Pressemitteilungen, News, Updates | ecoDMS
Herzlich Willkommen im Pressebereich von ecoDMS – Ihrer Quelle für offizielle Mitteilungen, Unternehmensnews und aktuelle Software-Releases. Bleiben Sie immer auf dem Laufenden über unsere neuesten Produktversionen und erfahren Sie aus erster Hand, wie wir das digitale Dokumentenmanagement weiterentwickeln.
ecoWorkflow: Gut beraten Prozesse automatisieren
- Details
- Pressemitteilungen, News, Updates | ecoDMS
- 3 Minuten
Die Einführung einer Workflow-Lösung erfordert viel Wissen darüber, wie man interne Abläufe optimieren und perfekt umsetzen kann. Hier ist eine gute Beratung das „A und O“. Und genau deshalb bieten die Aachener für IT-Systemhäuser und Reseller eine interessante und lehrreiche Weiterbildung zum Certified Business Partner an. Hier werden die künftigen „CBP‘s“ fit gemacht um ecoWorkflow professionell bei ihren Kunden implementieren zu können. In einem zweitägigen Workshop wird das notwendige Wissen direkt beim künftigen Partner vor Ort vermittelt. Der zertifizierte Workflow-Partner ist anschließend in der Lage die erforderlichen Maßnahmen beim Endkunden zu erkennen, Prozesse selbstständig umzusetzen und das Workflow-System individuell nach Kundenwunsch zu modellieren.
Die Resonanz ist von Anfang an sehr positiv. Immer mehr Systemhäuser sind auf der Suche nach einer bezahlbaren und leicht zu bedienenden Workflow-Lösung für Ihre Kunden. Das Interesse an der Zertifizierung ist daher groß. Bis August 2019 haben bereits 6 Partner das Schulungsprogramm absolviert und weitere Termine befinden sich schon in der Pipeline.
Mit der Zertifizierung zum ecoWorkflow-Spezialisten nehmen die Certified Business Partner eine optimale Software zur Automatisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse in das bestehende Portfolio mit auf. ecoWorkflow passt sich wie ein maßgeschneiderter Anzug in die Abläufe und Strukturen eines Unternehmens ein. Die benutzerfreundliche Umsetzung der gesamten Lösung erlaubt es, die notwendigen Abläufe ganz ohne Programmierkenntnisse abzubilden. Ein intelligentes Rollen- und Benutzerkonzept ordnet die jeweiligen Aufgaben den dafür vorgesehenen Fachbereichen zu.
Die moderne Technologie von ecoWorkflow ermöglicht eine schnelle Installation und eine besonders leichte Konfiguration der gesamten Workflow-Umgebung. Die Anwender können sich direkt über den eigenen Internetbrowser einloggen und mit der Arbeit beginnen. Mittels Web Client können die erforderlichen Prozesse angestoßen, Freigaben erteilt oder Aufgaben delegiert werden.
Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.
Effizientes Arbeiten und weniger Papier mit ecoDMS
- Details
- Pressemitteilungen, News, Updates | ecoDMS
- 2 Minuten
Via Mausklick stehen die benötigten Arbeitsunterlagen innerhalb weniger Sekunden zur Weiterbearbeitung bereit. Wird ein bestimmter Beleg benötigt, braucht der zuständige Mitarbeiter lediglich die erforderlichen Suchbegriffe eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse übersichtlich in einer Tabelle angezeigt. Möglich macht dies die integrierte Volltextsuche des Dokumenten-Management-Systems. Die Dokumentensuche ist damit so einfach wie googeln.
Das System kann flexibel konfiguriert werden. Als Dokumentenarchiv erfüllt ecoDMS jegliche Anforderungen an eine professionelle Dokumenten-Management-Lösung. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung, über die Archivierung beliebiger Dateien inklusive der individuellen Klassifizierung und Zuordnung dieser, bis hin zu zahlreichen Such- und Filterfunktionen, einer praktischen Versionsverwaltung, einer aussagekräftigen Dokumentenhistorie, professionellen Einstellungs- und Berechtigungsmöglichkeiten und einem revisionskonformen Löschsystem, lässt ecoDMS keine Wünsche offen. Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Funktionen von ecoDMS.
Papierdokumente können mit dem hauseigenen Scanner digitalisiert und an die Inbox vom ecoDMS-System übergeben werden. Dateien, die bereits in elektronischer Form vorliegen können einfach per Drag und Drop in die Software gezogen werden. Speziell für E-Mails gibt es zudem ein Addon für Thunderbird und Outlook. Office-Dokumente können aus LibreOffice und MS Office ebenfalls über ein Plugin archiviert werden. So befinden sich alle Unternehmensdaten sicher in einer Datenbank.
Als plattformunabhängiges Client-Server-System kann ecoDMS nahezu in allen IT-Infrastrukturen eingesetzt werden. Die Server-Komponente läuft unter Ubuntu, Debian, Windows, Synology-NAS, QNAP-NAS, Raspberry Pi. Die Desktop-Oberfläche, welche den Zugriff auf den ecoDMS Server ermöglicht, gibt es für MacOS, Windows, Ubuntu und Debian. Darüber hinaus sorgt der Web Client für einen externen Zugriff von beliebigen Endgeräten aus mittels Internetbrowser. Dazu zählen selbstverständlich auch das Smartphone und Tablet.
Der Nutzerkreis von ecoDMS wächst stetig. Seit Jahren gilt die Software als das Top-Archivsystem für kleine- und mittelständische Unternehmen. Der günstige Preis von 89 Euro (inkl. 19% Mwst) pro Benutzer macht die Lösung außerdem für Privatleute sehr interessant. Der Preisunterschied zu anderen DMS-Lösungen fällt sofort auf. Mit ecoDMS erhalten die Kunden eine große Software für kleines Geld. Hinzu kommen die schnelle Installation und die einfache Bedienung. Die Einarbeitungszeit in das Archivsystem ist nicht hoch. Die API-Schnittstelle von ecoDMS erlaubt zudem eine individuelle Anbindung an beliebige Drittsysteme.
Eine kostenlose Demoversion, den Kauf der Vollversion und viele weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.
ecoDMS bringt Certified-Business-Partner-Programm an den Start
- Details
- Pressemitteilungen, News, Updates | ecoDMS
- 3 Minuten
„Unser Certified-Business-Partner-Programm versetzt Unternehmen in die Lage, ecoWorkflow bei Kunden erfolgreich zu implementieren und zu pflegen“, sagt Adruni Ishan, Prokurist der ecoDMS GmbH, der die Partner zertifiziert. „Dazu führen wir einen zweitägigen Workshop direkt beim Partner durch, der das notwendige Wissen vermittelt, um Prozesse selbstständig aufzusetzen und individuell zu modellieren.“
Zu Beginn des Workshops findet ein Kick-off-Meeting mit Entscheidern statt, in dem ein einheitliches Verständnis für Projekte und deren Aufbau gelegt wird. Anschließend geht es direkt in medias res. Die Mitarbeiter von ecoDMS erarbeiten gemeinsam mit den Fachbereichen, wie typische Prozesse, z. B. die Rechnungseingangsbearbeitung, bisher verlaufen. Darauf aufbauend präsentiert ecoDMS zunächst in der Theorie einen optimierten Prozessablauf unter Berücksichtigung der vorhandenen IT-Infrastruktur. Am zweiten Workshop-Tag geht es dann darum, dass die Reseller und Systemhäuser diesen Lösungsansatz unter fachlicher Anleitung direkt mit ecoWorkflow abbilden. Zur Definition der Prozesse beinhaltet die webbasierte Lösung von ecoDMS den Modeller. Mit dem integrierten Designer wiederum werden die Benutzermasken zur Prozessabarbeitung gestaltet.
„Die Teilnehmer erhalten mit diesem Learning-by-doing-Ansatz direkt ein Gefühl dafür, wie sie unser ecoWorkflow bei ihren Kunden erfolgreich anwenden können“ sagt Adruni Ishan. „So gehören zum Lieferumfang der Software Templates, die gängige Prozesse abbilden und individuell auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten werden können. Auch lernen die angehenden Certified Business Partner in unserem Workshop, wie sie über das Rollen- und Benutzerkonzept Unteraufgaben bestimmten Fachbereichen zuordnen bzw. Fremdapplikationen an ecoWorkflow anbinden.“ Nachdem der Workshop erfolgreich absolviert wurde, erhalten die Partner – neben dem Zertifikat – für vertriebliche Zwecke eine kostenlose ecoWorklow-Lizenz. Außerdem leitet ecoDMS Anfragen zu ecoWorkflow direkt an sie weiter.
Interessierte können unter
Software zur Archivierung für kleines Geld
- Details
- Pressemitteilungen, News, Updates | ecoDMS
- 2 Minuten
Mit fairen Lizenzpreisen von einmalig 89 Euro für ecoDMS pro gleichzeitiger Verbindung und 49 Euro für ecoMAILZ pro Benutzer, ist die ecoDMS GmbH der günstigste Anbieter. Das ecoDMS Archiv wird für Privatleute als limitierte Free4Three Version sogar kostenfrei angeboten. Unter www.ecodms.de können beide Produkte kostenlos heruntergeladen, als Demoversion getestet und anschließend mit wenigen Mausklicks lizenziert werden. Auf der Webseite der Herstellers finden die Kunden außerdem ausführliche Produktinformationen, Handbücher, Videos und vieles mehr.
Die Archivsysteme ecoDMS und ecoMAILZ laufen beide direkt beim Kunden. Somit befinden sich alle Dateien sicher beim Verbraucher in einer Container betriebenen Datenbank und nicht auf fremden Servern. Unter Verwendung modernster Programmiertechniken können beide Systeme plattformunabhängig installiert werden. Der Zugriff auf das ecoDMS Archiv ist via Desktop Client am Computer und via Web Client in einem Browser an beliegen Endgeräten wie zum Beispiel Smartphone und Tablet möglich. Der Zugriff auf ecoMAILZ erfolgt über den Web Client am PC, Smartphone oder Tablet.
Der Archivierung sind mit ecoDMS und ecoMAILZ nahezu keine Grenzen gesetzt. Die Archivsysteme können flexibel auf die eigenen Strukturen und Bedürfnisse eingerichtet werden. Die enorme Skalierbarkeit der Software macht die Nutzung in beliebigen Branchen und Nutzerkreisen möglich. So können die Systeme entweder als lokale Einzelplatz-Lösung oder als Netzwerk-Lösung in frei wählbarer Nutzerhöhe betrieben werden.
Die Installation und Anwendung der Archivsysteme ist benutzerfreundlich und einfach. Beide Produkte können bei Bedarf selbstverständlich gleichzeitig genutzt werden. Die technische Umsetzung der Komponenten lässt ecoDMS und ecoMAILZ perfekt miteinander verschmelzen.
Das Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden der archivierten Daten geht leicht von der Hand. ecoMAILZ ruft die E-Mails bereits beim Eintreffen auf dem Mailserver ab und archiviert diese dann vollkommen automatisch. Auch ecoDMS ist kinderleicht zu Handhaben. Die Dokumente werden einfach ins Archiv geschoben und dann entsprechend klassifiziert. Bei der Ablage und Zuordnung der Dokumente bekommen die Anwender großartige Unterstützung vom integrierten Vorlagen Designer. Dieser erkennt darin hinterlegte Dokumente und führt die weiteren Archivierungs- und Klassifizierungsschritte selbstständig aus.
Via Volltextsuche können alle archivierten Daten in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Die Volltextindizierunug erfolgt automatisch im Hintergrund ohne das weitere Zutun der Nutzer. Neben der Volltextsuche verfügen beide Systeme über weitere, hilfreiche Recherchefunktionen. So geht kein Dokument verloren.
Sowohl ecoDMS als auch ecoMAILZ bieten in der Vollversion verschiedene Anschlüsse an Drittsysteme. ecoDMS enthält Plugins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, MS Outlook, Thunderbird und verfügt über einen PDF/A-Drucker. ecoMAILZ beinhaltet Addons für Thunderbird und MS Outlook. Alle Komponenten sind im Lizenzpreis enthalten und somit fester Bestandteil der Archivlösungen.
Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.
Digitale Archivierung: Sicher, plattformunabhängig, gesetzeskonform und günstig
- Details
- Pressemitteilungen, News, Updates | ecoDMS
- 3 Minuten
Die Software „ecoDMS“ gilt schon lange als das elektronische Dokumentenarchiv zur langfristigen, gesetzeskonformen Aufbewahrung jeglicher Dateien und Informationen. Mit einem günstigen Lizenzpreis von 89 Euro inkl. 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung bei voller Leistung bietet der Aachener Hersteller ein professionelles Archivsystem für jedermann an. ecoDMS ist schnell installiert, plattformunabhängig nutzbar, leicht zu bedienen und flexibel zu konfigurieren. Die Archivierung, Verwaltung und das Wiederfinden der gespeicherten Daten wird mit ecoDMS zum Kinderspiel.
Digitalisierung und elektronische Archivierung schnell, einfach und günstig
- Details
- Pressemitteilungen, News, Updates | ecoDMS
- 3 Minuten
Die ecoDMS GmbH aus Aachen bietet erstklassige Archivierungssoftware zu fairen Preisen an. Unternehmen und Privatleute können mit dem Dokumentenarchiv „ecoDMS“ und dem E-Mailarchiv „ecoMAILZ“ jegliche Dokumente, Dateien und E-Mails langfristig, sicher und gesetzeskonform in elektronischen Archiven speichern. Das günstige Lizenzmodell macht den Einsatz dieser Software für jedermann möglich.
Mit einem Lizenzpreis von einmalig 89 Euro pro gleichzeitiger Verbindung für das ecoDMS Archiv und 49 Euro pro Benutzer für ecoMAILZ sind die Produkte der Aachener Spitzenreiter der günstigen Archivsysteme. Die Produkte können unabhängig voneinander erworben und eingesetzt werden.
Elektronische Dokumentenarchivierung mit ecoDMS
Die elektronische Dokumentenarchivierung mit ecoDMS ist mehr als nur die revisionskonforme, langfristige Aufbewahrung von Informationen. ecoDMS bietet einen unternehmensweiten, plattform- und standortunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente, Informationen und Daten. In Sekundenschnelle können ein- und ausgehende Dokumente im Archivsystem abgelegt, verwaltet und wiedergefunden werden.
Die Zuordnung neuer Dokumente kann ecoDMS automatisch auf Basis von Klassifizierungsvorlagen vornehmen. Das ecoDMS Archiv verwaltet sämtliche Informationen, die digital vorliegen oder ins elektronische Format überführt werden können. Dazu zählen Rechnungen, Verträge, Anschreiben, Kontoauszüge, Tabellen, Multimedia-Dateien, Zeichnungen, Bestellungen, Notizen und vieles mehr.
Die Metadaten, Klassifizierungen und Inhalte jeder einzelnen Datei bilden die Basis für ein rasches Wiederfinden. Hierzu bietet ecoDMS intelligente Suchfunktionen, darunter eine Volltextsuche. Der Volltextindex wird automatisch mit der Archivierung einer Datei vom Archivsystem im Hintergrund erzeugt. Darüber hinaus gibt es zahlreiche andere Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten im System. In einer Dokumentenvorschau können die Suchergebnisse bequem angesehen werden.
Zugriff auf die Datenbank und somit auf das gesamte Archivsystem erhält man via Desktop Client am Computer und via Web Client über den Internetbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Das System erfüllt die Anforderungen eines Dokumentenarchivs voll und ganz.
Neben den vielen Archivierungsmöglichkeiten und Suchfunktionen bietet ecoDMS den vollen Luxus. Angefangen von einer integrierten Versionsverwaltung, Versand- und Exportfunktionen, einem virtuellen Clipboard zum Bündeln von Dokumenten, über einen flexiblen Einstellungsdialog zum Abbilden eigener Strukturen und Dokumentenarten, bis hin zu einem eingebauten Notizblock, einem automatischen Wiedervorlagesystem, einer lückenlosen Protokollierung aller Abläufe mittels Historie, Plugins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird und einem PDF/A-Drucker zum Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen, lässt ecoDMS keine Wünsche offen.
Das System arbeitet revisionskonform. Dabei werden die Regeln und Anforderungen der DSGVO und GoBD zeitgemäß eingehalten und erfüllt. Für Privatleute ist die Software als leicht eingeschränkte Free4Three dauerhaft kostenfrei nutzbar. Eine Lizenz der Vollversion wird einmalig bezahlt und ist dann zeitlich unbeschränkt für die erworbene ecoDMS Version gültig.
Automatische E-Mailarchivierung mit ecoMAILZ
Das E-Mailarchiv ecoMAILZ dient der langfristigen, gesetzeskonformen und voll automatischen Archivierung ein- und ausgehender E-Mails. ecoMAILZ ruft alle E-Mails direkt am Mailserver ab und legt sie anschließend selbstständig im Mailarchiv ab. Das zweistufige Archivierungskonzept dieser Software eröffnet den Anwendern ganz neue Möglichkeiten bei der E-Mailarchivierung. Gleichzeitig wird die Privatsphäre geschützt.
Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Über einen Web Client erhält man am Computer, Smartphone und Tablet standortunabhängigen Zugriff auf alle archivierten E-Mails. Auch die gesamte Administration und Einrichtung erfolgt bequem und einfach über den Web Client.
Über die integrierte Volltextsuche sind benötigte E-Mails schnell abrufbar. ecoMAILZ arbeitet gesetzeskonform und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Optional kann ecoMAILZ an das Dokumentenarchiv ecoDMS angeschlossen werden. Hierzu gibt es ein Plugin, welches fester Bestandteil dieser Archivlösung ist. Auch für MS Outlook und Thunderbird sind eigene Plugins enthalten. So kann der Archivierungsstatus direkt im Mailclient überwacht werden.
Die Software kann kostenlos mit bis zu 3.000 E-Mails getestet werden. Im Preis der Vollversion inbegriffen ist ein 24-monatiger Bezug von Updates und Upgrades. Ein Benutzer kann zudem mehrere Postfächer archivieren und nutzen.
Diese und weitere Informationen gibt es auf der Internetseite der ecoDMS GmbH unter www.ecodms.de.
