Die automatische Archivierung erfolgt im Hintergrund direkt beim Eintreffen der Nachrichten am Mailserver, von wo aus sie an das revisionskonforme Container-Archiv übergeben werden. Sogenannte Adapter dienen dabei als technische Schnittstelle zwischen ecoMAILZ und den gängigen E-Mail-Systemen. Diese Adapter lassen sich flexibel konfigurieren – entweder über ein zentrales Journal-Postfach, das Kopien aller E-Mails enthält, oder über den Einzelabruf individueller Postfächer. Vor der endgültigen Speicherung durchläuft jede E-Mail eine automatische Validierung, um fehlerhafte oder beschädigte Nachrichten direkt zu erkennen. Sollte eine Validierung fehlschlagen, sorgt das System je nach Schnittstelle (wie IMAP, POP3 oder Exchange) für eine automatische Fehlerbehandlung, beispielsweise durch das Erstellen einer neuen Nachricht mit der defekten Mail im Anhang.
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