In der heutigen digitalen Welt werden Unternehmen und Privatleute mit immer mehr elektronischen Dokumenten konfrontiert. Diese Dokumente müssen effizient archiviert und verwaltet werden, um den Überblick zu behalten und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
ecoDMS ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das dabei hilft, alle Dokumente zu organisieren, zu speichern und zu verwalten. Es ist eine flexible und skalierbare Lösung, die sich an die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen anpasst. Die Software bietet eine Reihe von Funktionen, die die Dokumentenverwaltung vereinfachen, darunter:
Digitalisierung
ecoDMS ermöglicht die Digitalisierung von Papierdokumenten, um sie gemeinsam mit allen anderen digitalen Dateien in elektronischer Form in einem zentralen Archiv zu verwalten. Über eine integrierte Scanner-Schnittstelle kann man Papierdokumente bequem ins ecoDMS scannen und archivieren.
Archivierung digitaler Dokumente
Digitale Dokumente, wie Office-Dateien, PDF-Dokumente, E-Mails, Präsentationen, Bilder und vieles mehr, können mit wenigen Mausklicks in ecoDMS archiviert werden. Hierfür bietet ecoDMS verschiedene Speicheroptionen, um Dokumente schnell und revisionssicher zu archivieren. Dazu gehören:
- Drag & Drop Archivierung
- Sidepanel für schnelle Ablage
- Plugins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird
- PDF/A-Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen
Verwaltung
ecoDMS bietet Funktionen zur Organisation und Verwaltung von Dokumenten, wie z. B. Kategorisierung, Indexierung und Rechteverwaltung. Zudem gibt es:
- Clipboard zum manuellen Erstellen eigener Dokumenten-Sammlungen
- Versionsverwaltung
- PDF-Editor
Suche
Intuitive Suchfunktionen helfen bei der Recherche im Archiv. Unter anderem verfügt ecoDMS über eine intelligente Volltextsuche mit automatischer Volltexterkennung, sodass Dokumente schnell und einfach gefunden werden können.
WORKZ: Das Add-on für automatisierte Abläufe in ecoDMS
Das WORKZ Add-on ist eine Erweiterung des Systems, die sich auf die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben in der Dokumentenverwaltung konzentriert. Es ermöglicht:
- Definition von festen Abläufen und Automatisierung von Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten
- Automatischen Import von Dateien und Dokumenten aus bestimmten Ordnern
- Import von E-Mails inklusive Anhängen
- Konfiguration von Intervallen für den automatischen Import
- Auslösung spezifischer Aktionen nach dem Import, z. B. Initiierung eines Freigabeprozesses
Durch die Automatisierung von kleineren Workflows können Unternehmen Aufgaben effizienter erledigen. Die Kombination von ecoDMS und dem WORKZ Add-on ist eine effektive Möglichkeit, die Dokumentenverwaltung zu optimieren.
Unter www.ecodms.de gibt es ausführliche Produktinformationen und eine kostenlose Testversion. Die Demoversion umfasst 30 Tage den vollständigen Funktionsumfang von ecoDMS inklusive WORKZ Add-on. Lizenzen für die Vollversion sind zum fairen Preis im ecoDMS Onlineshop erhältlich.