Die ecoDMS GmbH hat mit der gleichnamigen Software ecoDMS eine Archivlösung auf den Markt gebracht, die es so bisher nicht gegeben hat. Das Dokumenten-Management-System überzeugt mit umfangreichen Funktionen und einem kundenfreundlichen Preismodell. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

Die ecoDMS GmbH macht mit dieser Software ein professionelles Dokumentenmanagement für jedermann möglich. Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" eröffnet. Bei den zahlreichen Mitbewerbern im DMS-Sektor hebt sich ecoDMS mit diesem Modell deutlich ab.

Mit ecoDMS können die Benutzer alle Dokumente in einem zentralen Archiv auf dem eigenen Computer oder im Netzwerk speichern. Die Ablage erfolgt in einer Datenbank, die bei der Installation automatisch mit installiert wird. Bei Einsatz dieses modernen Dokumenten-Management-System können alle Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

ecoDMS richtet sich als erstes Archivsystem sowohl an Privatnutzer, als auch an kleine und mittelständische Unternehmen und sogar an Großkunden. Wer sich für ecoDMS entscheidet, erhält ein vollwertiges und hochmodernes Archivsystem. Installiert werden können die Benutzeroberflächen von ecoDMS unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Der ecoDMS Server steht für Windows, Ubuntu und MacOS bereit.

Das Programm verfügt über zahlreiche Suchfunktionen, darunter ist auch eine Volltextsuche. Die dazugehörige OCR Engine ist ebenfalls inklusive und durchsucht im Hintergrund automatisch alle lesbaren, archivierten Dokumente auf deren Inhalte und Metadaten. Um einen sicheren Zugriff auf das System und die darin enthaltenen Dokumente und Ordner zu gewährleisten, können für jeden Benutzer Zugangsdaten mit entsprechenden Zugriffsrechten vergeben werden. Ergänzend dazu ist eine Schnittstelle zu LDAP und Active Directory integriert. Die Architektur der Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender (abhängig von der Lizenz) zugleich mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können.

Auch für Backups ist gesorgt. ecoDMS beinhaltet hierfür unter anderem eine eigene Benutzeroberfläche zur manuellen Durchführung einer Datensicherung und Wiederherstellung. Die ecoDMS-Daten können benutzerfreundlich und einfach gesichert werden.

Die Vollversion beinhaltet außerdem Plug-ins für Outlook, Thunderbird, MS Office, OpenOffice und LibreOffice. Diese ermöglichen eine direkte Archivierung aus den genannten Anwendungen. Ein PDF/A Drucker zur Ablage aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil von ecoDMS.

Über den Einstellungsdialog in ecoDMS können die notwendigen Konfigurationen zur Einrichtung des Dokumenten-Management-Systems vorgenommen werden. ecoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Über den leicht zu bedienenden und flexiblen Einstellungsdialog lassen sich die gewünschten Strukturen schnell abbilden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen oder eigene Ordnerstrukturen und –Berechtigungen, ecoDMS lässt keine Wünsche offen.

Dies ist nur ein kleiner Einblick in den vielfältigen Funktionsumfang von ecoDMS. Weitere Informationen können unter www.ecodms.de abrufen werden.

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Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue Version, darunter ein brandneuer Web Client, Löschfunktionen gemäß GoBD & DSGVO, Stempelfunktion uvm.

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