E-Mails und Anhänge werden automatisch gespeichert und bleiben langfristig vollständig auffindbar, auch wenn Postfächer bereinigt werden oder Mitarbeiter wechseln. So können Sie Aufbewahrungspflichten verlässlich erfüllen und bei Prüfungen oder Rückfragen in Sekunden passende Nachweise liefern.
ecoMAILZ archiviert geschäftliche E Mails und Anhänge automatisch und rechtssicher in einem zentralen Archiv. So gehen relevante Nachrichten nicht durch Postfachlimits, Löschen oder Mitarbeiterwechsel verloren und Aufbewahrungspflichten bleiben verlässlich erfüllt. Über Volltextsuche finden Sie Mails und Anhänge in Sekunden, auch dann, wenn nur zum Beispiel ein Stichwort oder der Absender bekannt ist.
Zugriffe lassen sich klar steuern, sodass vertrauliche Kommunikation geschützt bleibt und trotzdem für berechtigte Teams schnell verfügbar ist. Der Zugriff ist auch mobil möglich. So können Sie bei Rückfragen aus dem Kundenservice, der Buchhaltung oder dem Vertrieb sofort reagieren – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Auditsicher
Im Prüfungsfall liegen die relevanten Nachrichten inklusive Anhängen vollständig und nachvollziehbar als Nachweis vor.
Automatisiert
Die Archivierung läuft automatisch im Hintergrund, sodass nichts vergessen wird und keine manuelle Ablage nötig ist.
Integrierbar
Die Lösung lässt sich in Outlook und Thunderbird einbinden. So haben Sie den Archivierungsstatus jederzeit im Blick.
Einfach
Einrichtung und Bedienung bleiben übersichtlich, sodass Ihre Teams ohne lange Einarbeitung starten können.
Rechtssichere Archivierung
zur verlässlichen Erfüllung der Aufbewahrungspflichten
Sofort auskunftsfähig
bei Steuerbüro, Wirtschaftsprüfung oder Kundenstreitfällen
Entlastung
durch automatische Archivierung statt manueller Ablage
Schnellere Bearbeitung
von Kundenanfragen durch direkte Verfügbarkeit vollständiger Mailverläufe
Ortsunabhängiger Zugriff
über den Webbrowser auf das zentrale Archiv
Keine Archivierungslücken
auch bei Postfachbereinigung oder Mitarbeiterwechsel
ecoDMS ONE bietet Unternehmen eine Gesamtlösung für Dokumentenmanagement, E-Mail-Archivierung und Automatisierung, die inklusive unlimitierter API, Support und Softwarepflege während der gesamten Vertragslaufzeit bereitgestellt wird.
Sie können die enthaltenen Softwareprodukte ecoMAILZ und ecoDMS inkl. WORKZ Add-on + limitierter API vorab als Demoversion einzeln installieren und kostenlos testen. Nach dem Testzeitraum endet der Zugang automatisch, es entstehen keine Verpflichtungen und Sie entscheiden selbst, ob und welches Softwarepaket Sie nutzen möchten.
Profitieren Sie von fair kalkulierten Preisen, Softwareupdates und unbegrenzter Postfach-Archivierung.
Gratis
nur 69,00 EUR inkl. 19% MwSt.
Damit ecoMAILZ installiert und genutzt werden kann, müssen Hardware und Betriebssystem die Mindestanforderungen erfüllen. Nur dann kann das automatische E Mail Archiv ordnungsgemäß und stabil ausgeführt werden. In der Übersicht sehen Sie alle Voraussetzungen auf einen Blick und können direkt prüfen, ob Ihr System passt.
Ja, ecoMAILZ unterstützt die gesetzeskonforme Archivierung geschäftlicher E Mails und Anhänge. Die Lösung ist darauf ausgelegt, Nachrichten nachvollziehbar und prüfbar aufzubewahren, sodass Aufbewahrungspflichten im Alltag erfüllt werden können. Zusätzlich lassen sich Zugriffe klar steuern, damit Datenschutz und Zugriffskontrolle sauber geregelt sind. So sind Nachweise bei Prüfungen schnell verfügbar, ohne dass im Postfach gesucht werden muss.
Gelöschte Nachrichten im Postfach sind einer der häufigsten Gründe für Lücken in der Nachweiskette. Mit automatischer Archivierung bleibt die geschäftliche Kommunikation erhalten, auch wenn das Postfach bereinigt wird. Dadurch sinkt das Risiko, dass wichtige Verläufe oder Anhänge später fehlen. Das gilt besonders bei Übergaben, Urlaub oder Personalwechsel.
Ja, Sie können ecoMAILZ völlig kostenlos und unverbindlich testen, indem Sie einfach die reguläre Version im Downloadbereich für Ihr Betriebssystem herunterladen. Nach der Erstinstallation ist die Software automatisch mit vollem Funktionsumfang für die Archivierung von maximal 3.000 E-Mails freigeschaltet. Nach dem Testzeitraum entstehen für Sie keinerlei Verpflichtungen oder Kosten. Wenn das Limit von 3.000 E-Mails erreicht wird und keine Lizenz eingespielt ist, stoppt lediglich die Archivierung weiterer Nachrichten, während der Zugriff auf die bereits archivierten Mails erhalten bleibt. Somit entstehen keine Verpflichtungen und Sie entscheiden selbst über den nächsten Schritt. Möchten Sie ecoMAILZ dauerhaft nutzen, können Sie im ecoDMS Online Shop eine Lizenz für die Vollversion erwerben und diese ohne Datenverlust direkt über die Einstellungen Ihrer bestehenden Installation aktivieren.
Ja, ecoMAILZ bietet einen vollfunktionalen Webclient. Nach der Server-Installation erfolgt der Zugriff, die Suche nach E-Mails sowie die gesamte Konfiguration bequem und plattformunabhängig direkt über Ihren Internet-Browser. Die Sprache (Deutsch/Englisch) passt sich dabei automatisch an Ihren Browser an oder kann im Profil fest definiert werden.
Ja, es gibt spezielle Plugins für gängige E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook und Thunderbird, die ecoMAILZ direkt mit Ihrer gewohnten Benutzeroberfläche verbinden. Diese Add-ins ermöglichen es Ihnen, den aktuellen Archivierungsstatus einer E-Mail über ein farbiges Icon direkt in Outlook / Thunderbird zu überwachen. Zudem können Sie verschiedene Archivierungseinstellungen vornehmen, ohne das E-Mail-Programm verlassen zu müssen. So lässt sich beispielsweise die Sichtungsfrist einer Nachricht per Knopfdruck überspringen oder eine Löschung direkt veranlassen und bei Bedarf wieder zurücknehmen. Insgesamt sorgen die Plugins für eine zentrale, blitzschnelle Verwaltung und maximale Kontrolle über Ihre E-Mail-Archivierung.
Die automatische Archivierung erfolgt im Hintergrund direkt beim Eintreffen der Nachrichten am Mailserver, von wo aus sie an das revisionskonforme Container-Archiv übergeben werden. Sogenannte Adapter dienen dabei als technische Schnittstelle zwischen ecoMAILZ und den gängigen E-Mail-Systemen. Diese Adapter lassen sich flexibel konfigurieren – entweder über ein zentrales Journal-Postfach, das Kopien aller E-Mails enthält, oder über den Einzelabruf individueller Postfächer. Vor der endgültigen Speicherung durchläuft jede E-Mail eine automatische Validierung, um fehlerhafte oder beschädigte Nachrichten direkt zu erkennen. Sollte eine Validierung fehlschlagen, sorgt das System je nach Schnittstelle (wie IMAP, POP3 oder Exchange) für eine automatische Fehlerbehandlung, beispielsweise durch das Erstellen einer neuen Nachricht mit der defekten Mail im Anhang.
ecoMAILZ ist flexibel einsetzbar und eignet sich für zahlreiche Branchen, darunter:
Weitere Branchen, in denen ecoMAILZ eingesetzt wird:
