Wo war noch gleich die Rechnung vom letzten Jahr? In welchem Ordner liegt der gesuchte Vertrag? Und unter welchem Namen wurde das Dokument eigentlich abgelegt?
Je mehr Dokumente sich mit der Zeit ansammeln, desto wichtiger wird das schnelle Wiederfinden. Genau da setzt ecoDMS an: Mit den vielfältigen Such- und Filtermöglichkeiten spüren Sie jedes archivierte Dokument blitzschnell auf – selbst in umfangreichen Datenbeständen. So wird aus langem Suchen schnelles Finden.
Dokumentensuche mit ecoDMS – so einfach wie Googeln
Dank der automatischen OCR-Texterkennung gehört das zeitraubende Suchen nach abgelegten Dokumenten der Vergangenheit an. Sobald ein Dokument gescannt oder importiert wird, erfasst das System den gesamten Text im Hintergrund vollständig und macht ihn durchsuchbar. Neben dem eigentlichen Textinhalt werden auch die Metadaten der Dateien erfasst – also ergänzende Strukturdaten wie Erstelldatum, Dateityp, Autor oder zugewiesene Klassifizierungen. Ob Rechnungsnummern, spezifische Lieferantennamen, einzelne Fachbegriffe oder gezielte Metadaten-Kriterien – über die integrierte Volltextsuche finden wir jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle. Dies ermöglicht ein verlässliches Wiederfinden selbst dann, wenn der gesuchte Begriff nicht direkt im Fließtext steht.
Vorteile breiter Suchmöglichkeiten in einem DMS
Das perfekte Zusammenspiel verschiedener Suchansätze macht den entscheidenden Unterschied im Arbeitsalltag: Ordner geben die grobe Orientierung vor (z. B. Kunden oder Lieferanten), während Attribute wie Dokumentenart, Datum oder Status die Treffer exakt einschränken. Statt sich durch starre Unterordner klicken zu müssen, führt die Kombination aus Ordnerstruktur, Klassifizierung und OCR-Volltextsuche auf direktem Weg zum gesuchten Dokument. Das erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen und beschleunigt Arbeitsprozesse spürbar.
Praxisbeispiel: Reine Volltextsuche auf den Punkt gebracht
Stellen wir uns ein typisches Szenario aus dem Arbeitsalltag vor: Sie suchen alle Rechnungen aus dem Jahr 2026, deren Rechnungsnummer mit RN26 beginnt und die sich aktuell noch im Status zu bearbeiten befinden.
Das Geniale an ecoDMS: Die Volltextsuche indexiert im Hintergrund nicht nur den reinen Fließtext, sondern gleichzeitig auch alle zugewiesenen Klassifizierungsattribute. Deshalb müssen Sie keine separaten Filtermenüs öffnen, sondern geben die Suchanfrage direkt in einer einzigen Zeile über das Hauptsuchfeld ein:
RN26* AND 2026 AND "zu bearbeiten"
Das passiert dabei im Hintergrund:
- Wildcard (
RN26*): Erfasst über den OCR-Text alle Dokumente, deren Rechnungsnummer mit dieser Zeichenfolge startet (z. B. RN26001, RN26089). - Attribut-Erkennung (
"zu bearbeiten"): Findet den Begriff, da ecoDMS auch das hinterlegte Klassifizierungsattribut „Status“ in den Volltext-Index aufnimmt. - Boolescher Operator (
AND): Verknüpft Rechnungsnummer, Jahr und Status so, dass nur exakte Treffer angezeigt werden.
Das Ergebnis: Sie erhalten in Sekundenbruchteilen genau die Rechnungen, die Sie suchen – allein über eine einzige Eingabe im Suchfeld.
Praktische Suchtechniken in ecoDMS
Für die gezielte Recherche stehen in ecoDMS verschiedene flexibel nutzbare Suchtechniken zur Verfügung:
Dazu gehören sogenannte Wildcards wie das Fragezeichen (?) oder das Sternchen (*). Das Fragezeichen (?) wird bei unklarer Schreibweise eingesetzt: Die Eingabe von „M?ier“ findet beispielsweise sowohl Dokumente mit dem Nachnamen „Meier“ als auch mit „Maier“. Mit dem Sternchen (*) lässt sich nach Wörtern mit beliebigen Erweiterungen suchen – wie im obigen Beispiel mit „RN26*“ oder bei der Eingabe von „Test*“ für Begriffe wie „Teststellung“ oder „Tester“.
Darüber hinaus unterstützt ecoDMS die sogenannte Fuzzy-Suche mit dem Tildezeichen (~) für das Finden ungenauer Begriffe sowie die Verknüpfung von Suchkriterien mit booleschen Operatoren (AND, OR). Bei der erweiterten Suche lassen sich zudem sämtliche Kriterien aus Ordnerstruktur, Attributen und Volltext beliebig miteinander kombinieren.
Fazit
Die OCR-gestützte Volltextsuche ist das Herzstück einer effizienten Dokumentenrecherche in ecoDMS. Da das System Textinhalte und Metadaten automatisch indexiert, finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle. Zusätzlich können Sie Treffer gezielt nach Klassifizierungen filtern oder diese mit einfachen Suchzeichen wie Wildcards und Operatoren direkt im Suchfeld präzise einschränken. Häufig genutzte Suchanfragen lassen sich zudem bequem als Favoriten speichern – so wird die Volltextsuche zum zentralen Erfolgsfaktor im modernen Büroalltag.
