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Die ecoDMS GmbH blickt zurück auf ein spannendes, interessantes und vor allem sehr erfolgreiches Jahr. Mit den beiden Archivlösungen ecoDMS und ecoMAILZ haben die Aachener in 2018 großartige Erfolge erzielt. Die Ergebniszahlen haben die des Vorjahres erneut übertroffen.

Mit den Aachener IT-Lösungen ist die gesetzeskonforme Archivierung jeglicher Dateien und E-Mails komfortabel, günstig und vor allem einfach realisierbar. Ein kundenfreundliches Geschäftsmodell mit fairen Preisen und benutzerfreundlichen Funktionen, entwickelt auf höchstem Niveau und nach neuesten Entwicklungsstandards, lassen die Herzen der Nutzer höher schlagen. Ob Privatperson oder Geschäftskunde – ecoDMS-Software geht jeden etwas an.

Rund 11.000 Kunden vertrauen auf die Archivsysteme des Aachener Unternehmens

Zahlreiche Neukunden hat das Aachener Unternehmen in 2018 dazu gewinnen können. Mehr als 11.000 Kunden aus unterschiedlichen Branchen setzen die ecoDMS-Software inzwischen ein. Hinzu kommen tausende Privatnutzer der freien Archivlösung „ecoDMS Free4Three“. Die Tendenz ist weiterhin steigend. Das große Interesse an den Archivsystemen ist auch den Geschäftsleuten aus dem beratenden IT-Umfeld nicht entgangen. Ende 2018 haben schon über 1000 Reseller die Softwareprodukte in ihr Portfolio mit aufgenommen.

ecoDMS Dokumentenarchiv

2018 schließt mit der Veröffentlichung der nunmehr siebten Generation des eigenen Dokumenten-Management-Systems besonders erfolgreich ab. Mit ecoDMS Version 18.09 (apu) beginnt eine neue Ära der digitalen Dokumentenarchivierung. Das neue Major Release beinhaltet zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen. Darunter ein brandneuer Web Client, der am PC, Smartphone und Tablet genutzt werden kann und die bisherigen Mobile Apps ablöst, Löschfunktionen gemäß GoBD und DSGVO, ein PDF-Editor mit Stempelfunktion, die mehrseitige Erkennung von Textstellen innerhalb von Klassifizierungsvorlagen, eine integrierte Icon-Sammlung im Einstellungsdialog und vieles mehr.

Mit diesem Major Release treffen die Aachener exakt den Geschmack der Nutzer und starten in der DMS-Welt weiter mit Vollgas durch.

Getreu dem Motto „scannen, archivieren, automatisieren und wiederfinden“ ist ecoDMS Version 18.09 (apu) das perfekte Archivsystem für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und Konzerne. Die clevere Kombination aus plattformunabhängigen und hochperformanten Komponenten, wozu neben Client und Server ein PDF-A-Drucker und Plugins für Office- und E-Mailanwendungen zählen, gepaart mit voller Funktionalität, flexiblen Einstellungsmöglichkeiten, benutzerfreundlichen Oberflächen und dem weltweit günstigsten Lizenzmodell, machen ecoDMS zu dem Nummer-Eins-Archivsystem.

Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig günstige 89 Euro inkl. 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung. Vor dem Kauf kann die Software ausgiebig in Form einer kostenlosen Demoversion getestet werden. Für Privatleute steht ecoDMS als Free4Three Edition gratis bereit.

ecoMAILZ E-Mailarchiv

Auch das E-Mailarchiv ecoMAILZ hat in 2018 zahlreiche Neukunden gewinnen können. Diese Software ermöglicht eine gesetzeskonforme und voll automatisierte Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Jegliche Nachrichten können sicher in einem zentralen Archiv gespeichert und schnell am PC, Handy und Tablet wiedergefunden werden.

Die E-Mails werden bereits beim Eintreffen auf dem Server von ecoMAILZ geladen und volltextindiziert. Der geringe Konfigurationsaufwand macht ecoMAILZ zu einem transparenten E-Mail-Archiv für jedermann. Über Plugins für den plattformunabhängigen Web Client behalten die Anwender stets die Übersicht über den Archivierungsstatus.

Der Lizenzpreis von ecoMAILZ beträgt günstige 49 Euro inkl. 19% MwSt. pro Benutzer. Im Preis inbegriffen ist ein 24-monatiger Bezug von Updates und Upgrades. Ein Benutzer kann zudem mehrere Postfächer archivieren und nutzen.

Moderner Verkauf im Internet

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail.

Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS Version 18.09 (apu) können alle Dokumente gesetzeskonform und sicher in einem zentralen, digitalen Dokumentenarchiv gespeichert werden. Das System arbeitet revisionskonform und orientiert sich an den gesetzlichen Anforderungen der GoBD und DSGVO. Das aktuelle Major Release von ecoDMS hat speziell zur Einhaltung der GoBD und DSGVO neue Funktionen erhalten. In einem gesicherten, mehrstufigen Prozess können freigegebene Dokumente unter Berücksichtigung einer Aufbewahrungsfrist unwiderruflich aus dem Archivsystem entfernt werden. Angelegte Benutzer können bei Bedarf aus dem System entfernt und deren Dokumenten- und Ordnerberechtigungen an einen anderen Benutzer übergeben werden. Mit dem Löschen werden jegliche Benutzerinformationen im Archiv anonymisiert.

Im Interview mit dem Magazin "Chefbüro" steht unser Geschäftsführer Michael Schmitz Rede und Antwort zum Thema "Archivierung: Gut und günstig!".

Mit den Archivsystemen ecoDMS und ecoMAILZ der Aachener Softwarefirma ecoDMS GmbH können Dokumente, Dateien und E-Mails gesetzeskonform archiviert und blitzschnell wiedergefunden werden. Die Aachener überzeugen dabei mit einem komplett eigenen, neuartigen und sehr modernem Konzept. Getreu dem Motto „Viel Software für wenig Geld“ sind die Archivierungssysteme von der ecoDMS GmbH bei vollem Funktionsumfang für jedermann erschwinglich.

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS, das für einmalig 69 Euro pro Lizenz angeboten wird – und der Preis fällt tatsächlich nur einmal an – liegen die Aachener im Bereich der Dokumentendigitalisierung und Archivierung ganz weit vorne. Das ecoDMS Archiv gilt bereits seit vielen Jahren als sehr beliebtes Dokumentenarchiv in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Tausende private und gewerbliche Nutzer setzen schon lange auf ecoDMS. Mit dieser Software können beliebige Dokumente und Daten in einem zentralen Archiv langfristig gespeichert werden. Zur Digitalisierung von Papierdokumenten werden herkömmliche Dokumentenscanner verwendet. Digitale Daten wie Office-Dateien, PDFs, Mails, Rechnungen, Zeichnungen, Verträge, Bilder, Videos und vieles mehr, können in Sekundenschnelle einfach ins Archiv gezogen werden. Speziell für verschiedene MS Office und OpenOffice Anwendungen und für Outlook und Thunderbird gibt es außerdem eigene Plugins. Jede lesbare Information wird mit der Archivierung von ecoDMS volltextindiziert. Über die integrierte Volltextsuche ist ein anschließendes Wiederauffinden blitzschnell möglich. Die Archivierungssoftware basiert auf einer Client-Server-Technologie. Die Installation der dafür notwendigen Komponenten kann schnell, benutzerfreundlich, einfach und plattformübergreifend unter Windows, Linux, MacOS, Raspbian und auf einem NAS-Gerät erfolgen. Für unterwegs ist der Zugriff auf das Archiv darüber hinaus via Mobile App und Browser möglich. Die Strukturen eines Unternehmens und Privatnutzers können individuell und völlig flexibel über den Einstellungsdialog vorgenommen werden. Die Bedienung von ecoDMS ist einfach und intuitiv.

Mit dem E-Mailarchiv ecoMAILZ bietet die ecoDMS GmbH seit Herbst 2017 eine eigenständige Lösung zur rechtskonformen Mailarchivierung an. Die Software kostet 49 Euro pro Benutzer. Im Preis inbegriffen ist auch ein zweijähriger Updateservice. ecoMAILZ ermöglicht die automatische Archivierung elektronischer Nachrichten direkt vom Mailserver weg. ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem. Das Container-Speichersystem von ecoMAILZ bietet bestmögliche Sicherheit bei der Aufbewahrung, Sicherung und Wiederherstellung aller archivierten E-Mails. Ein modernes "Responsive Design" erlaubt den Zugriff auf das E-Mailarchiv via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Die archivierten E-Mails können über den Webclient per Volltextrecherche schnell wiedergefunden werden. Ein Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv ist ebenfalls Bestandteil der Software. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. So können beispielsweise private Nachrichten von der Archivierung ausgenommen werden.

Sowohl ecoDMS als auch ecoMAILZ kann kostenlos getestet werden. Auf der Webseite www.ecodms.de werden die Software-Komponenten, ausführliche Produktinformationen, Handbücher und vieles mehr frei zugänglich für jedermann bereitgestellt. Über den Onlineshop können Lizenzen bequem und bargeldlos bezogen werden.

Das Aachener Softwareunternehmen, die ecoDMS GmbH, bietet mit dem brandneuen Mailarchiv namens „ecoMAILZ“ eine rechtssichere, kinderleichte und zudem günstige Lösung zur automatischen E-Mailarchivierung an. Die Software hat, genau wie das beliebte Dokumentenarchiv ecoDMS, die konzerneigene Firma „applord GmbH“ entwickelt. Mit ecoMAILZ wird die gesetzeskonforme Ablage elektronischer Nachrichten für jedermann möglich. Mit einem einmaligen Lizenzpreis von 49 Euro für die Vollversion und einer benutzerfreundlichen Oberfläche überzeugen die Aachener auf ganzer Linie.

ecoMAILZ ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Beliebig viele Nachrichten können mit dieser Software langfristig und sicher archiviert werden. Das Wiederauffinden der gespeicherten E-Mails ist Dank der integrierten Suchfunktionen kinderleicht. Die Mails können auf Basis der enthaltenen Metainformationen und mittels Volltextsuche blitzschnell wiedergefunden werden.

Genutzt werden kann die Oberfläche des Programms am PC, Handy und Tablet. Möglich macht dies das clever gestaltete Responsive Design. Aktuell stehen die Komponenten für Windows zur Verfügung. Die Entwicklung für weitere Betriebssysteme ist bereits im vollem Gange. Schon bald wird ecoMAILZ auch für ausgewählte Linux-Distributionen und NAS-Geräte bereitstehen. Das MS Office Addin für Outlook verbindet darüber hinaus ecoMAILZ mit der bestehenden Mailoberfläche von MS Outlook. So können die Nutzer den Archivierungsstatus direkt in Outlook überwachen und verschiedene Archivierungseinstellungen vornehmen. Für Thunderbird wird es ebenfalls demnächst ein eigenes Plugin geben.

Bei der Archivierung kann exakt eingestellt werden welche Mails tatsächlich aufgenommen werden sollen. Die Sichtungsfrist erlaubt den Anwendern innerhalb einer frei definierbaren Zeit nicht archivierungs- relevante Daten von der endgültigen Ablage auszuschließen. So können zum Beispiel private E-Mails oder Spam-Nachrichten vom Archiv ferngehalten werden.

Die Basis von ecoMAILZ bildet ein hochmodernes Container-Speichersystem. Diese ausgereifte Speichertechnologie benötigt keine separate Datenbank. Die Authentifizierung der E-Mails erfolgt bequem und einfach anhand der Zugangsdaten vom bestehenden Mailserver des Kunden. Die Übermittlung der E-Mail-Daten gleicht dabei dem Einrichten eines herkömmlichen E-Mail- Clients. Es müssen lediglich die bekannten Verbindungsdaten vom Mailserver mit den dazugehörigen Zugangsdaten in ecoMAILZ hinterlegt werden. Den Rest erledigt das Mailarchiv. Alle E-Mails werden bereits beim Eintreffen auf dem Server von ecoMAILZ geladen und volltextindiziert. Der geringe Konfigurationsaufwand macht ecoMAILZ zu einem transparenten und performanten E-Mail Archiv. Alle Daten liegen selbstverständlich beim Kunden und nicht auf fremden Servern oder bei der ecoDMS GmbH.

Die Software kann kostenlos unter www.ecodms.de heruntergeladen und mit bis zu 3000 Mails unverbindlich getestet werden. Der Kauf einer Vollversion-Lizenz ist ebenfalls bequem über die Webseite der ecoDMS GmbH möglich.

Die Aachener Softwarefirma ecoDMS GmbH, ein Unternehmen der applord-Gruppe, bietet Software zur einfachen, perfekten und gleichzeitigen günstigen Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten, Dateien und E-Mails. Mit den Softwareprodukten ecoDMS und ecoMAILZ ist das Unternehmen der weltweit günstigste Anbieter auf diesem Gebiet.