Pressemitteilungen, News, Updates | ecoDMS

ecoDMS ist eine Software, die eine digitale Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien am Computer erlaubt. Die ecoDMS Software ist leicht zu bedienen und benutzerfreundlich aufgebaut. Das Dokumenten-Management-System erleichtert den Dokumentenzugriff und ermöglicht, durch die Verwendung einer Volltextindexierung, die bequeme und schnelle Recherche nach Inhalten und Informationen.

Auf dem deutschsprachigen Softwaremarkt gibt es zahlreiche DMS Systeme. ecoDMS hebt sich mit seiner technischen Struktur und einem neuartigen Verkaufsmodell von diesen Anwendungen ab. Das System eignet sich aufgrund seiner Skalierbarkeit, Leichtigkeit und Plattformunabhängigkeit für nahezu jeden Nutzerkreis. Ein günstiges Preis-Leistungsverhältnis macht den Einsatz von ecoDMS für jedermann möglich.

Die Archivierungssoftware hat bereits verschiedene Auszeichnungen und Zertifikate erhalten. Im Softwareportal von heise Online ist die ecoDMS Software führend im Bereich der Dokumenten-Management-Systeme. Im Jahre 2010 gewann die Europaschule Langerwehe Gesamtschule mit ecoDMS den Wettbewerb „Einfach Schule“. Die Schule wurde für den modernen Bürokratieabbau vom Schulministerium NRW ausgezeichnet. Der Bundesverband IT-Mittelstand hat ecoDMS 2014 mit dem Siegel "Software made in Germany" zertifiziert. Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (bitkom) hat ecoDMS im Jahre 2014 als Mitglied aufgenommen.

ecoDMS sorgt dafür, dass E-Mails, Office Dokumente, PDF Dateien, Zeichnungen, Grafiken, Bilder, Verträge, Videos, Papierdokumente und vieles mehr im DMS-System zugeordnet werden können. Die Archivierungssoftware speichert alle Dateien sicher, strukturiert diese übersichtlich und macht sie gut zugänglich für die Benutzer. Der intelligente Vorlagen Designer erlaubt eine automatische Klassifizierung und Ablage im Archiv. Bei der Archivierung werden die Dokumente vom System erkannt und dann entsprechend zugeordnet.

Die Vollversion beinhaltet jegliche DMS Funktionen und Anschlüsse an die gängigen PC Anwendungen wie MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus druckfähigen Programmen heraus erlaubt. Die ecoDMS API ermöglicht auch aus anderen Systemen jederzeit auf den archivierten Datenbestand zuzugreifen und diesen mit weiteren Dokumenten zu ergänzen. Über die API können beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Rechnungssoftware und andere Drittsysteme an das DMS angeschlossen werden.

Der Zugriff auf die archivierten Daten ist sowohl lokal, im Netzwerk als auch von unterwegs aus möglich. ecoDMS liefert Desktop Clients, Mobile Apps und eine Weboberfläche. Die ecoDMS Software ist aktuell in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Neben der kostenlosen Free4Three Version, die mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch angeboten wird, gibt es die kostenpflichtige ecoDMS Vollversion. Eine Lizenz der Vollversion kostet 49 Euro und ist dauerhaft nutzbar.

Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Client-Server-Systems sorgt dafür, dass ecoDMS unter verschiedenen Plattformen (Windows, Ubuntu, Debian, Mac OS) und auf unterschiedlichen Geräten verwendet werden kann.

Auf der ecoDMS Internetseite www.ecodms.de gibt es die Software zum Download und Gratis-Test. Hier kann auch die Lizenz erworben werden. Ausführliche Dokumentationen und Schulungsvideos ermöglichen den perfekten Einstieg in das DMS.

Fazit: Als Client-Server-System deckt ecoDMS die Aspekte einer Software für Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Dokumentenerkennung, über die revisionssichere Archivierung, bis hin zum schnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS einen hohen Komfort für die Anwender.

ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-System zur Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente. Mit ecoDMS können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden.

ecoDMS deckt als Client-Server-System die Aspekte einer Software für Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Dokumentenerkennung, über die revisionssichere Archivierung, bis hin zum schnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS einen hohen Komfort für die Anwender.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist schnell und einfach installiert. Es ist benutzerfreundlich aufgebaut und leicht verständlich in der Bedienung. Hinter der gesamten Software steckt eine moderne Serverkomponente, die einen standortübergreifenden, gleichzeitigen Zugriff über verschiedene Plattformen (Windows, Ubuntu, Debian und MacOS) ermöglicht. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Mit dieser Archivlösung können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Das macht die Archivierung kinderleicht. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Alle Daten und Informationen befinden sich in einer zentralen postgreSQL Datenbank. Besonders zu erwähnen ist an dieser Stelle, dass die Software Komponenten und die Datenbank inklusive aller Archivierungen und Einstellungen beim Kunden liegen und nicht auf fremden Servern im Netz oder bei der ecoDMS GmbH.

Ein Auszug der Funktionalitäten zeigt die vielen Möglichkeiten mit ecoDMS:

• Privat für 3 Benutzer mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenfrei
• Revisionskonformes Client-Server-System
• Zeitlich unbeschränkte Lizenz
• Keine Dokumentenbegrenzung
• Privat und Gewerblich einsetzbar (branchenunabhängig)
• Einfache, benutzerfreundliche Bedienung
• Flexible Einstellungsmöglichkeiten nach Kundenbedarf
• Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. Active Directory / LDAP Schnittstelle
• Automatische Dokumenten-Erkennung und Vorklassifizierung (Vorlagen Designer)
• PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen
• Thunderbird & Outlook Add-on zur E-Mail Archivierung
• Office Plug-ins für eine direkte Archivierung aus MS Office, LibreOffice und OpenOffice
• Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets (ecoDMS Mobile)
• Weboberfläche für einen Zugriff via Internetbrowser
• Archivierung per Drag & Drop
• Scanfunktion zur Posteingangsbearbeitung
• Automatische Volltextindizierung (OCR)
• Zahlreiche Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche)
• Versionsverwaltung
• Exportfunktion inkl. Offline Client
• Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar

Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" eröffnet. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Die Vollversion ist zum Preis von 49 Euro pro Lizenz erhältlich.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein Dokumenten-Management-System, das in deutscher und englischer Sprache installiert werden kann. Die Software wird für die Archivierung und Verwaltung von privaten und geschäftlichen Dokumenten verwendet.

Das Preis-Leistungsverhältnis von ecoDMS ist in der Archivierungsbranche erfreulich günstig. Die kostenpflichtige Vollversion ist für 49 Euro pro Lizenz im Webshop unter www.ecoDMS.de erhältlich und darf zur privaten und kommerziellen Nutzung verwendet werden. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und enthält auch keine Dokumentenbegrenzung. Die kostenlose Free4Three Version ist mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch freigegeben. Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. Hinzu kommt ein neuartiges und modernes Online-Vertriebsmodell. Diese clevere Kombination macht den günstigen Lizenzpreis möglich.

Das ecoDMS Dokumenten-Management-System erleichtert den Dokumentenzugriff und ermöglicht, durch die Verwendung einer Volltextindexierung, die schnelle Suche nach Inhalten und Informationen. Die Software unterstützt den Arbeitsalltag in einem Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass Dokumente beliebiger Beschaffenheit zentral bereit stehen und schnell gefunden werden können.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein datenbankgestütztes Client-Server-System. Server oder Datenbankkenntnisse werden allerdings nicht vorausgesetzt. Die Software ist einfach zu installieren und leicht verständlich zu bedienen. Das System kann flexibel auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Ordnerstrukturen, Dokumentenarten und Benutzerrechte sind mit wenigen Mausklicks konfiguriert. Für die Sicherheit und Vertraulichkeit der Dokumente, informationen und Ordner sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Mit dem Dokumenten-Management-System können nahezu alle Unterlagen und Dokumente revisionssicher archiviert werden. ecoDMS sorgt dafür, dass E-Mails, Office Dokumente, PDF Dateien, Zeichnungen, Grafiken, Bilder, Verträge, Videos, Papierdokumente und vieles mehr im DMS-System zugeordnet werden können. ecoDMS archiviert alle Dateien sicher, strukturiert diese übersichtlich und macht sie gut zugänglich für die Benutzer. Die Dokumentenzuordnung kann sogar automatisiert erfolgen. Der intelligente Vorlagen Designer erlaubt eine automatische Klassifizierung und Ablage im Archiv. Bei der Archivierung werden die Dokumente vom System erkannt und dann entsprechend zugeordnet.

Die Vollversion beinhaltet jegliche DMS Funktionen und Anschlüsse an die gängigen PC Anwendungen wie MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus druckfähigen Programmen heraus erlaubt. Die ecoDMS API ermöglicht auch aus anderen Systemen jederzeit auf den archivierten Datenbestand zuzugreifen und diesen mit weiteren Dokumenten zu ergänzen. Über die API können beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Rechnungssoftware und andere Drittsysteme an das DMS angeschlossen werden.

Der Zugriff auf die archivierten Daten ist sowohl lokal, im Netzwerk als auch von unterwegs aus möglich. ecoDMS liefert Desktop Clients, Mobile Apps und eine Weboberfläche. Die Bedienung ist benutzerfreundlich und einfach. Auf der ecoDMS Internetseite gibt es die Software zum Download und gratis Test. Hier kann auch die Lizenz erworben werden. Ausführliche Dokumentationen und Schulungsvideos ermöglichen den perfekten Einstieg in das DMS. Diese Informationen stehen kostenfrei für alle Besucher der Webseite bereit. Bei Bedarf kann optional auch eine direkte Betreuung durch die ecoDMS GmbH erfolgen. Hierzu bietet ecoDMS verschiedene kostenfreie und kostenpflichtige Support und Service Leistungen an.

Fazit: Wer sich für ecoDMS entscheidet, erhält ein Dokumenten-Management-System, dass die Dokumentenverwaltung und Archivierung deutlich erleichtert. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie Googeln. Auch die Archivierung ist mit wenigen Mausklicks schnell erledigt. Die Dokumente brauchen lediglich per Drag und Drop in die Benutzeroberfläche gezogen oder über die Plug-ins archiviert werden. Die Plattformunabhängigkeit, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und ein günstiges Preismodell machen den Einsatz von ecoDMS überall möglich.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecoDMS.de.