Gratis Live Demo am 16. Oktober

In unseren Online-Präsentationen geben wir Ihnen eine Übersicht über unsere Softwarelösungen ecoDMS, dem WORKZ Add-on und ecoMAILZ.

Erfahren Sie in der nächsten ecoDMS Gratis Live Demo, wie einfach das Archivieren von XRechnungen ist.

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Aktuelle News, Meldungen, Informationen und Bilder von ecoDMS

Aktuelle News + Pressemitteilungen

Die ecoDMS GmbH aus Aachen bietet erstklassige Archivierungssoftware zu fairen Preisen an. Unternehmen und Privatleute können mit dem Dokumentenarchiv „ecoDMS“ und dem E-Mailarchiv „ecoMAILZ“ jegliche Dokumente, Dateien und E-Mails langfristig, sicher und gesetzeskonform in elektronischen Archiven speichern. Das günstige Lizenzmodell macht den Einsatz dieser Software für jedermann möglich. Mit einem Lizenzpreis von einmalig 89 Euro pro gleichzeitiger Verbindung für das ecoDMS Archiv und 49 Euro pro Benutzer für ecoMAILZ sind die Produkte der Aachener Spitzenreiter der günstigen Archivsysteme. Die Produkte können unabhängig voneinander erworben und eingesetzt werden.

Elektronische Dokumentenarchivierung mit ecoDMS

Die elektronische Dokumentenarchivierung mit ecoDMS ist mehr als nur die revisionskonforme, langfristige Aufbewahrung von Informationen. ecoDMS bietet einen unternehmensweiten, plattform- und standortunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente, Informationen und Daten. In Sekundenschnelle können ein- und ausgehende Dokumente im Archivsystem abgelegt, verwaltet und wiedergefunden werden. Die Zuordnung neuer Dokumente kann ecoDMS automatisch auf Basis von Klassifizierungsvorlagen vornehmen. Das ecoDMS Archiv verwaltet sämtliche Informationen, die digital vorliegen oder ins elektronische Format überführt werden können. Dazu zählen Rechnungen, Verträge, Anschreiben, Kontoauszüge, Tabellen, Anschreiben, Multimedia-Dateien, Zeichnungen, Bestellungen, Notizen und vieles mehr. Die Metadaten, Klassifizierungen und Inhalte jeder einzelnen Datei bilden die Basis für ein rasches Wiederfinden. Hierzu bietet ecoDMS intelligente Suchfunktionen, darunter eine Volltextsuche. Der Volltextindex wird automatisch mit der Archivierung einer Datei vom Archivsystem im Hintergrund erzeugt. Darüber hinaus gibt es zahlreiche andere Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten im System. In einer Dokumentenvorschau können die Suchergebnisse bequem angesehen werden. Zugriff auf die Datenbank und somit auf das gesamte Archivsystem erhält man via Desktop Client am Computer und via Web Client über den Internetbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Das System erfüllt die Anforderungen eines Dokumentenarchivs voll und ganz Neben den vielen Archivierungsmöglichkeiten und Suchfunktionen bietet ecoDMS den vollen Luxus. Angefangen von einer integrierten Versionsverwaltung, Versand- und Exportfunktionen, einem virtuellen Clipboard zum Bündeln von Dokumenten, über einen flexiblen Einstellungsdialog zum Abbilden eigener Strukturen und Dokumentenarten, bis hin zu einem eingebauten Notizblock, einem automatischen Wiedervorlagesystem, einer lückenlosen Protokollierungen aller Abläufe mittels Historie, Plugins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird und einem PDF/A-Drucker zum Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen, lässt ecoDMS keine Wünsche offen. Das System arbeitet revisionskonform. Dabei werden die Regeln und Anforderungen der DSGVO und GoBD zeitgemäß eingehalten und erfüllt. Für Privatleute ist die Software als leicht eingeschränkte Free4Three dauerhaft kostenfrei nutzbar. Eine Lizenz der Vollversion wird einmalig bezahlt und ist dann zeitlich unbeschränkt für die erworbene ecoDMS Version gültig.

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Automatische E-Mailarchivierung mit ecoMAILZ

Das E-Mailarchiv ecoMAILZ dient der langfristigen, gesetzeskonformen und voll automatischen Archivierung ein- und ausgehender E-Mails. ecoMAILZ ruft alle E-Mails direkt am Mailserver ab und legt sie anschließend selbstständig im Mailarchiv ab. Das zweistufige Archivierungskonzept dieser Software eröffnet den Anwendern ganz neue Möglichkeiten bei der E-Mailarchivierung. Gleichzeitig wird die Privatsphäre geschützt. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Über einen Web Client erhält man am Computer, Smartphone und Tablet standortunabhängigen Zugriff auf alle archivierten E-Mails. Auch die gesamte Administration und Einrichtung erfolgt bequem und einfach über den Web Client. Über die integrierte Volltextsuche sind benötigte E-Mails schnell abrufbar. ecoMAILZ arbeitet gesetzeskonform und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Optional kann ecoMAILZ an das Dokumentenarchiv ecoDMS angeschlossen werden. Hierzu gibt es ein Plugin, welches fester Bestandteil dieser Archivlösung ist. Auch für MS Outlook und Thunderbird sind eigene Plugin enthalten. So kann der Archivierungsstatus direkt im Mailclient überwacht werden. Die Software kann kostenlos mit bis zu 3.000 E-Mails getestet werden. Im Preis der Vollversion inbegriffen ist ein 24-monatiger Bezug von Updates und Upgrades. Ein Benutzer kann zudem mehrere Postfächer archivieren und nutzen.

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Diese und weitere Informationen gibt es auf der Internetseite der ecoDMS GmbH unter www.ecodms.de.
Die Archivsysteme der ecoDMS GmbH ermöglichen es jegliche Dokumente, Daten, Informationen und E-Mails langfristig und geschützt in einem zentralen Archiv zu speichern. Die hoch moderne Technik der Archivlösungen bietet dabei einen standort- und plattormunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Dateien. Eine sichere, rechtskonforme Langzeitarchivierung schützt vor Manipulationen und Verlusten und minimiert die rechtlichen Risiken bei der Datenhaltung. Der zentrale Archivzugriff bewirkt ein blitzschnelles Archivieren, Verwalten und Wiederfinden aller ein- und ausgehenden Dokumente am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet. Die schnelle Installation, eine benutzerfreundliche Bedienung, flexible Einrichtungsmöglichkeiten und ein faires, günstiges Lizenzmodell, zeichnen die Produkte der ecoDMS GmbH neben vielen weiteren Faktoren aus.

ecoDMS: Jegliche Dokumente revisionssicher scannen, archivieren, verwalten

Als weltweit günstigstes Archivsystem ist ecoDMS der Standard für eine plattformunabhängige, langfristige und revisionskonforme Archivierung von Dokumenten. Die bereits siebte Generation der erfolgreichen DMS-Lösung heißt „ecoDMS Version 18.09 (apu)“. Diese ist seit Oktober 2018 auf dem Markt. Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig 89 Euro inkl. 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung.

Das ecoDMS Archiv ist ein modernes, plattformunabhängiges Client-Server-System für Windows, Ubuntu, Debian, Raspberry Pi, MacOS und Docker inkl. Support für NAS-Geräte von QNAP und Synology. Über den Web Client ist darüber hinaus ein standortunabhängiger Zugriff auf das Archiv über den Internetbrowser am PC, Laptop, Smartphone und Tablet möglich.

ecoDMS dient der datenbankgestützten Archivierung elektronischer Dokumente. Papiergebundene und digitale Unterlagen können mit ecoDMS in einem zentralen Dokumentenarchiv eingescannt, archiviert, verwaltet und wiedergefunden werden. Mit wenigen Mausklicks werden die Dokumente revisionskonform archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Nutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien mit der passenden Klassifizierung für die zuständigen Anwender ab.

Via Desktop Client und Web Client kann in Sekundenschnelle auf das Archiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

ecoDMS speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank. Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem gespeichert.

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ecoMAILZ: Gesetzeskonforme, automatisierte E-Mailarchivierung

ecoMAILZ ist eine eigenständige Software zur automatischen und gesetzeskonformen E-Mailarchivierung. Mit der Einführung von ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge vollständig, sicher und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden.

ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem.

Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist, kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden.

Das Container-Speichersystem von ecoMAILZ bietet bestmögliche Sicherheit bei der Aufbewahrung, Sicherung und Wiederherstellung aller archivierten E-Mails. Ein modernes "Responsive Design" erlaubt den Zugriff auf das E-Mailarchiv via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Die archivierten E-Mails können über den Webclient per Volltextrecherche schnell wiedergefunden werden. Ein Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv ist ebenfalls Bestandteil der Software.

Der Lizenzpreis von ecoMAILZ beträgt günstige 49 Euro inkl. 19% MwSt. pro Benutzer. Im Preis inbegriffen ist ein 24-monatiger Bezug von Updates und Upgrades. Ein Benutzer kann zudem mehrere Postfächer archivieren und nutzen.

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Die Aachener bieten ein einzigartiges Vertriebsmodell

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

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Die ecoDMS GmbH blickt zurück auf ein spannendes, interessantes und vor allem sehr erfolgreiches Jahr. Mit den beiden Archivlösungen ecoDMS und ecoMAILZ haben die Aachener in 2018 großartige Erfolge erzielt. Die Ergebniszahlen haben die des Vorjahres erneut übertroffen.

Mit den Aachener-IT-Lösungen ist die gesetzeskonforme Archivierung jeglicher Dateien und E-Mails komfortabel, günstig und vor allem einfach realisierbar. Ein kundenfreundliches Geschäftsmodell mit fairen Preisen und benutzerfreundlichen Funktionen, entwickelt auf höchsten Niveau und nach neuesten Entwicklungsstandards, lassen die Herzen der Nutzer höher schlagen. Ob Privatperson oder Geschäftskunde. ecoDMS-Software geht jeden etwas an.

Rund 11.000 Kunden vertrauen auf die Archivsysteme des Aachener Unternehmens

Zahlreiche Neukunden hat das Aachener Unternehmen in 2018 dazu gewinnen können. Mehr als 11.000 Kunden aus unterschiedlichen Branchen setzen die ecoDMS-Software inzwischen ein. Hinzu kommen tausende Privatnutzer der freien Archivlösung „ecoDMS Free4Three“. Die Tendenz ist weiterhin steigend. Das große Interesse an den Archivsystemen ist auch den Geschäftsleuten aus dem beratenden IT-Umfeld nicht entgangen. Ende 2018 haben schon über 1000 Reseller die Softwareprodukte in ihr Portfolio mit aufgenommen.

ecoDMS Dokumentenarchiv

2018 schließt mit der Veröffentlichung der nunmehr siebten Generation des eigenen Dokumenten-Management-Systems besonders erfolgreich ab. Mit ecoDMS Version 18.09 (apu) beginnt ein neue Ära der digitalen Dokumentenarchivierung. Das neue Major Release beinhaltet zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen. Darunter ein brandneuer Web Client, der am PC, Smartphone und Tablet genutzt werden kann und die bisherigen Mobile Apps ablöst, Löschfunktionen gemäß GoBD und DSGVO, ein PDF-Editor mit Stempelfunktion, die mehrseitige Erkennung von Textstellen innerhalb von Klassifizierungsvorlagen, eine integrierte Icon-Sammlung im Einstellungsdialog und vieles mehr. Mit diesem Major Release treffen die Aachener exakt den Geschmack der Nutzer und starten in der DMS-Welt weiter mit Vollgas durch.

Getreu dem Motto „scannen, archivieren, automatisieren und wiederfinden“ ist ecoDMS Version 18.09 (apu) das perfekte Archivsystem für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und Konzerne. Die clevere Kombination aus plattformunabhängigen und hochperformanten Komponenten, wozu neben Client und Server ein PDF-A-Drucker und Plugins für Office- und E-Mailanwendungen zählen, gepaart mit voller Funktionalität, flexiblen Einstellungsmöglichkeiten, benutzerfreundlichen Oberflächen und dem weltweit günstigsten Lizenzmodell, machen ecoDMS zu dem Nummer-Eins-Archivsystem.

Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig günstige 89 Euro inkl. 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung. Vor dem Kauf kann die Software ausgiebig in Form einer kostenlosen Demoversion getestet werden. Für Privatleute steht ecoDMS als Free4Three Edition gratis bereit.

ecoMAILZ E-Mailarchiv

Auch das E-Mailarchiv ecoMAILZ hat in 2018 zahlreiche Neukunden gewinnen können. Diese Software ermöglicht eine gesetzeskonforme und voll automatisierte Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Jegliche Nachrichten können sicher in einem zentralen Archiv gespeichert und schnell am PC, Handy und Tablet wiedergefunden werden. Die E-Mails werden bereits beim Eintreffen auf dem Server von ecoMAILZ geladen und volltextindiziert. Der geringe Konfigurationsaufwand macht ecoMAILZ zu einem transparenten E-Mail Archiv für jedermann. Über Plugins für den plattformunabhängigen Web Client behalten die Anwender stets die Übersicht über den Archivierungsstatus.

Der Lizenzpreis von ecoMAILZ beträgt günstige 49 Euro inkl. 19% MwSt. pro Benutzer. Im Preis inbegriffen ist ein 24-monatiger Bezug von Updates und Upgrades. Ein Benutzer kann zudem mehrere Postfächer archivieren und nutzen.

Moderner Verkauf im Internet

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.
Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS Version 18.09 (apu) können alle Dokumente gesetzeskonform und sicher in einem zentralen, digitalen Dokumentenarchiv gespeichert werden. Das System arbeitet revisionskonform und orientiert sich an den gesetzlichen Anforderungen der GoBD und DSGVO. Das aktuelle Major Release von ecoDMS hat speziell zur Einhaltung der GoBD und DSGVO neue Funktionen erhalten. In einem gesicherten, mehrstufigen Prozess können freigegebene Dokumente unter Berücksichtigung einer Aufbewahrungsfrist unwiderruflich aus dem Archivsystem entfernt werden. Angelegte Benutzer können bei Bedarf aus dem System entfernt und dessen Dokumenten- und Ordnerberechtigungen an einen anderen Benutzer übergeben werden. Mit dem Löschen werden jegliche Benutzerinformationen im Archiv anonymisiert.

Dokumente gemäß DSGVO & GoBD löschen

ecoDMS beinhaltet ein mehrstufiges Löschkonzept, welches sich an den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien und GoBD-Anforderungen orientiert. Dokumente können in einen virtuellen Papierkorb verschoben und von da aus von autorisierten Benutzern unter Berücksichtigung hinterlegter Aufbewahrungsfristen zum Löschen freigegeben und endgültig aus dem Archiv entfernt werden. Mit dem unwiderruflichen Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert. Außerdem wird das eigentliche Dokument durch ein begründetes Löschprotokoll ersetzt. Der Zugriff auf das Protokoll und deren “Klassifizierungsreste” setzt bestimmte Systemberechtigungen beim Benutzer voraus.

Benutzer gesetzeskonform entfernen

Angelegte Benutzer können bei Bedarf unwiderruflich entfernt werden. In diesem Fall werden Berechtigungen innerhalb von Klassifizierungen und Ordnerstrukturen auf einen anderen, bestehenden Benutzer übertragen. Dieser kann auch eine Gruppe oder eine Systemberechtigung sein. Der gelöschte Benutzer verschwindet anschließend aus jeglichen Vorgängen im System. Dazu zählen auch namentliche Einträge (Benutzername) in der Historie. Diese werden gesetzeskonform anonymisiert.

Revisionssicher Archivieren mit ecoDMS

Das Archivsystem ecoDMS erfüllt die technischen Anforderungen für eine gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung von Dateien und Dokumenten. Die Revisionssicherheit im Allgemeinen ist allerdings von mehreren Faktoren abhängig und sie kann nur durch das Archiv einsetzende Unternehmen selbst erreicht werden. Maßgeblich für die Revisionssicherheit sind unter anderem ein technisch revisionskonformes Archiv (Software), dessen professionelle Einrichtung und Handhabung, die korrekte Zuweisung von Zugriffsrechten, eine regelmäßige Datensicherung und die Durchführung der korrekten internen Arbeitsabläufe innerhalb des jeweiligen Unternehmens. Des weiteren wird eine den GoBD entsprechende Verfahrensdokumentation als Nachweis für die Revisionssicherheit gefordert.

Die Nummer Eins bei der Dokumentenarchivierung

ecoDMS gilt schon lange als der Standard für eine professionelle Dokumentenarchivierung. Mit diesem modernen Archivsystem können jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet eingescannt, archiviert, verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne weiteres Zutun der Anwender klassifiziert werden. Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.

Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.

Dies ist nur ein winziger Auszug des Funktionsumfangs dieser Software. Das System kann zum günstigen Preis von einmalig 89 Euro inkl. 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung unter www.ecodms.de und bei den inzwischen über 1000 Resellern erworben werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.
Im Interview mit dem Magazin "Chefbüro" steht unser Geschäftsführer Michael Schmitz Rede und Antwort zum Thema "Archivierung: Gut und günstig!".

"Es darf nicht sein, dass Lizenzkosten einer Archivierungslösung 80 Prozent des Projektbudgets auffressen", so Michael Schmitz im Interview.

Das vollständige Interview haben wir auf unserer Webseite zum kostenlosen Download als PDF bereitgestellt.

24-06-2019 14:21
DE
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Mit den Archivsystemen ecoDMS und ecoMAILZ der Aachener Softwarefirma ecoDMS GmbH können Dokumente, Dateien und E-Mails gesetzeskonform archiviert und blitzschnell wiedergefunden werden. Die Aachener überzeugen dabei mit einem komplett eigenen, neuartigen und sehr modernem Konzept. Getreu dem Motto „Viel Software für wenig Geld“ sind die Archivierungssysteme von der ecoDMS GmbH bei vollem Funktionsumfang für jedermann erschwinglich.

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS, das für einmalig 69 Euro pro Lizenz angeboten wird – und der Preis fällt tatsächlich nur einmal an – liegen die Aachener im Bereich der Dokumentendigitalisierung und Archivierung ganz weit vorne. Das ecoDMS Archiv gilt bereits seit vielen Jahren als sehr beliebtes Dokumentenarchiv in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Tausende private und gewerbliche Nutzer setzen schon lange auf ecoDMS. Mit dieser Software können beliebige Dokumente und Daten in einem zentralen Archiv langfristig gespeichert werden. Zur Digitalisierung von Papierdokumenten werden herkömmliche Dokumentenscanner verwendet. Digitale Daten wie Office-Dateien, PDFs, Mails, Rechnungen, Zeichnungen, Verträge, Bilder, Videos und vieles mehr, können in Sekundenschnelle einfach ins Archiv gezogen werden. Speziell für verschiedene MS Office und OpenOffice Anwendungen und für Outlook und Thunderbird gibt es außerdem eigene Plugins. Jede lesbare Information wird mit der Archivierung von ecoDMS volltextindiziert. Über die integrierte Volltextsuche ist ein anschließendes Wiederauffinden blitzschnell möglich. Die Archivierungssoftware basiert auf einer Client-Server-Technologie. Die Installation der dafür notwendigen Komponenten kann schnell, benutzerfreundlich, einfach und plattformübergreifend unter Windows, Linux, MacOS, Raspbian und auf einem NAS-Gerät erfolgen. Für unterwegs ist der Zugriff auf das Archiv darüber hinaus via Mobile App und Browser möglich. Die Strukturen eines Unternehmens und Privatnutzers können individuell und völlig flexibel über den Einstellungsdialog vorgenommen werden. Die Bedienung von ecoDMS ist einfach und intuitiv. Mit dem E-Mailarchiv ecoMAILZ bietet die ecoDMS GmbH seit Herbst 2017 eine eigenständige Lösung zur rechtskonformen Mailarchivierung an. Die Software kostet 49 Euro pro Benutzer. Im Preis inbegriffen ist auch ein zweijähriger Updateservice. ecoMAILZ ermöglicht die automatische Archivierung elektronischer Nachrichten direkt vom Mailserver weg. ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem. Das Container-Speichersystem von ecoMAILZ bietet bestmögliche Sicherheit bei der Aufbewahrung, Sicherung und Wiederherstellung aller archivierten E-Mails. Ein modernes "Responsive Design" erlaubt den Zugriff auf das E-Mailarchiv via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet. Die archivierten E-Mails können über den Webclient per Volltextrecherche schnell wiedergefunden werden. Ein Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv ist ebenfalls Bestandteil der Software. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. So können beispielsweise private Nachrichten von der Archivierung ausgenommen werden.

Sowohl ecoDMS als auch ecoMAILZ kann kostenlos getestet werden. Auf der Webseite www.ecodms.de werden die Software-Komponenten, ausführliche Produktinformationen, Handbücher und vieles mehr frei zugänglich für jedermann bereitgestellt. Über den Onlineshop können Lizenzen bequem und bargeldlos bezogen werden.
Das Aachener Softwareunternehmen, die ecoDMS GmbH, bietet mit dem brandneuen Mailarchiv namens „ecoMAILZ“ eine rechtssichere, kinderleichte und zudem günstige Lösung zur automatischen E-Mailarchivierung an. Die Software hat, genau wie das beliebte Dokumentenarchiv ecoDMS, die konzerneigene Firma „applord GmbH“ entwickelt. Mit ecoMAILZ wird die gesetzeskonforme Ablage elektronischer Nachrichten für jedermann möglich. Mit einem einmaligen Lizenzpreis von 49 Euro für die Vollversion und einer benutzerfreundlichen Oberfläche überzeugen die Aachener auf ganzer Linie.

ecoMAILZ ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Beliebig viele Nachrichten können mit dieser Software langfristig und sicher archiviert werden. Das Wiederauffinden der gespeicherten E-Mails ist Dank der integrierten Suchfunktionen kinderleicht. Die Mails können auf Basis der enthaltenen Metainformationen und mittels Volltextsuche blitzschnell wiedergefunden werden. Genutzt werden kann die Oberfläche des Programms am PC, Handy und Tablet. Möglich macht dies das clever gestaltete Responsive Design. Aktuell stehen die Komponenten für Windows zur Verfügung. Die Entwicklung für weitere Betriebssysteme ist bereits im vollem Gange. Schon bald wird ecoMAILZ auch für ausgewählte Linux-Distributionen und NAS-Geräte bereitstehen. Das MS Office Addin für Outlook verbindet darüber hinaus ecoMAILZ mit der bestehenden Mailoberfläche von MS Outlook. So können die Nutzer den Archivierungsstatus direkt in Outlook überwachen und verschiedene Archivierungseinstellungen vornehmen. Für Thunderbird wird es ebenfalls demnächst ein eigenes Plugin geben.

Bei der Archivierung kann exakt eingestellt werden welche Mails tatsächlich aufgenommen werden sollen. Die Sichtungsfrist erlaubt den Anwendern innerhalb einer frei definierbaren Zeit nicht archivierungs- relevante Daten von der endgültigen Ablage auszuschließen. So können zum Beispiel private E-Mails oder Spam-Nachrichten vom Archiv ferngehalten werden.

Die Basis von ecoMAILZ bildet ein hochmodernes Container-Speichersystem. Diese ausgereifte Speichertechnologie benötigt keine separate Datenbank. Die Authentifizierung der E-Mails erfolgt bequem und einfach anhand der Zugangsdaten vom bestehenden Mailserver des Kunden. Die Übermittlung der E-Mail-Daten gleicht dabei dem Einrichten eines herkömmlichen E-Mail- Clients. Es müssen lediglich die bekannten Verbindungsdaten vom Mailserver mit den dazugehörigen Zugangsdaten in ecoMAILZ hinterlegt werden. Den Rest erledigt das Mailarchiv. Alle E-Mails werden bereits beim Eintreffen auf dem Server von ecoMAILZ geladen und volltextindiziert. Der geringe Konfigurationsaufwand macht ecoMAILZ zu einem transparenten und performanten E-Mail Archiv. Alle Daten liegen selbstverständlich beim Kunden und nicht auf fremden Servern oder bei der ecoDMS GmbH.

Die Software kann kostenlos unter www.ecodms.de heruntergeladen und mit bis zu 3000 Mails unverbindlich getestet werden. Der Kauf einer Vollversion-Lizenz ist ebenfalls bequem über die Webseite der ecoDMS GmbH möglich.