Die Ablage, Aufbewahrung und das Wiederfinden von Dokumenten wird mit einem professionellen Dokumenten-Management-System zum Kinderspiel. In den meisten Fällen sind solche Systeme allerdings sehr teuer und somit für Privatleute und kleinere Unternehmen so gut wie nicht bezahlbar. ecoDMS ist ein Archivsystem, dass plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu und MacOS installiert werden kann, im Web, mobil als App, lokal und im Netzwerk eingesetzt werden kann und mit einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis den Einsatz für jedermann möglich macht.

Die applord GmbH ist bereits seit vielen Jahren auf die Bereiche Dokumentendigitalisierung und Workflow für Großkunden spezialisiert. Auf Basis dieser Erfahrungen möchte das Aachener Unternehmen mit ecoDMS auch Privatleuten und kleinen sowie mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit geben, ein leistungsstarkes und gleichzeitig bezahlbares Dokumenten-Management-System zu nutzen. „Die Kombination unseres langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein modernes Vertriebskonzept ermöglichen den unschlagbaren Verkaufspreis von 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf das Archiv. Der Kunde kann die Software direkt vom Hersteller über unseren Onlineshop unter www.ecodms.de erwerben.Die Bestellabwicklung und der Versand erfolgen dann voll automatisch via E-Mail.", berichtet der Geschäftsführer Michael Schmitz.

Das Client-Server-System kann flexibel auf die Bedürfnisse der Nutzer mit eigenen Attributen und Strukturen konfiguriert werden. Hierzu verfügt die Software über einen komfortablen Einstellungsdialog.

Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese spezielle Texterkennungsfunktion (OCR) sorgt dafür, dass die Dokumente nach der Archivierung zum Beispiel auf Basis der darin enthaltenen Texte schnell wiedergefunden werden und sogar automatisch zugeordnet werden können. Die OCR wird bei gescannten Dokumenten und auch bei anderen digitalen Dokumenten automatisch ausgeführt.

Auf Basis von Metadaten und einer Volltextindizierung können die archivierten Dokumente in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Für die Suche stehen zahlreiche Suchfunktionen zur Verfügung, die beliebig verwendet und auch kombiniert werden können. Dazu gehören unter anderem eine Volltextsuche, die Suche nach einzelnen Attributen (Metadaten) und eine Filtersuche (erweiterte Suche).

Egal ob Papierdokument, digitale Datei, E-Mail oder Zeichnung. Bei ecoDMS werden alle Dokumente in einem zentralen Archiv aufbewahrt. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern schnell digitalisiert und abgelegt werden. Dateien aus dem Filesystem finden via Drag & Drop schnell den Weg ins Archiv. Anbindungen für gängige Office und E-Mail-Systeme ermöglichen eine direkte Ablage aus den jeweiligen Anwendungen. Ein Druckertreiber bildet die Schnittstelle zu anderen Programmen. Dieser ermöglicht die schnelle und sofortige Archivierung von Dokumenten aus beliebiger, druckfähiger Software.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de. Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten.