Das Stadthotel Jülich reduziert mit der Einführung von ecoDMS das tägliche Papierchaos und erzielt eine enorme Zeitersparnis bei der Dokumentensuche.
Jülich / Aachen, Januar 2016: Das Stadthotel Jülich hat die Software ecoDMS für die Archivierung der geschäftlichen Hoteldokumente eingeführt. Das Archivsystem reduziert das tägliche Papierchaos und bewirkt eine Zeitersparnis bei der Dokumentensuche.
Das Stadthotel Jülich wurde 1949 im nordrhein-westfälischen Jülich erbaut. Es liegt ruhig und zentral inmitten der Jülicher Fußgängerzone. Das Hotel verfügt über 33 Zimmer und 22 moderne, komplett ausgestattete Hotelwohnungen. Mit einer Größe von 35m² bis 115m² bieten die Räumlichkeiten genügend Platz für Übernachtungsgäste.
Im Gastgewerbe fallen täglich viele Papierdokumente und digitale Schreiben an, darunter:
- Buchungsbelege und Reservierungen
- Dokumente des Einkaufs
- Interne und externe Korrespondenz
- Rechnungen, Verträge und Gehaltsabrechnungen
Zur Reduzierung dieses „Papierkrams“ suchte das Stadthotel Jülich nach einer günstigen, umfassenden und einfach verständlichen Archivierungssoftware. Dabei stieß der zuständige IT-Verantwortliche, Herr Stefan Lützenkirchen von der Renko GmbH & Co. KG, auf das Dokumenten-Management-System ecoDMS. Nach gründlicher Prüfung der Webseite installierte er die Software als Demoversion.
Das Ziel des Hotels war, durch die Einführung eines Archivierungssystems das tägliche Papieraufkommen durch digitale Prozesse zu reduzieren. Für die Mitarbeiter ist es wichtig, sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren zu können. Neue Dokumentenprozesse und ein einfaches Ablageverfahren sollen den Arbeitsalltag erleichtern. Die benötigten Unterlagen müssen sofort, übersichtlich und zentral verfügbar sein.
Nach Abschluss der Testphase stellte sich ecoDMS als die perfekte Lösung für das Stadthotel heraus. Für die Mitarbeiter ist die Software „qualitativ hochwertig, fair im Preis-Leistungsverhältnis und kundenorientiert“.
„Das System ist leicht verständlich, gut strukturiert und passt optimal in die bestehenden IT-Infrastrukturen unseres Hauses. Besonders überzeugt haben uns die integrierten Suchfunktionen. Bei der Dokumentensuche müssen wir nur noch die passenden Suchbegriffe eingeben und schon werden die gewünschten Informationen angezeigt. Das ist einfach super!“, sagt Herr Lützenkirchen.
Auch die Ablage von Papierdokumenten ist nun einfacher: Mit dem hoteleigenen Scanner wird die Eingangspost eingescannt. Die Zuordnung im Archiv erfolgt mit ecoDMS weitgehend automatisch. Durch individuelle Klassifizierungsvorlagen werden Schriftstücke erkannt, selbstständig zugeordnet und sicher archiviert.
Das Stadthotel-Team hat mit der ecoDMS GmbH den richtigen Partner für Dokumentendigitalisierung gefunden: „Seit wir das System einsetzen, haben wir keinen Zeitverlust mehr durch unnötiges Dokumentensuchen. Unsere Mitarbeiter haben den Umgang mit der neuen Software schnell verstanden. Da wir unser Papier nun größtenteils einscannen, benötigen wir nicht mehr so viele Aktenschränke. Wir freuen uns, auf diese Weise Platz zu sparen.“
Die Einführung der Archivsoftware hat sich als sehr sinnvoll erwiesen. Zahlreiche Dokumente werden nun zentral und digital archiviert, und die neuen Dokumentenprozesse haben Ablage- und Suchzeiten im Hotel deutlich verkürzt.
Details zu den Bilddateien:
Bild: Das Stadthotel Jülich liegt zentral, inmitten der Jülicher Fußgängerzone.
Bild & Logo: © Copyright Stadthotel Jülich