Durch den Einsatz einer Archivierungssoftware kann viel Zeit und Geld bei der Ablage und Suche von Dokumenten gespart werden. Das Aachener IT Unternehmen, die ecoDMS GmbH, hat mit ecoDMS eine Software entwickelt, die die Dokumentenarchivierung für jedermann möglich macht.

Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. In Kombination mit einem zeitgerechten Vertriebsmodell und modernsten Technologien, ist eine hochwertige Software mit einem fairen Preis-Leistungsverhältnis entstanden.

Die Archivsoftware eignet sich zum Scannen, Archivieren und Verwalten von digitalen und personengebundenen Dokumenten. ecoDMS überzeugt mit einer einfachen Bedienung, vollem Funktionsumfang, Plattformunabhängigkeit und mit einem günstigen Lizenzpreis. Im Webshop des Herstellers unter www.ecodms.de ist das Archivsystem für einmalig 49 Euro pro Lizenz erhältlich. Es entstehen keine ungewollten Zusatzkosten. Für Privatnutzer ist sogar eine kostenfrei Nutzung möglich.

Die Software Komponenten können alle auf der Webseite heruntergeladen werden. ecoDMS gibt es für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Für technikaffine User werden darüber hinaus eigene Versionen für den Raspberry Pi 2 und für Docker angeboten. Die Skalierbarkeit und Flexibilität der Software erlaubt einen plattformübergreifenden Einsatz der Lösung. Die Vollversion beinhaltet neben den Standardfunktionen eines Dokumenten-Management-Systems Plug-ins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Über die API Schnittstelle können bei Bedarf weitere Systeme an ecoDMS angeschlossen werden. Mit der Weboberfläche und den Apps für Smartphones und Tablets rundet ecoDMS den Funktionsumfang optimal ab.

ecoDMS hilft das tägliche Papieraufkommen durch zeitgerechte Digitalisierungsmaßnahmen einzudämmen. Nach der Installation können Papierdokumente eingescannt und zusammen mit digitalen Dokumenten, wie zum Beispiels E-Mails, Office Dokumenten, PDFs und vieles mehr, in einem zentralen Dokumentenarchiv gespeichert und verwaltet werden.

Für ein schnelles Wiederfinden der archivierten Informationen sorgen intelligente Suchfunktionen. So gibt es unter anderem eine Volltextsuche. Die dafür notwendige Indizierung der Dokumente läuft vollkommen automatisch im Hintergrund. Der Zugriff auf das Archiv ist via Desktop Client, Weboberfläche und Mobile App möglich.

Ob Privatnutzer, kleiner Betrieb oder großer Konzern. Das System kann frei auf die eigenen Strukturen und Bedürfnisse eingerichtet werden. Die Konfiguration der Software und der Benutzer erfolgt schnell und einfach über den ecoDMS Einstellungsdialog. Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit werden hierbei groß geschrieben.

Die Dokumentenprozesse werden mit ecoDMS deutlich einfacher. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Ob Rechnungen, Angebote, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder andere Dokumente, alles kann revisionskonform archiviert und auf Knopfdruck sofort wiedergefunden werden. Für den sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung der Unterlagen an die zuständigen Anwender sorgt ein flexibles Berechtigungssystem. Zeitraubendes Abheften, Dokumentenverluste und ständiges Suchen von Dokumenten gehören mit diesem System der Vergangenheit an.

Wer möchte kann ecoDMS kostenlos für 30 Tage testen. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion.