Dokumente und E-Mails zentral an einem Ort speichern
Egal ob Scan, Office-Datei, E-Mail oder Bild – alles landet per Drag-and-Drop, Plugin oder automatischem Import in Ihrer digitalen Ablage. So entsteht ein einheitliches Archiv, in dem nichts mehr verloren geht und jeder Beleg sofort am richtigen Platz liegt.
Jedes Dokument in Sekunden wiederfinden
Die Volltextsuche durchsucht Inhalte, Metadaten und sogar gescannte Dokumente dank integrierter Texterkennung (OCR). Statt Ordner zu durchwühlen, reichen die passenden Suchbegriffe und Sie haben das passende Dokument vor sich.
Von überall auf dieselben Dokumente zugreifen
Ob Büro, HomeOffice oder unterwegs – per Webclient, ScanApp und Desktop-Programm hat Ihr Team standortunabhängigen Zugriff. Die Software läuft auf jedem Betriebssystem und ermöglicht das direkte Scannen, Archivieren und Finden von Dokumenten an jedem Ort.
Dokumente direkt im System prüfen und weiter verarbeiten
Öffnen Sie Dateien in der Vorschau, ergänzen Sie Notizen und Stempel über den PDF-Editor oder leiten Sie Belege an den nächsten Zuständigen weiter – ohne das Archiv zu verlassen. Jede Änderung wird als neue Version gespeichert, sodass der Originalzustand jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Abläufe definieren und Zuständigkeiten klar regeln
Legen Sie fest, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben darf, und bilden Sie mit dem WORKZ Add-on für ecoDMS wiederkehrende Abläufe wie Rechnungsprüfungen als digitale Workflows ab. So wissen alle Beteiligten jederzeit, was zu tun ist und kein Vorgang bleibt liegen.
Daten revisionssicher aufbewahren und Zugriffe kontrollieren
Dokumente werden unveränderbar archiviert und sämtliche Aktionen lückenlos protokolliert, sodass Sie GoBD- und DSGVO-Anforderungen technisch abdecken. Rollenbasierte Berechtigungen sorgen dafür, dass sensible Unterlagen nur für die richtigen Personen sichtbar sind. Aufbewahrungsfristen werden systemseitig hinterlegt und Dokumente nach Ablauf rechtssicher zur Löschung bereitgestellt.
