Ab dem 1. Januar 2027 steigen die Anforderungen an Unternehmen im Umgang mit elektronischen Rechnungen. Doch welche Herausforderungen kommen auf kleine und mittlere Unternehmen konkret zu? Und wie kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dabei helfen, Prozesse effizient und rechtssicher abzubilden? Darüber haben wir mit unserem Geschäftsführer Benedikt Weber gesprochen.
Herr Weber, die E-Rechnungspflicht beschäftigt derzeit viele Unternehmen. Warum ist das Thema so relevant?
Die E-Rechnung ist längst kein Zukunftsthema mehr. Bereits heute müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab dem 1. Januar 2027 gilt zudem grundsätzlich die Pflicht zum Versand elektronischer Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Daher werden mittelständische Unternehmen zunehmend E-Rechnungen erhalten.
Welche Rolle kann ecoDMS dabei übernehmen?
ecoDMS unterstützt Unternehmen entlang des gesamten Rechnungsverarbeitungsprozesses. Unsere Lösung kann alle gängigen E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS 3 oder UBL Invoice importieren, prüfen, klassifizieren und archivieren. Ein großer Vorteil ist die automatische Umwandlung der für Menschen nur schwer zu erfassenden XML-Datensätze in lesbare PDF-Dateien.
Ein wichtiger Aspekt ist die formale Prüfung von E-Rechnungen. Welche Möglichkeiten bietet ecoDMS dazu?
Spätestens seit dem BMF-Schreiben vom Oktober 2025 ist die technische Validierung von E-Rechnungen in der Praxis nahezu unverzichtbar. Enthält eine Rechnung nämlich Fehler, kann sie als „sonstige Rechnung“ eingestuft werden, was zum Verlust des Anspruchs auf Vorsteuerabzug führt. ecoDMS prüft automatisch, ob das Format korrekt ist, ob alle steuerlich erforderlichen Angaben vorhanden sind und ob bei ZUGFeRD-Rechnungen der XML-Datensatz rechtskonform erstellt wurde. Das Prüfergebnis wird als PDF-Datei ausgegeben, welche die Resultate der Validierung übersichtlich dokumentiert. Besonders praktisch ist unser Ampelsystem. Mitarbeitende erkennen auf einen Blick, ob eine E-Rechnung den Anforderungen entspricht, manuell geprüft werden sollte oder fehlerhaft ist. Das schafft Transparenz und reduziert Risiken im Tagesgeschäft.
Die formale Prüfung ist das eine. Doch wie sieht es mit der inhaltlichen Prüfung aus?
Auch hierbei bietet ein DMS enorme Vorteile. Für eine vollständige Prüfung von Rechnungen sollten Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen miteinander abgeglichen werden. Sind diese Dokumente zentral digital verfügbar, können verschiedene Mitarbeitende gleichzeitig darauf zugreifen und die Prüfung deutlich schneller durchführen.
Welche Möglichkeiten gibt es, mit ecoDMS eingehende E-Rechnungen automatisch zu verarbeiten?
Ein zentrales Werkzeug ist unser Vorlagen Designer. Damit lassen sich individuelle Klassifizierungsvorlagen erstellen. Beim Import ins Archiv erkennt das System die Dokumente automatisch und legt sie korrekt ab. Dabei können alle lesbaren XML-Daten einer E-Rechnung für die Vorlage genutzt werden, was die automatisierte Erkennung und Ablage von E-Rechnungen besonders zuverlässig macht. Das reduziert den manuellen Aufwand deutlich. Gleichzeitig profitieren Anwendende von komfortablen Such- und Filtermöglichkeiten, um beispielsweise nach Lieferanten, Status oder Rechnungsinformationen zu suchen.
Sie sprechen häufig vom Potenzial strukturierter Daten. Was bedeutet das konkret?
Viele Unternehmen betrachten E-Rechnungen zunächst nur als neue gesetzliche Pflicht. Tatsächlich bieten sie aufgrund ihrer strukturierten Daten aber großes Potenzial zur Prozessverbesserung. In ecoDMS kann beispielsweise mit der Mapping-Funktion der Wert im Feld „Lieferantenname“ automatisch in das Feld „Kreditor“ in ecoDMS übertragen und dort verarbeitet werden. Darüber hinaus können Informationen aus verschiedenen Quellen, etwa der Bestellung und Rechnung, sowie Angaben zur Kostenstelle zusammengeführt werden. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Wie gelingt die Integration in die bestehenden Buchhaltungsprozesse?
Das ist ein wichtiger Punkt. Über Schnittstellen können die Rechnungen mitsamt allen relevanten Daten aus ecoDMS in verschiedene Buchhaltungssoftware-Lösungen, wie Lexware oder Sage 100, importiert werden. Darüber hinaus ist es möglich, ecoDMS mit DATEV Unternehmen online zu verbinden und Rechnungen somit auf komfortable Weise an den Steuerberater zu übergeben.
Welche Bedeutung hat die revisionssichere Archivierung in diesem Zusammenhang?
Eine sehr große. Unternehmen müssen Rechnungen nicht nur verarbeiten, sondern auch langfristig und rechtssicher aufbewahren. ecoDMS gewährleistet dank moderner Technologien, dass sämtliche Rechnungen revisionssicher archiviert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Da alle Dokumente in ihrer Originalform gespeichert werden, erfüllen Unternehmen mit ecoDMS unter anderem die Anforderungen der GoBD.
Was empfehlen Sie Unternehmen, die sich aktuell noch nicht mit der E-Rechnungspflicht beschäftigen?
Viele Unternehmen betrachten die E-Rechnung noch immer als ein Thema, das sich auf später verschieben lässt. Tatsächlich beginnt jetzt die entscheidende Phase. Anstatt sich Anfang 2027 mit provisorischen Lösungen zu behelfen, sollten Unternehmen jetzt in nachhaltige und skalierbare Systeme investieren und die E-Rechnung als echten Digitalisierungstreiber begreifen. Mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem und der konsequenten Nutzung standardisierter Formate lässt sich dies erfolgreich umsetzen. So werden schnell erste Erfolge sichtbar und der Return on Investment (ROI) stellt sich innerhalb kurzer Zeit ein. Das Ergebnis sind effizientere Prozesse, geringere Kosten und messbare Wettbewerbsvorteile.
Herr Weber, vielen Dank für das Gespräch.
