Dokumente sind unauffindbar oder liegen verteilt.
In vielen Unternehmen gehen Anrufe vom Steuerbüro ein und Unterlagen müssen erst gesucht werden, da Belege im Postfach, in Papierordnern oder auf Netzlaufwerken abgelegt sind.
Hoher Zeitaufwand durch manuelle Suche
Es kann vorkommen, dass 10, 20 oder 30 Minuten vergehen, bis das richtige Dokument auftaucht. Selbst einfachste Rückfragen halten so komplette Prozesse auf.
Risiko bei Prüfungen und Aufbewahrungspflichten
Fordert ein Wirtschaftsprüfer ein Dokument an, befinden sich häufig mehrere Versionen im Umlauf, ohne dass eindeutig nachvollziehbar ist, welche Fassung als verbindlich gilt.
Unklarer Bearbeitungsstatus und ineffiziente Freigaben
Nicht immer ist klar, ob eine Rechnung bereits geprüft, freigegeben oder bezahlt wurde, weil Status und Zuständigkeiten über E-Mails, Notizen und Ordner verteilt sind.
