Ein Aachener IT Unternehmen bietet mit ecoDMS ein leistungsfähiges, elektronisches Archivsystem an, das als Vollversion 49 Euro pro gleichzeitigem Zugriff kostet und für Privatleute auch in Form einer abgespeckten Free4Three Edition kostenlos verfügbar ist. Die freie Version darf gewerblich außerdem als 30-Tage-Testversion eingesetzt werden.

In ecoDMS können mehr als 180 verschiedene Dateiformate sicher archiviert werden. Die Anzahl der archivierten Dokumente ist unbegrenzt. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern eingescannt werden. E-Mails und Office-Dokumente können sofort aus den dazugehörigen Programmen in ecoDMS aufgenommen werden. Dateien aus dem Filesystem werden ohne Umwege einfach mit der Maus ins Archiv gezogen. Ein PDF-A-Drucker bietet die Möglichkeit zum direkten Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen. Gespeichert werden alle Daten und Informationen in einer postgreSQL Datenbank.

Die Installation und Anwendung dieses Client-Server-Systems ist sehr benutzerfreundlich und setzt keine besonderen Datenbank-Kenntnisse voraus. Über einen AllInOne-Installer können alle notwendigen Komponenten in einem Schritt installiert werden. Dabei werden der ecoDMS-Server, das Programm ecoICE zur Posteingangsbearbeitung, das Dokumenten-Management-System ecoDMS und ein PDF-A Drucker hintereinander installiert.

Über den integrierten Einstellungsdialog kann ecoDMS flexibel und ganz leicht auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Es können beliebige Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Berechtigungen, Benutzer, Gruppen und andere Kriterien direkt über die Oberfläche eingestellt werden. Um die Schritte der Systemkonfiguration zusätzlich zu vereinfachen, können bei der Installation vorkonfigurierte Einstellungen für unterschiedliche Branchen und auch für die private Anwendung ausgewählt werden.

Über den Connection Manager erfolgt die Anmeldung am System und die Verbindung zum ecoDMS-Server. Das moderne Login-Verfahren ermöglicht einen mandantenfähigen Zugriff. Wenn man den AllInOneInstaller installiert, ist nach Abschluss der Installation bereits ein vollständiges Profil eingerichtet und verbunden. Änderungen und weitere Profile können bequem ergänzt werden.

Die archivierten Dokumente werden automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Über eine Suchmaske in ecoDMS können die Dokumente durch Eingabe von Begriffen in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Zusätzlich sind Suchabfragen auf Basis der hinterlegten Klassifizierungsinformationen wie zum Beispiel Ordner, Datum und Dokumentenart möglich.

Neben den gängigen Standardfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems enthält die ecoDMS Vollversion Plugins für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook.

Der Zugriff auf das Archiv ist entweder über die Desktop-Clients, via Android-App oder über einen Webclient möglich. Die Clients stehen für Windows, Ubuntu und MacOS zur Verfügung. Der ecoDMS Server und die Plugins sind für Windows und Ubuntu erhältlich. Der User findet die Software stets für alle genannten Betriebssysteme zum Download, so dass ecoDMS plattformunabhängig und plattformübergreifend eingesetzt werden kann.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de. Hier wird unter anderem auch die kostenfreie Free4Three Version zum Download angeboten.