Die Lizenzierung von ecoDMS ONE basiert auf einem Modell aus einer einmaligen Anschaffungsgebühr sowie einer jährlichen Servicepauschale pro gleichzeitiger Verbindung. Beim Vertragsabschluss wird einmalig die Lizenzgebühr bezahlt. Zusätzlich fällt jährlich eine Servicepauschale an, die unter anderem den Zugriff auf aktuelle Softwareversionen sowie Supportleistungen umfasst.
Die Lizenzierung richtet sich nicht nach der Anzahl der Nutzer, sondern nach der Anzahl der gleichzeitig aktiven Verbindungen. Dadurch wird nur die tatsächliche gleichzeitige Nutzung lizenziert. Es gilt eine Mindestanzahl von drei gleichzeitigen Verbindungen. Das bedeutet: Auch wenn beispielsweise zehn Personen mit dem System arbeiten, aber maximal drei gleichzeitig aktiv sind, reichen drei Lizenzen aus.
Das Concurrent-User-Modell (gleichzeitige Verbindungen) definiert den Zugriff über die zeitgleiche Nutzung:
- Unbegrenzte Installationen: Die Software kann auf beliebig vielen Geräten installiert werden. Es können zudem unbegrenzt viele Benutzerkonten angelegt werden.
- Aktive Zugriffe: Die Anzahl der erworbenen Verbindungen bestimmt dabei, wie viele Personen im selben Moment aktiv am System angemeldet sein können.
- Beispiel: Bei 3 Lizenzen können 3 Mitarbeiter gleichzeitig mit ecoDMS arbeiten. Meldet sich ein Nutzer ab, steht die Lizenz sofort einem anderen Kollegen zur Verfügung.
Dieses Modell ermöglicht Unternehmen eine transparente und gut planbare Skalierung der Nutzung, ohne jeden einzelnen Benutzer separat lizenzieren zu müssen.
