Mit unserer neuen ScanApp können Dokumente unmittelbar nach Kundenterminen im Außendienst, bei Einkäufen oder auf Dienstreisen gescannt und in ecoDMS archiviert werden.
Das Problem im Alltag
Unterwegs, etwa auf Geschäftsreisen, fallen häufig Dokumente an, die zunächst nur in Papierform vorliegen. Die Mitarbeitenden bewahren sie in der Aktentasche auf, bis sie wieder im Unternehmen sind. Erst dann werden Tankbelege oder Taxiquittungen in den Dokumentenprozess überführt, beispielsweise eingescannt und in ecoDMS archiviert. Dieser zusätzliche Arbeitsschritt kostet Zeit und erhöht das Risiko, dass Unterlagen verloren gehen oder vergessen werden.
So unterstützt die ecoDMS ScanApp in der Praxis
Mit der ecoDMS ScanApp können Kassenbons, Rechnungen und andere Unterlagen bequem per Smartphone oder Tablet erfasst und archiviert werden. Dank KI-Unterstützung erkennt die App Schriftstücke automatisch, schneidet sie zu und optimiert die Darstellung für eine bessere Lesbarkeit. Mehrseitige Dokumente lassen sich zudem komfortabel zu einer PDF-Datei zusammenführen.
Vorteile mobiler Dokumentenerfassung
Die direkte Erfassung von Unterlagen vor Ort vermeidet doppelte Arbeit und verkürzt Freigabe- und Archivierungsprozesse. Gleichzeitig sind alle Dokumente unabhängig vom Entstehungsort zentral in ecoDMS verfügbar. Besonders praktisch: Innerhalb der App lassen sich mehrere Profile einrichten, etwa wenn verschiedene Benutzerkonten auf einem Gerät verwendet werden.
So einfach funktioniert die ecoDMS ScanApp
Laden Sie zunächst unsere native App aus dem App Store oder dem Google Play Store herunter. Anschließend verbinden Sie diese per QR-Code mit ecoDMS. Danach können Sie Dokumente direkt mit Ihrem Smartphone oder Tablet erfassen und an ecoDMS übertragen. Die Dateien gelangen zunächst in die Inbox und können dort geprüft, klassifiziert und archiviert werden. Auf die Inbox können Sie sowohl über den Webclient als auch über die Desktop-Anwendung von ecoDMS zugreifen, um die weitere Bearbeitung flexibel am mobilen Endgerät oder am PC vorzunehmen.
Fazit
Die ecoDMS ScanApp erleichtert das Dokumentenmanagement von unterwegs spürbar. Belege müssen nicht mehr gesammelt, transportiert und später manuell nachbearbeitet werden, sondern lassen sich direkt vor Ort digital erfassen und archivieren. Das spart Zeit, reduziert Medienbrüche und sorgt dafür, dass wichtige Unterlagen schneller im zentralen Archiv verfügbar sind. Für alle, die regelmäßig unterwegs arbeiten, ist die ScanApp somit eine ideale Ergänzung zu ecoDMS.
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