Für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Nutzung komplexer und teurer HR-Software oft keine Option. Trotzdem müssen Personalabteilungen ihre Prozesse effizient und datenschutzkonform gestalten. Die Lösung: Ein flexibles Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie ecoDMS. Damit können Sie Dokumente digitalisieren, Dokumente archivieren und Ihre HR-Abteilung nachhaltig modernisieren – ohne Kompromisse bei Benutzerfreundlichkeit und Datenschutz.
Personaldokumente effizient verwalten
Angesichts des demografischen Wandels und des wachsenden Fachkräftemangels kommt Personalabteilungen mehr denn je die Aufgabe zu, die vorhandenen Mitarbeitenden zu fördern und zu binden sowie geeignetes neues Personal zu finden. Administrative Tätigkeiten wie das Suchen oder Organisieren von Dokumenten sollten deshalb auf ein Minimum reduziert werden.
Dies gelingt Ihnen mit ecoDMS und digitalen Personalunterlagen: Sämtliche Dokumente der Mitarbeitenden stehen standortunabhängig auf Knopfdruck zur Verfügung. So reduzieren Sie Bearbeitungszeiten, da das Zusammensuchen von Dokumenten aus Aktenordnern – ebenso wie deren Ablage – entfällt. Dabei unterstützen vor allem die komfortablen Suchfunktionen von ecoDMS. Dank Volltextsuche finden Sie schnell und zuverlässig alle Unterlagen zu bestimmten Mitarbeitenden. Ist die Schreibweise eines Namens, etwa bei „Meier“, unklar, so helfen Ihnen die Wildcards „?“ und „*“ sowie die unscharfe Suche mit „~“.
DSGVO im HR-Bereich konsequent einhalten
Das Thema Datenschutz hat gerade bei Personaldokumenten höchste Priorität und Unternehmen müssen alle notwendigen Vorkehrungen treffen, um die Vorgaben der DSGVO einzuhalten. Bei papierbasierten Unterlagen ist das organisatorisch aufwendig: Diese müssen in abschließbaren Schränken oder Räumen aufbewahrt werden, zu denen ausschließlich die Mitarbeitenden der Personalabteilung Zugang haben. Als weiteres Manko der analogen Aufbewahrung können die Dokumente durch einen Brand oder Wasserschaden unwiederbringlich verloren gehen.
Mit ecoDMS können Sie diese Nachteile umgehen. So definieren Sie mithilfe der Rechtevergabe, wer auf welche Personaldokumente zugreifen darf. Jeder Zugriff wird genau protokolliert und ist somit stets nachvollziehbar. Im Rahmen des Bewerbermanagements werden eingehende Bewerbungen in einem Ordner abgelegt, auf den nur das Personalwesen und die jeweilige Fachabteilung Zugriff haben. Bewerbungen, die nicht zu einem Arbeitsverhältnis führen, müssen gemäß DSGVO nach sechs Monaten gelöscht werden. Damit Sie das nicht verpassen, können Sie den Bewerbungsunterlagen eine Aufbewahrungsfrist hinzufügen. Wenn diese abgelaufen ist, werden die Unterlagen autorisierten Benutzenden zur Überprüfung vorgelegt, bevor sie endgültig gelöscht werden.
Digitales Arbeiten in der HR-Abteilung mit ecoDMS umsetzen
Die folgenden drei Schritte zeigen Ihnen im Überblick, welche Vorarbeiten notwendig sind, um Ihre Personaldokumente in ecoDMS optimal zu organisieren:
- Zunächst legen Sie in den Einstellungen von ecoDMS die erforderlichen Dokumentenarten und Attribute zentral an. Dokumentenarten können etwa Arbeitsverträge, Versicherungsunterlagen, Lohnabrechnungen und Schulungsnachweise sein. Gemeinsam mit der Attributvergabe bestimmen Sie, welche Daten ecoDMS für das jeweilige Attribut auswerten darf – zum Beispiel als Dezimalwert, Datumsfeld oder Freitextfeld.
- Im nächsten Schritt legen Sie den Ordner „Personal“ in ecoDMS an. Je nach Unternehmensgröße dient es gegebenenfalls der Übersicht, noch jeweils einen Unterordner pro Mitarbeiter zu ergänzen. Dabei sollten auch direkt die entsprechenden Zugriffsrechte für Benutzende oder Benutzendengruppen vergeben werden.
- Mit dem Vorlagen Designer von ecoDMS können Sie für häufig wiederkehrende Dokumente individuelle Vorlagen erstellen. Dabei markieren Sie die relevanten Textbereiche im Dokument – bei Arbeitsverträgen etwa den Namen des Mitarbeitenden, das Geburtsdatum sowie das Eintrittsdatum – und verknüpfen sie mit den zuvor angelegten Attributen. ecoDMS kann diese Daten dann automatisch auslesen und verschlagworten.
Wiederkehrende HR-Abläufe automatisieren
Mit unserem WORKZ Add-on, der optionalen Erweiterung von ecoDMS, können Sie typische Abläufe automatisieren. Diese Workflows werden in der Lösung einmalig definiert. Bei Bedarf können Sie den damit verknüpften Dokumenten einen digitalen Stempel hinzufügen und die neuen Versionen speichern.
In der Praxis gestaltet sich das am Beispiel „Bearbeitung von Urlaubsanträgen“ wie folgt: Der Mitarbeitende füllt ein in ecoDMS hinterlegtes Template mit seinem Urlaubswunsch aus. Anschließend stößt das WORKZ Add-on automatisch den Freigabeprozess an und überträgt das Dokument in den Ordner der Personalabteilung. Diese genehmigt den Urlaub oder lehnt ihn ab, worüber der Antragsteller zeitgleich informiert wird.
Mit ecoDMS verabschiedet sich Ihre Personalabteilung vom Büro-Dreikampf „Kopieren – Lochen – Abheften“ und gewinnt so wertvolle Zeit für die Personalbindung und das Recruiting.
Wenn Sie mehr zur Einrichtung und Nutzung von ecoDMS erfahren möchten, dann besuchen Sie eine unserer regelmäßig stattfindenden kostenlosen Online-Produktpräsentationen oder nehmen Sie an einem interaktiven Workshop teil. Darüber hinaus können wir im Rahmen einer individuellen Firmenschulung ecoDMS gemeinsam für Ihr Personalwesen einrichten und Ihre Mitarbeiter einweisen.
