Für das E-Mailarchiv ecoMAILZ ist mit Build 1.0.8 das nächste Update erschienen. Es bietet tolle, neue Funktionen und einen Microsoft 365 Adapter.
Neue Adapter für Microsoft 365 zur automatischen Archivierung
ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen und aus dem Dateisystem. Neben IMAP / POP3, Exchange und dem Dateisystem kann die Software nun auch automatisch aus Microsoft 365 archivieren. Das E-Mailarchiv ruft automatisch alle zu archivierenden E-Mails ab, führt eine Volltextindizierung auf Texte, lesbare Informationen und Anhänge durch und speichert die Nachrichten sicher in Containern.

Export: Alle archivierten E-Mails im .eml-Format exportieren
Der Einstellungsbereich von ecoMAILZ bietet zahlreiche Funktionen zur allgemeinen Konfiguration und Verwaltung des gesamten E-Mailarchis. Ab sofort können Administratoren außerdem die derzeit archivierten E-Mails im .eml-Format in einen zuvor ausgewählten Ordner exportieren.

Aufbewahrungsfristen für E-Mails
Für E-Mails können bestimmte Aufbewahrungsfristen in ecoMAILZ hinterlegt werden. Nach Ablauf einer solchen Frist können die E-Mails entweder automatisch vom System oder manuell vom zuständigen Benutzer -mit entsprechender Berechtigung zum Löschen- entfernt werden. Anhand von passenden Schlagworten werden die E-Mails der jeweiligen Aufbewahrungsfrist zugeordnet. Für die Vergabe der Schlagwörter können die Parameter der Volltextsuche verwendet werden.

Die eingerichteten Aufbewahrungsfristen sind nach Priorität sortiert. Die Oberste in der Liste hat die höchste Priorität. Sollten mehrere Fristen auf eine E-Mail zutreffen, wird die Frist mit der höheren Priorität zuerst berücksichtigt.

In ecoMAILZ stehen den zuständigen Benutzern eigene Schnellfilter für die Anzeige von E-Mails und deren Aufbewahrungfristen zur Verfügung. Die erkannten Aufbewahrungsfristen werden zudem in den E-Mail-Details als Chip angezeigt. So lässt sich die hinterlegte Aufbewahrungsfrist auch direkt in der E-Mail erkennen. Neben dem Namen der Aufbewahrungsfrist, zeigen die Chips außerdem an, ob die E-Mail nach Ablauf der Frist manuell oder automatisch aus dem System gelöscht werden soll. 

Löschprotokolle automatisch nach einer frei definierbaren Zeit entfernen
ecoMAILZ dient der langfristigen und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails. Aus diesem Grund sind E-Mails nach der endgültigen Archivierung, also nach Beendigung der Sichtungsfrist, nicht mehr löschbar. Dennoch müssen Nachrichten in Einzelfällen gelöscht werden können. Deshalb beinhaltet die Software ein Löschkonzept nach dem 4-Augen-Prinzip, das sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema "DSGVO" und "GoBD" orientiert. Am Ende dieses 4-Augen-Prinzips steht ein Löschprotokoll. Darin werden die für den Löschvorgang beteiligten Benutzer inkl. Begründungen und Datum aufgeführt. So ist der Löschprozess jederzeit nachvollziehbar. Ab ecoMAILZ 1.0.8 können diese Löschprotokolle mit einem Ablaufdatum versehen werden. Ist dieses erreicht, löscht ecoMAILZ automatisch das Protokoll aus dem System.

Dies ist ein Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoMAILZ. Im offiziellen Changelog sind weitere Details aufgeführt.

Mehr Informationen zu ecoMAILZ gibt es im Internet unter www.ecodms.de