Das Autohaus Matt ist ein familiär geführter und kundenorientierter Betrieb in Thüringen mit langer Tradition. Das Unternehmen wurde bereits 1928 von Josef Matt gegründet. Angefangen mit Fahrzeugen von DKW und später dem Trabant, bietet das Autohaus heute eine fachkundige Beratung sowie Verkauf und Service für Pkw, Nutzfahrzeuge, Quads und Zweiräder. Es vereint somit Handel und Werkstatt unter einem Dach.
Seit Mitte 2025 setzt das Autohaus Matt bei der digitalen Archivierung auf ecoDMS. Damit sind sämtliche Dokumente für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zugänglich – darunter Eingangsrechnungen, Personaldokumente wie Weiterbildungsnachweise oder Arbeitszeugnisse sowie Fahrzeugunterlagen, etwa Zulassungen oder Kfz-Briefe.
Zuvor nutzte das Unternehmen ein digitales Archivsystem eines anderen Herstellers, dessen Update jedoch mit extrem hohen Kosten verbunden gewesen wäre. Deshalb suchte Tino Unglaube, Vertriebsleiter und Geschäftsführer der Autohaus Matt GmbH, nach einer Alternative. Bei seiner Recherche stieß er auf ecoDMS. Die Software bietet alle notwendigen Funktionen zur digitalen Archivierung von Dateien, E-Mails und Papierdokumenten.
„Aufgrund des hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnisses und des transparenten Lizenzmodells haben wir uns dann auch schnell für ecoDMS entschieden, zumal wir mit der Lösung auch unsere bestehende Ordnerstruktur übernehmen konnten“, berichtet Tino Unglaube. „Außerdem können wir mit ecoDMS die vermehrt eingehenden XRechnungen nicht nur revisionssicher archivieren, sondern zusätzlich als lesbare PDF-Dateien ablegen, die das System automatisch erzeugt.“
Umfassende Funktionen zur Verarbeitung von E-Rechnungen
ecoDMS beinhaltet noch weitere Features, welche die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen automatisieren und vereinfachen. Die Software prüft konkret die Datenqualität und gibt das Ergebnis als übersichtliche PDF-Datei aus. Eine farbliche Darstellung nach dem Ampelprinzip gewährt den Anwendern einen sofortigen Überblick: E-Rechnungen, die den Vorgaben entsprechen, werden mit der Farbe Grün gekennzeichnet, manuell zu prüfende Dateien mit einem warnenden Gelb. Fehlerhafte Dateien wiederum erhalten die Farbe Rot und sollten nicht akzeptiert werden. Zudem liest ecoDMS sämtliche XML-Daten aus E-Rechnungen aus und überträgt sie in seine entsprechenden Eingabefelder.
Reibungslose Einführung mit vollständiger Datenübernahme
Nachdem sich das Autohaus Matt für ecoDMS entschieden hatte, ging alles sehr schnell. Tino Unglaube installierte das System selbst und erhielt eine kurze Einweisung durch den Hersteller. „Da die Benutzeroberfläche von ecoDMS selbsterklärend ist, konnten wir schnell mit dem System arbeiten“, freut er sich. „Eine große Hilfe war außerdem, dass die ecoDMS GmbH den Import der rund 77.000 im vorherigen Archivsystem abgelegten Dokumente inklusive der existierenden Ordnerstruktur übernommen hat.“
Heute nutzen rund die Hälfte der Mitarbeitenden des Autohauses Matt das System. Sie alle schätzen die intuitive Bedienung und die übersichtliche Oberfläche. Per E-Mail eingehende Rechnungen werden direkt in ecoDMS übertragen, Papierunterlagen eingescannt und anschließend bequem in die Software importiert. Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert und lassen sich dank leistungsfähiger Suchfunktionen in Sekundenschnelle finden. Das integrierte Rollen- und Berechtigungssystem von ecoDMS regelt klar, wer welche Dokumente einsehen darf.
ecoDMS zahlt sich aus
Tino Unglaube ist nach wie vor fest davon überzeugt, dass die Entscheidung für ecoDMS goldrichtig war. „Allein aufgrund der überschaubaren Kostenstruktur rechnet sich das System. Außerdem profitieren wir von einer hohen Zeitersparnis, weniger Platzbedarf bei der Archivierung und einem verbesserten Kundenservice“, betont der Geschäftsführer und ergänzt: „Wenn etwa ein Auto zu uns zur Inspektion kommt und der Kunde seine Zulassung nicht dabeihat, können wir diese in ecoDMS aufrufen und zugleich sehen, wann die nächste Hauptuntersuchung fällig ist. Diese können wir dann gegebenenfalls direkt in unseren Service aufnehmen, was den Kunden natürlich freut.“
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