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ecoDMS ist ein Dokumenten-Management-System zur Archivierung und Verwaltung elektronischer Dokumente. Mit ecoDMS können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden.

ecoDMS deckt als Client-Server-System die Aspekte einer Software für Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Dokumentenerkennung, über die revisionssichere Archivierung, bis hin zum schnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS einen hohen Komfort für die Anwender.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist schnell und einfach installiert. Es ist benutzerfreundlich aufgebaut und leicht verständlich in der Bedienung. Hinter der gesamten Software steckt eine moderne Serverkomponente, die einen standortübergreifenden, gleichzeitigen Zugriff über verschiedene Plattformen (Windows, Ubuntu, Debian und MacOS) ermöglicht. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Mit dieser Archivlösung können Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Das macht die Archivierung kinderleicht. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Alle Daten und Informationen befinden sich in einer zentralen postgreSQL Datenbank. Besonders zu erwähnen ist an dieser Stelle, dass die Software Komponenten und die Datenbank inklusive aller Archivierungen und Einstellungen beim Kunden liegen und nicht auf fremden Servern im Netz oder bei der ecoDMS GmbH.

Ein Auszug der Funktionalitäten zeigt die vielen Möglichkeiten mit ecoDMS:

• Privat für 3 Benutzer mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenfrei
• Revisionskonformes Client-Server-System
• Zeitlich unbeschränkte Lizenz
• Keine Dokumentenbegrenzung
• Privat und Gewerblich einsetzbar (branchenunabhängig)
• Einfache, benutzerfreundliche Bedienung
• Flexible Einstellungsmöglichkeiten nach Kundenbedarf
• Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. Active Directory / LDAP Schnittstelle
• Automatische Dokumenten-Erkennung und Vorklassifizierung (Vorlagen Designer)
• PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen
• Thunderbird & Outlook Add-on zur E-Mail Archivierung
• Office Plug-ins für eine direkte Archivierung aus MS Office, LibreOffice und OpenOffice
• Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets (ecoDMS Mobile)
• Weboberfläche für einen Zugriff via Internetbrowser
• Archivierung per Drag & Drop
• Scanfunktion zur Posteingangsbearbeitung
• Automatische Volltextindizierung (OCR)
• Zahlreiche Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche)
• Versionsverwaltung
• Exportfunktion inkl. Offline Client
• Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar

Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" eröffnet. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Die Vollversion ist zum Preis von 49 Euro pro Lizenz erhältlich.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein Dokumenten-Management-System, das in deutscher und englischer Sprache installiert werden kann. Die Software wird für die Archivierung und Verwaltung von privaten und geschäftlichen Dokumenten verwendet.

Das Preis-Leistungsverhältnis von ecoDMS ist in der Archivierungsbranche erfreulich günstig. Die kostenpflichtige Vollversion ist für 49 Euro pro Lizenz im Webshop unter www.ecoDMS.de erhältlich und darf zur privaten und kommerziellen Nutzung verwendet werden. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und enthält auch keine Dokumentenbegrenzung. Die kostenlose Free4Three Version ist mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch freigegeben. Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. Hinzu kommt ein neuartiges und modernes Online-Vertriebsmodell. Diese clevere Kombination macht den günstigen Lizenzpreis möglich.

Das ecoDMS Dokumenten-Management-System erleichtert den Dokumentenzugriff und ermöglicht, durch die Verwendung einer Volltextindexierung, die schnelle Suche nach Inhalten und Informationen. Die Software unterstützt den Arbeitsalltag in einem Unternehmen. Sie sorgt dafür, dass Dokumente beliebiger Beschaffenheit zentral bereit stehen und schnell gefunden werden können.

Bei ecoDMS handelt es sich um ein datenbankgestütztes Client-Server-System. Server oder Datenbankkenntnisse werden allerdings nicht vorausgesetzt. Die Software ist einfach zu installieren und leicht verständlich zu bedienen. Das System kann flexibel auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Ordnerstrukturen, Dokumentenarten und Benutzerrechte sind mit wenigen Mausklicks konfiguriert. Für die Sicherheit und Vertraulichkeit der Dokumente, informationen und Ordner sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Mit dem Dokumenten-Management-System können nahezu alle Unterlagen und Dokumente revisionssicher archiviert werden. ecoDMS sorgt dafür, dass E-Mails, Office Dokumente, PDF Dateien, Zeichnungen, Grafiken, Bilder, Verträge, Videos, Papierdokumente und vieles mehr im DMS-System zugeordnet werden können. ecoDMS archiviert alle Dateien sicher, strukturiert diese übersichtlich und macht sie gut zugänglich für die Benutzer. Die Dokumentenzuordnung kann sogar automatisiert erfolgen. Der intelligente Vorlagen Designer erlaubt eine automatische Klassifizierung und Ablage im Archiv. Bei der Archivierung werden die Dokumente vom System erkannt und dann entsprechend zugeordnet.

Die Vollversion beinhaltet jegliche DMS Funktionen und Anschlüsse an die gängigen PC Anwendungen wie MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus druckfähigen Programmen heraus erlaubt. Die ecoDMS API ermöglicht auch aus anderen Systemen jederzeit auf den archivierten Datenbestand zuzugreifen und diesen mit weiteren Dokumenten zu ergänzen. Über die API können beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Rechnungssoftware und andere Drittsysteme an das DMS angeschlossen werden.

Der Zugriff auf die archivierten Daten ist sowohl lokal, im Netzwerk als auch von unterwegs aus möglich. ecoDMS liefert Desktop Clients, Mobile Apps und eine Weboberfläche. Die Bedienung ist benutzerfreundlich und einfach. Auf der ecoDMS Internetseite gibt es die Software zum Download und gratis Test. Hier kann auch die Lizenz erworben werden. Ausführliche Dokumentationen und Schulungsvideos ermöglichen den perfekten Einstieg in das DMS. Diese Informationen stehen kostenfrei für alle Besucher der Webseite bereit. Bei Bedarf kann optional auch eine direkte Betreuung durch die ecoDMS GmbH erfolgen. Hierzu bietet ecoDMS verschiedene kostenfreie und kostenpflichtige Support und Service Leistungen an.

Fazit: Wer sich für ecoDMS entscheidet, erhält ein Dokumenten-Management-System, dass die Dokumentenverwaltung und Archivierung deutlich erleichtert. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie Googeln. Auch die Archivierung ist mit wenigen Mausklicks schnell erledigt. Die Dokumente brauchen lediglich per Drag und Drop in die Benutzeroberfläche gezogen oder über die Plug-ins archiviert werden. Die Plattformunabhängigkeit, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und ein günstiges Preismodell machen den Einsatz von ecoDMS überall möglich.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecoDMS.de.

Mit der DMS Software ecoDMS können Privatleute und Unternehmen Dokumente digital in einem sicheren Archiv aufbewahren und speichern. ecoDMS ist günstig in der Anschaffung und überzeugt durch Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Plattformunabhängigkeit und volle Funktionalität.

Getreu dem Produktslogan eignet sich das ecoDMS Dokumenten-Management-System zum Scannen, Archivieren und Verwalten jeglicher Unterlagen und Informationen. ecoDMS ist leicht zu bedienen und lässt sich ideal in die bestehenden IT-Infrastrukturen integrieren. Besonders die gute Performance, die Plattformunabhängigkeit und die automatische Dokumentenerkennung hat schon tausende Nutzer überzeugt. Egal ob eingescanntes Papierschriftstück, E-Mail oder Datei aus der Warenwirtschaft. Alle Dokumente werden vom ecoDMS System schnell erkannt, zuverlässig indiziert und sicher archiviert. Obendrein bietet ecoDMS ein gutes Preis-Leistungsverhältnis und ein transparentes Lizenzmodell.

Papierdokumente wie zum Beispiel Verträge, Eingangsrechnungen und Angebote werden eingescannt und digital im ecoDMS Archiv aufbewahrt. Darüber hinaus können auch elektronische Daten wie E-Mails, Office Dokumente, Warenwirtschaftsinformationen und vieles mehr in ecoDMS archiviert werden. Bei ecoDMS befinden sich alle Unterlagen und Dokumentendetails in einem zentralen Archiv. Das erlaubt einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die hochmoderne Technologie des ecoDMS Servers macht dies möglich. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk.

Das ecoDMS Archiv ist am eigenen PC, im Web und per App erreichbar: Über die Desktop Clients können die Nutzer direkt vom eigenen Computer oder Laptop auf die Daten zugreifen. Einen Zugang von außerhalb machen die mobilen Apps für das Smartphone und Tablet möglich. Eine webbasierte Benutzeroberfläche ist ebenfalls fester Bestandteil dieser modernen DMS Lösung. Im Lizenzpreis der ecoDMS Vollversion sind alle Komponenten inbegriffen. Für einen sicheren Zugriff und eine korrekte Zuweisung der Dokumente an die zuständigen Benutzer sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln. Da alle Daten in einem elektronischen Archiv gespeichert sind, entfällt die lästige Suche in Aktenordnern und Schränken. Durch die Eingabe der gewünschten Suchkriterien ist das Wiederfinden kinderleicht. Die benutzerfreundliche Volltextsuche ist bei der Suche besonders hilfreich.

Als Datenbank verwendet die DMS Software die plattformunabhängige postgreSQL-Komponente. Ein weiterer großer Vorteil von postgreSQL ist das nahezu grenzenlose Datenvolumen. Da es sich bei postgreSQL um eine freie Software-Komponente handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung dieser Datenbank keinerlei Zusatzkosten. Dies ist auch ein wesentliches Merkmal der ecoDMS Software. Besonders zu erwähnen ist an dieser Stelle, dass die Software Komponenten und die Datenbank inklusive aller Archivierungen und Einstellungen beim Kunden liegen und nicht auf fremden Servern im Netz oder bei der ecoDMS GmbH.

Für Privatanwender ist das DMS System als Free4Three Edition kostenlos verfügbar. Eine Lizenz der Vollversion kann für 49 Euro brutto im ecoDMS Shop unter https://www.ecodms.de/index.php/de/shop erworben werden. Vor dem Kauf kann die Funktionalität 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Auf der ecoDMS Webseite können die Software Komponenten heruntergeladen werden. Die ecoDMS GmbH bietet hier außerdem kostenlose Schulungsvideos und ausführliches Informationsmaterial zum kostenfreien Abruf an.

Bei ecoDMS handelt es sich um eine Archivsoftware zur Posteingangsbearbeitung und Archivierung beliebiger Unterlagen und Dokumente. Eine intuitive Benutzerführung, übersichtliche Oberflächen und eine automatisierte Dokumentenerkennung machen die Verwendung von ecoDMS einfach und effizient.

Mit ecoDMS kann die Posteingangsbearbeitung modern und digital durchgeführt werden. Papierdokumente werden einfach mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und dann mit den gewünschten Ablagedetails im Archiv gespeichert. E-Mails können sofort aus dem Mailclient heraus archiviert werden. Gleiches gilt für Office Dokumente. Hier gibt es jeweils ein Add-on, das eine schnelle Archivierung aus den E-Mail und Office Programmen heraus ermöglicht. Digitale Daten, die bereits auf dem Computer gespeichert sind, können per Drag und Drop ohne Zwischenweg ins Archiv gezogen werden. Des Weiteren gibt es einen PDF/A Drucker, mit dessen Hilfe aus beliebiger Drittsoftware, wie zum Beispiel aus einer Warenwirtschaft oder Buchhaltungsanwendung, die Archivierung erfolgen kann.

Die Ablage und Zuordnung aller Unterlagen ist mit ecoDMS ganz leicht. Sowie ein Dokument in ecoDMS archiviert wird, führt das Dokumenten-Management-System automatisch einen Erkennungsassistenten aus. Dieser erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Das macht eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten ganz einfach möglich.

Alle Informationen befinden sich nach der Archivierung an einem zentralen Ablageplatz. Am eigenen Bildschirm und sogar am Smartphone und Tablet, können die Unterlagen abgerufen werden. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln. Es müssen lediglich die gewünschten Suchbegriffe eingetragen werden und schon werden die passenden Ergebnisse angezeigt. Die Dokumente können direkt in ecoDMS angesehen und nach der Bearbeitung als „erledigt“ gekennzeichnet werden. Bei Bedarf können auch Wiedervorlagen eingerichtet werden. Das System erinnert die zuständigen Anwender dann rechtzeitig an die Bearbeitung. Eine Übergabe von Dokumenten an einen anderen Mitarbeiter ist ebenfalls möglich. Benutzerfreundliche Adhoc Workflows beschleunigen die Posteingangsbearbeitung ungemein und ermöglichen effiziente Dokumentenprozesse.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist schnell und einfach installiert. Hierzu sind nur wenige Mausklicks notwendig. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Die ecoDMS GmbH beweist mit ecoDMS, dass die Dokumentenarchivierung günstig nach dem „Low-Cost-Prinzip“ erfolgen kann. Ein moderner Vertriebsweg, der Verzicht auf Datenträger, Versandkosten und Fremdlizenzen ermöglichen den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz. Eine Lizenz enthält keine fixe Laufzeit. Zudem gibt es seitens ecoDMS keine Begrenzung des Datenvolumens. Die Kosten fallen tatsächlich nur einmalig an. Es entstehen auch keine monatlichen oder jährlichen Lizenzgebühren. Eine Lizenz wird einmalig erworben und kann dann beliebig lange genutzt werden. Bei Bedarf kann die Lizenzanzahl in Form von Lizenzerweiterungen erweitert werden.

Die Software kann unter www.ecodms.de heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im ecoDMS Onlineshop erworben werden.