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Für die ecoDMS GmbH waren die vergangenen zwölf Monate gleichermaßen spannend und erfolgreich. So hat der Anbieter leistungsfähiger Dokumentenmanagement-, Mailarchivierungs- und Workflow-Lösungen 2019 ein neues Produkt veröffentlicht, seine Kundenzahl erhöhen und neue Reseller gewinnen können. Turbulent ging es dann noch einmal im Herbst zu. Denn dann hat die ecoDMS GmbH neue und größere Räumlichkeiten am Unternehmensstandort Aachen bezogen.

Michael Schmitz, Geschäftsführer der ecoDMS GmbH, fasst 2019 wie folgt zusammen: „Für uns war 2019 ein sehr aufregendes, spannendes Jahr. Dies lag vor allem daran, dass wir mit ecoWorkflow ein neues Produkt veröffentlicht haben. Mit dieser Software können Unternehmen dokumentenbezogene Prozesse optimieren und somit ihre Verwaltungskosten drastisch senken. Darüber hinaus haben wir 2019 unsere Kundenzahl um 25 Prozent erhöht und mittlerweile mehr als 750 IT-Systemhäuser bzw. Fachhändler als Reseller gewinnen können. Mit diesem Wachstum einhergehend haben wir unsere Mitarbeiterzahl um ein Viertel aufgestockt. Deshalb, und das war das abschließende Highlight der vergangenen zwölf Monate, haben wir vor Kurzem neue, größere Räumlichkeiten in Aachen bezogen. Wir gehen davon aus, dass 2020 bei Unternehmen das Thema ‚automatisierte Verarbeitung von dokumentenbezogenen Prozessen‘ noch weiter in den Fokus rückt. Hierfür sind wir mit ecoWorkflow bestens ausgestattet und freuen uns auf neue Herausforderungen.“

Mit dem automatischen E-Mailarchiv „ecoMAILZ“ von der ecoDMS GmbH können alle ein- und ausgehenden E-Mails schnell, sicher und gesetzeskonform archiviert werden. Die Software ist mit einem Lizenzpreis von 49 Euro pro Benutzer ein wahres Schnäppchen. Im Lizenzpreis inbegriffen ist außerdem der Bezug von Updates für die Dauer von 24 Monaten. Die browserbasierte Oberfläche ist leicht zu bedienen und ermöglicht einen standortunabhängigen Zugriff auf die gespeicherten Nachrichten. Alle E-Mails werden sicher in Daten-Containern gespeichert. Diese befinden sich direkt beim Kunden und nicht auf fremden Servern.

ecoMAILZ ruft die E-Mails bereits beim Eintreffen am Server ab und legt sie sofort im Mailarchiv ab. Über den Web Client können die berechtigten Benutzer nach dem Login die zuständigen E-Mails einsehen. Via Volltextrecherche und Filterfunktionen ist ein blitzschnelles Wiederfinden kinderleicht.

Den gesetzlichen Anforderungen einer korrekten E-Mailarchivierung kommt ecoMAILZ ebenfalls nach. Hier arbeitet die Software mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Jede Nachricht erhält einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. So können beispielsweise private E-Mails innerhalb einer Frist entsprechend gekennzeichnet werden. ecoMAILZ erkennt die Markierungen und weiß, dass diese nicht in das Archiv überführt werden sollen.

Auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird von ecoMAILZ beachtet. Die Benutzer können nach dem 4-Augen-Prinzip Nachrichten, die aus wichtigem Grund wieder gelöscht werden müssen, unwiderruflich aus dem Archiv entfernen.

Neben dem Web Client verfügt ecoMAILZ über eigene Plug-ins für MS Outlook und Thunderbird. Diese verbinden ecoMAILZ mit der jeweiligen E-Mail-Oberfläche. So können die Anwender den Archivierungsstatus direkt im E-Mail-Client überwachen und verschiedene Archivierungseinstellungen vornehmen.

Speziell für das hauseigene Dokumentenarchiv „ecoDMS“ haben die Aachener ebenfalls eine Integrationsmöglichkeit geschaffen. Das dafür verfügbare Plug-in schafft eine Verbindung zwischen dem ecoMAILZ-Mailarchiv und dem Dokumentenarchiv "ecoDMS". Darüber können die archivierten E-Mails aus ecoMAILZ auch in ecoDMS abgelegt und wiedergefunden werden.

Diese und weitere Informationen rund um die Software der ecoDMS GmbH gibt es im Internet unter www.ecodms.de. Auf der Webseite gibt neben zahlreichen Produktinformationen auch die aktuellsten Versionen zum Download. Über den Onlineshop können Lizenzen für die Vollversionen der Produkte und Support Pakete erworben werden.