Die ecoDMS GmbH bringt mit Build 25.01 ein neues Update für das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS heraus. Im Fokus steht der aktualisierte Vorlagen Designer, der nicht nur leistungsstärker und einfacher zu bedienen ist, sondern auch eine höhere Flexibilität bietet. Die neue Funktion zur gezielten Erstellung von Vorlagen für E-Rechnungen ermöglicht durch die intelligente Auswertung von XML-Daten eine noch bessere Dokumentenerkennung und -klassifizierung.
Das Update ist ab sofort für alle Interessenten und Kunden verfügbar.
Automatisierte Dokumentenklassifizierung mit erweiterten Funktionen im Vorlagen Designer
Der aktualisierte Vorlagen Designer unterstützt Nutzer dabei, individuelle Klassifizierungsvorlagen zu erstellen. Diese sorgen dafür, dass Dokumente beim Import ins Archiv automatisch erkannt, korrekt eingeordnet und – je nach Einstellung – sofort archiviert werden.
Neue Vorlagenoptionen – speziell für elektronische Rechnungen
- Mit der Einstellung „Nur bei E-Rechnungen anwenden“ wird eine Vorlage ausschließlich für elektronische Rechnungen genutzt.
- Die Option „Bei jeder E-Rechnung anwenden“ sorgt dafür, dass die Vorlage automatisch für alle E-Rechnungen verwendet wird – unabhängig von Schlagwörtern oder dem Layout.
- Neu ist auch, dass mit dem Update alle lesbaren XML-Daten einer E-Rechnung bei der Klassifizierung für die Vorlage genutzt werden können.
- Die XML-Daten stehen als mögliche Werte für die Vorklassifizierung bereit, sobald es sich um eine korrekte E-Rechnung mit XML handelt. Dadurch wird die automatische Erkennung und Ablage von E-Rechnungen noch zuverlässiger.
Flexible Attributbefüllung für noch mehr Kontrolle
Je nach Feldtyp (z. B. Text, Datum, Ordner) können Inhalte aus unterschiedlichen Quellen automatisch übernommen werden:
- Dateiname der archivierten Datei
- XML-Daten aus E-Rechnungen
- Texterkennung (OCR) aus markierten Bereichen im Dokument
- Manuelle Eingabe über das klassische Freitextfeld
Freitextfelder individuell nutzbar
In Freitextfelder können beliebige Texte manuell eingetragen werden. Ergänzend dazu lassen sich diese Felder auch automatisch mit weiteren Werten befüllen:
- mit dem Dateinamen
- Werten aus der XML einer E-Rechnung
- erkannten Textstellen per OCR
Dabei können auch mehrere Werte gleichzeitig beim Befüllen des Attributs genutzt werden.
Automatische Ordnerzuweisung
ecoDMS kann Dokumente auf Basis von XML- oder OCR-Daten automatisch in den passenden Archivordner einordnen – für eine strukturierte und effiziente Ablage.
Datumsfelder automatisch befüllen
Wichtige Angaben wie Rechnungsdatum oder Fälligkeitsdatum lassen sich automatisch auslesen:
- aus der XML-Datei
- per OCR
- mit vordefinierten Werten
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Für bestehende Kunden mit gültiger Lizenz und aktivem Updatezeitraum ist das Update selbstverständlich kostenlos. Während dieser Laufzeit erhalten Nutzer alle neuen Versionen und Funktionen ohne Aufpreis.
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