Die Brunner GmbH & Co. KG Informationsverarbeitung ist langjähriger Microsoft-Partner und seit 2024 auch Awarded Partner von ecoDMS. Das Unternehmen hat eine Schnittstelle entwickelt, welche die Enterprise-Resource-Planning-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Navision, NAV) mit unserem DMS verbindet. Wir haben mit Daniel Brunner, Geschäftsführer des Systemhauses, unter anderem über das optimale Zusammenspiel des ERP-Systems und modernen DMS-Lösungen gesprochen.
Welche Zielgruppen sprechen Sie an?
Wir begleiten kleine und mittelständische Unternehmen bei der Einführung und Optimierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zusätzlich unterstützen wir unsere Kunden bei der Integration von Dokumentenmanagement-Lösungen mit bestehenden ERP-Systemen.
Weshalb sollten Unternehmen ihre ERP-Lösung mit einem DMS verbinden?
Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit getrennten Systemen für Belege, Korrespondenz und Buchungen. Die Verbindung von ERP und DMS schließt die sich dabei bildenden Lücken: Dokumente entstehen, werden archiviert und lassen sich direkt im jeweiligen Arbeitskontext aufrufen, ohne dass ein Systemwechsel erforderlich wäre. Konkret können Unternehmen die im ERP-System erstellten Angebote, Lieferscheine und Rechnungen im DMS revisionssicher archivieren und Mitarbeitende direkt aus den Kundenstammdaten des ERP-Systems auf die zugehörigen Dokumente im DMS zugreifen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Nachvollziehbarkeit.
Was schätzen Sie an der ecoDMS-Lösung?
Besonders überzeugt uns das Preis-Leistungs-Verhältnis: Die Einstiegskosten sind moderat und die Folgekosten planbar. Hinzu kommt die offene Programmierschnittstelle, über die sich ecoDMS flexibel an andere Systeme anbinden lässt. Unsere Kunden wiederum loben unter anderem die übersichtliche Benutzeroberfläche und die kurze Einarbeitungszeit. Die automatische Klassifizierung und Texterkennung funktioniert zuverlässig und nimmt viel manuelle Arbeit ab. Als positiv gilt auch die Plattformunabhängigkeit. Ein Thema, das aktuell immer mehr Gewicht bekommt, ist zudem die Validierung von E-Rechnungen. Hier bietet ecoDMS bereits die notwendigen Prüffunktionen für XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen.
Wie gestaltet sich die Integration von ecoDMS in Microsoft Dynamics 365 Business Central konkret?
Die Anbindung erfolgt über die Programmierschnittstelle von ecoDMS, die sich nahtlos in die Business-Central-Oberfläche einfügt. So werden Verkaufsbelege beim Druck automatisch an ecoDMS übergeben und gleichzeitig mit dem jeweiligen Geschäftsprozess im ERP-System verknüpft. Auch eingehende Lieferantenrechnungen lassen sich im Einkauf direkt den entsprechenden Buchungen zuordnen. Und nicht zuletzt sind alle in ecoDMS archivierten Dokumente aus der Microsoft-Lösung heraus abrufbar, ohne dass Anwendende zwischen den Programmen wechseln müssten.
Vielen Dank für die Erläuterungen, Herr Brunner!
