichtangaben oder deren Widersprüchlichkeit, etwa eine fehlende rechnerische Übereinstimmung zwischen Steuerbetrag und Steuersatz.
- Inhaltsfehler bestehen, wenn die Rechnung gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG verstößt, also diese Rechnungspflichtangaben falsch sind oder fehlen.
Liegen ein oder mehrere dieser Fehler vor, können Rechnungsdateien als „sonstige Rechnung“ eingestuft werden, was zum Verlust des Vorsteuerabzugs führt.
Was müssen Unternehmen tun, um die Richtigkeit eingehender E-Rechnungen festzustellen?
Das BMF schreibt dazu: „Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.“
Damit wird die Validierung zu einem festen Bestandteil des Verarbeitungsprozesses von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Besonders wichtig ist, dass beim hybriden ZUGFeRD-Format ausschließlich der strukturierte Teil, also die XML-Datei, rechtlich maßgeblich ist. Unternehmen müssen daher in jedem Fall XML-Dateien visualisieren und prüfen.
Wie unterstützt ecoDMS die Validierung und Verarbeitung eingehender E-Rechnungen?
Unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) validiert, verarbeitet und archiviert eingehende E-Rechnungen automatisiert und gesetzeskonform. Zudem wandelt ecoDMS XRechnungen automatisch in lesbare PDF-Dateien um.
Anhand hinterlegter Plausibilitätsregeln prüft die Lösung, ob
- das Format korrekt ist,
- alle steuerlich erforderlichen Angaben enthalten und korrekt sind und
- bei ZUGFeRD-Rechnungen der XML-Datensatz rechtskonform ausgestellt ist.
Das Prüfergebnis wird als übersichtliche PDF-Datei ausgegeben. Zusätzlich erfolgt für einen schnellen Überblick eine farbliche Kennzeichnung nach dem Ampelprinzip in der Benutzeroberfläche von ecoDMS:
- Grün: E-Rechnungen entsprechen den Vorgaben
- Gelb: Dateien müssen manuell geprüft werden
- Rot: fehlerhafte Dateien, die nicht akzeptiert werden sollten
Um das Potenzial der strukturierten Daten von E-Rechnungen vollständig auszuschöpfen, liest der Vorlagen-Designer sämtliche XML-Daten aus und überträgt sie in die entsprechenden Felder in ecoDMS. Die Daten dienen zugleich zur Klassifizierung, sodass E-Rechnungen automatisiert in die richtigen DMS-Ordner gelangen.
Praktisch ist auch das ergänzende gezielte Mapping einzelner Datenfelder: So wird beispielsweise der Wert des XML-Feldes „Amount“ automatisch in das entsprechende ecoDMS-Feld „Rechnungsbetrag“ eingefügt.
Sämtliche E-Rechnungen werden in ecoDMS revisionssicher archiviert. Über komfortable Suchfilter können Mitarbeitende Rechnungen gezielt finden.
Fazit
Mit ecoDMS können Unternehmen den gesamten Rechnungsprozess – von der Erfassung über die Prüfung und Zahlung bis hin zur Archivierung – digitalisieren. Dies entlastet die Mitarbeitenden, optimiert Abläufe, senkt Fehlerquoten und steigert die Transparenz.
So unterstützt ecoDMS Unternehmen konkret dabei, die Anforderungen an die Validierung und Verarbeitung von E-Rechnungen effizient umzusetzen.
Wenn Sie mehr zur Einrichtung und Nutzung von ecoDMS erfahren möchten, besuchen Sie eine unserer regelmäßig stattfindenden kostenlosen Online-Produktpräsentationen oder nehmen Sie an einem interaktiven Workshop teil. Darüber hinaus können wir im Rahmen einer individuellen Firmenschulung ecoDMS gemeinsam für Ihr Personalwesen einführen und Ihre Mitarbeitenden einweisen.