Damit ecoMAILZ installiert und genutzt werden kann, müssen Hardware und Betriebssystem die Mindestanforderungen erfüllen. Nur dann kann das automatische E Mail Archiv ordnungsgemäß und stabil ausgeführt werden. In der Übersicht sehen Sie alle Voraussetzungen auf einen Blick und können direkt prüfen, ob Ihr System passt.
Ja, ecoMAILZ unterstützt die gesetzeskonforme Archivierung geschäftlicher E Mails und Anhänge. Die Lösung ist darauf ausgelegt, Nachrichten nachvollziehbar und prüfbar aufzubewahren, sodass Aufbewahrungspflichten im Alltag erfüllt werden können. Zusätzlich lassen sich Zugriffe klar steuern, damit Datenschutz und Zugriffskontrolle sauber geregelt sind. So sind Nachweise bei Prüfungen schnell verfügbar, ohne dass im Postfach gesucht werden muss.
Gelöschte Nachrichten im Postfach sind einer der häufigsten Gründe für Lücken in der Nachweiskette. Mit automatischer Archivierung bleibt die geschäftliche Kommunikation erhalten, auch wenn das Postfach bereinigt wird. Dadurch sinkt das Risiko, dass wichtige Verläufe oder Anhänge später fehlen. Das gilt besonders bei Übergaben, Urlaub oder Personalwechsel.
Ja, Sie können ecoMAILZ völlig kostenlos und unverbindlich testen, indem Sie einfach die reguläre Version im Downloadbereich für Ihr Betriebssystem herunterladen. Nach der Erstinstallation ist die Software automatisch mit vollem Funktionsumfang für die Archivierung von maximal 3.000 E-Mails freigeschaltet. Nach dem Testzeitraum entstehen für Sie keinerlei Verpflichtungen oder Kosten. Wenn das Limit von 3.000 E-Mails erreicht wird und keine Lizenz eingespielt ist, stoppt lediglich die Archivierung weiterer Nachrichten, während der Zugriff auf die bereits archivierten Mails erhalten bleibt. Somit entstehen keine Verpflichtungen und Sie entscheiden selbst über den nächsten Schritt. Möchten Sie ecoMAILZ dauerhaft nutzen, können Sie im ecoDMS Online Shop eine Lizenz für die Vollversion erwerben und diese ohne Datenverlust direkt über die Einstellungen Ihrer bestehenden Installation aktivieren.
Ja, ecoMAILZ bietet einen vollfunktionalen Webclient. Nach der Server-Installation erfolgt der Zugriff, die Suche nach E-Mails sowie die gesamte Konfiguration bequem und plattformunabhängig direkt über Ihren Internet-Browser. Die Sprache (Deutsch/Englisch) passt sich dabei automatisch an Ihren Browser an oder kann im Profil fest definiert werden.
Ja, es gibt spezielle Plugins für gängige E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook und Thunderbird, die ecoMAILZ direkt mit Ihrer gewohnten Benutzeroberfläche verbinden. Diese Add-ins ermöglichen es Ihnen, den aktuellen Archivierungsstatus einer E-Mail über ein farbiges Icon direkt in Outlook / Thunderbird zu überwachen. Zudem können Sie verschiedene Archivierungseinstellungen vornehmen, ohne das E-Mail-Programm verlassen zu müssen. So lässt sich beispielsweise die Sichtungsfrist einer Nachricht per Knopfdruck überspringen oder eine Löschung direkt veranlassen und bei Bedarf wieder zurücknehmen. Insgesamt sorgen die Plugins für eine zentrale, blitzschnelle Verwaltung und maximale Kontrolle über Ihre E-Mail-Archivierung.
Die automatische Archivierung erfolgt im Hintergrund direkt beim Eintreffen der Nachrichten am Mailserver, von wo aus sie an das revisionskonforme Container-Archiv übergeben werden. Sogenannte Adapter dienen dabei als technische Schnittstelle zwischen ecoMAILZ und den gängigen E-Mail-Systemen. Diese Adapter lassen sich flexibel konfigurieren – entweder über ein zentrales Journal-Postfach, das Kopien aller E-Mails enthält, oder über den Einzelabruf individueller Postfächer. Vor der endgültigen Speicherung durchläuft jede E-Mail eine automatische Validierung, um fehlerhafte oder beschädigte Nachrichten direkt zu erkennen. Sollte eine Validierung fehlschlagen, sorgt das System je nach Schnittstelle (wie IMAP, POP3 oder Exchange) für eine automatische Fehlerbehandlung, beispielsweise durch das Erstellen einer neuen Nachricht mit der defekten Mail im Anhang.
ecoMAILZ ist flexibel einsetzbar und eignet sich für zahlreiche Branchen, darunter:
- Finanzbranche: Archiviert geschäftliche Kommunikation nachvollziehbar und unterstützt den Nachweis bei Compliance und Prüfungen.
- Gesundheitswesen: Sichert sensible Kommunikation mit klar geregelten Zugriffen und verlässlicher Archivierung.
- Bildungssektor: Hält wichtige E Mail Verläufe, Anhänge und Absprachen auffindbar, auch über Schuljahre hinweg.
- Rechtsbranche: Bewahrt Mandantenkommunikation strukturiert und nachvollziehbar auf, inklusive relevanter Anhänge.
- Privatpersonen: Archiviert wichtige E Mails und Anhänge wie Verträge, Rechnungen und Korrespondenz zentral und wiederauffindbar.
Weitere Branchen, in denen ecoMAILZ eingesetzt wird:
- Versicherungen
- Schulen und Universitäten
- Handwerksbetriebe und Werkstätten
- Landwirtschaft, Agrar- und Forstwirtschaft
- Logistik- und Spedition
- Immobilienwirtschaft und Hausverwaltung
- Banken, Finanz- und Inkassounternehmen
- Bäckerei- und Fleischwirtschaft
- Mediziner, Krankenhäuser und Apotheken
