Das Unternehmen ecoDMS hat die neue Version 26.01 seines bewährten Dokumentenmanagementsystems veröffentlicht. Das Update bringt vor allem eine innovative Neuerung mit: die ecoDMS ScanApp, die mobiles Erfassen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten jetzt noch einfacher macht.
Dokumente einfach per Smartphone scannen, archivieren und verwalten
Mit der ecoDMS ScanApp können Anwender Dokumente direkt mit der Kamera ihres Smartphones erfassen und anschließend in das Archivsystem von ecoDMS übertragen. Die Dokumente werden zunächst an die Inbox übermittelt, wo sie geprüft, klassifiziert und archiviert werden können – wahlweise über den direkt über die App abrufbaren Webclient oder die Desktop-Anwendung.
Dank der integrierten KI-Funktion werden Dokumente bereits bei der Aufnahme automatisch erkannt und korrekt zugeschnitten, sodass nur der relevante Inhalt sichtbar ist. Hintergrundbereiche werden entfernt, und die Dokumente können bei Bedarf zusätzlich manuell gedreht oder zugeschnitten werden. Mehrseitige Scans lassen sich zu einem zusammenhängenden PDF-Dokument zusammenfügen.
Mit der Funktion „An ecoDMS senden“ können erfasste Dokumente direkt aus der App ins Archiv übertragen werden. Über den direkt über die App abrufbaren Webclient haben Nutzer zudem die Möglichkeit, Dokumente vollständig zu verwalten – scannen, archivieren, klassifizieren und bearbeiten – alles direkt vom Smartphone aus.
Einfache Einrichtung und Nutzung
Die Einrichtung der ScanApp ist unkompliziert: Nach der Installation auf dem Smartphone wird die App per Barcode-Scan mit dem ecoDMS-System verbunden. Der Zugriff erfordert bestimmte Systemberechtigungen des Benutzers im ecoDMS und das mobile Gerät muss je nach Konfiguration zunächst vom Administrator freigeschaltet werden.
Ein besonderer Vorteil für die Flexibilität ist die Möglichkeit, mehrere Profile innerhalb der ecoDMS ScanApp einzurichten. Dies erlaubt es den Anwendern, bequem zwischen verschiedenen ecoDMS-Instanzen (Servern) zu wechseln oder unterschiedliche Benutzerkonten auf einem einzigen Endgerät zu verwenden. Danach können Dokumente mobil erfasst, geprüft, klassifiziert und archiviert werden – ohne dass ein PC erforderlich ist.
Erhöhte Stabilität im automatisierten Scaninput
Für die serverseitige Verarbeitung über den Scaninput-Ordner führt ecoDMS mit der Version 26.01 außerdem eine automatische Integritätsprüfung ein. Das System prüft Dokumente beim Import nun dreifach auf ihre Lesbarkeit.
Dateien, die technisch fehlerhaft sind oder nicht dem Standard entsprechen, werden nach dem dritten Versuch markiert. Sie erhalten automatisch die Endung „.notsupported“ sowie einen Zeitstempel und werden vom weiteren Prozess ausgeschlossen. Dies verhindert, dass beschädigte Dateien den automatisierten Workflow blockieren. Anwender können diese Dateien manuell prüfen und bei Bedarf erneut bereitstellen.
Integration für Netzwerkscanner Epson DS-900WN
Zusätzlich wurde eine spezifische Anwendung für den Netzwerkscanner Epson DS-900WN entwickelt. Diese ermöglicht die Archivierung direkt über das Scanner Interface des Scanners. Das System erkennt dabei Klassifizierungsvorlagen und liest Daten wie Rechnungsnummern selbstständig aus, um sie entweder in der Inbox bereitzustellen oder direkt im Archiv abzulegen.
Fazit: Maximale Flexibilität bei der Archivierung
Das ecoDMS Release 26.01 macht den mobilen Zugriff auf Dokumente so einfach wie nie zuvor und bietet Unternehmen eine flexible Lösung, um ihre Dokumente standortunabhängig zu erfassen, digital zu organisieren und plattformunabhängig zu archivieren.
