Pressemitteilungen, News, Updates | ecoDMS

Deutschland ist Fußball Weltmeister! Aber nicht nur das: Auch in Sachen „Bürokratie" und „Dokumentenaufkommen" sind die Deutschen ganz hoch im Kurs. Täglich gehen sowohl in Unternehmen als auch in Privathaushalten zahlreiche Dokumente ein und aus. Das wäre alles gar kein Problem, wenn nicht ein Großteil der vielen Briefe, E-Mails, Rechnungen und Verträge auch noch über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden müsste. Und genau das stellt für viele Firmen und Privatleute eine große Herausforderung dar. Die gesamte Palette der „W-Fragen" wird einmal durchlaufen.

Wohin mit den vielen Unterlagen? Wie findet man ein Dokument wieder? Wer ist zuständig? Wann muss ein Dokument bearbeitet werden? Welche Informationen beinhaltet eine Datei? Was kostet die Ablage meiner Dokumente?

Für Abhilfe sorgt ein gut durchdachtes Dokumenten-Management-System. ecoDMS steht für „economic document management system". Mit dieser computergestützten Software können jegliche Dokumente, Daten und Informationen zentral in einem digitalen Archiv aufbewahrt und blitzschnell wiedergefunden werden. ecoDMS hat sich in den letzten Jahren sehr stark am deutschsprachigen Markt etabliert. Die Anwendung zählt hier zu Lande zu den beliebtesten und modernsten Archivlösungen. Besonders durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro sticht ecoDMS deutlich hervor. Im Lizenzpreis sind alle wichtigen Funktionen, Plugins und Add-ons eines Dokumentenmanagementsystems enthalten. Die Software ist derart flexibel konfigurierbar und nutzbar, dass sowohl kleine und mittelständische Unternehmen, große Konzerne als auch Privatanwender mit ecoDMS arbeiten können.

Neben dem sensationellen Preis-Leistungsverhältnis überzeugt ecoDMS mit einer wirklich benutzerfreundlichen Bedienung. Die Installation, Einrichtung und Anwendung des gesamten Archivsystems ist einfach und sehr gut erklärt. Es gibt ausführliche Benutzerdokumentationen, die jeden Schritt detailliert erläutern. Ergänzend dazu bietet die applord GmbH auf der Webseite www.ecodms.de kostenfreie Videos an, die den perfekten Einstieg in das Thema „Digitalisierung 2.0" ermöglichen. Alternativ dazu können alle Nutzer aus verschiedenen Support Angeboten auswählen und erhalten damit Unterstützung direkt vom Software Hersteller applord.

Nutzer, die ecoDMS produktiv einsetzen, profitieren schnell von den zahlreichen Vorteilen dieser Lösung. Als Client-Server-System speichert ecoDMS alle Dokumente sicher in einer Datenbank. Das ermöglicht einen jederzeitigen Zugriff auf das Archiv von beliebigen Standorten und Arbeitsplätzen aus. Mit Server ist hier eine Software Komponente von ecoDMS gemeint, die mit wenigen Mausklicks leicht installiert ist und die Datenbank bereits beinhaltet. Alle lesbaren Dateien werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert. Auf Basis von inhaltlichen Begriffen können die Dokumente so über die integrierte Volltextsuche in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Ein benutzer- und gruppenbasiertes Rechtesystem sorgt hierbei für die korrekte und sichere Zuweisung der Unterlagen. Durch die Vergabe von Klassifizierungsattributen können die Dokumente in den passenden Zielordnern und mit wichtigen Metadaten wie Dokumentenart, Status, Eingangsdatum und Aufgabe im Archiv abgelegt werden. Unnötige Kopien und Ausdrucke, lästige Ablagemethoden und lange Suchzeiten für Dokumente sind mit ecoDMS Schnee von gestern.

ecoDMS ist wahrhaft ein System für Weltmeister. Neben den Standardfunktionen verfügt das Dokumenten-Management-System über Plugins und Add-ons für Micorosoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Des weiteren gibt es Mobile Apps für Android und IOS, einen Webclient und einen PDF/A Drucker zum Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen.

Installiert werden kann ecoDMS plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Dabei kann frei entschieden werden, ob man das System lokal an einem Arbeitsplatz oder im Netzwerk an unterschiedlichen Arbeitsplätzen nutzen möchte. Die Benutzeranzahl reicht von einem User bis ins Unendliche. Die erworbene Lizenz bestimmt die gleichzeitigen Zugriffe und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen ausgeweitet werden. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Der gesamte Verkaufsprozess erfolgt bequem und kundenfreundlich über die Webseite. Im ecoDMS Onlineshop können die Lizenzen mit wenigen Mausklicks erworben werden. Auch die Zustellung erfolgt schnell, modern und online via E-Mail und Download-Paket. Alle notwendigen vertrieblichen und inhaltlichen Informationen können ebenfalls im Web abgerufen werden. Über die bereitgestellte 30-Tage-Demoversion kann ecoDMS vor dem Kauf ausgiebig und kostenlos getestet werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

Mit dem DMS „ecoDMS" können Benutzer Dokumente scannen, archivieren und verwalten. Dokumente in Papierform werden eingescannt und dann blitzschnell im DMS abgelegt. Dateien und digitale Dokumente können ohne Umwege direkt per Drag und Drop in die Oberfläche von ecoDMS gezogen werden. Für E-Mails und Anhänge gibt es speziell für die beliebten Mail-Systeme Outlook und Thunderbird eigene Add-ons für ecoDMS. Gleiches gilt für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. Die Dokumente werden sicher im Originalformat und zusätzlich im Langzeit-Archivierungs-Format PDF/A im DMS archiviert. Dokumente aus anderen Anwendungen können über den virtuellen PDF/A Drucker mit wenigen Mausklicks im DMS Archiv abgelegt werden.

Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Der Kostenpunkt für diese DMS-Komplettlösung liegt bei gerade einmal 49 Euro pro Benutzer. Der Preis ist einmalig, also zeitlich unbegrenzt und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Privatleute können ecoDMS, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, sogar völlig kostenfrei nutzen.

Im Gegensatz zu den meisten anderen DMS Lösungen sind im Lizenzpreis jegliche DMS Funktionen ohne Aufpreis enthalten. Dazu zählen eine automatische Volltextindizierung (OCR), zahlreiche Suchfunktionen wie zum Beispiel eine Volltextsuche, Dokumentenfilter, eine professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung, die Versionsverwaltung zur Ablage mehrerer Datei-Versionen, Add-ons für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird, ein PDF/A Drucker, Apps für Smartphones und Tablets, ein Webclient und vieles mehr.

Ein System für alle Dokumente: Als Client-Server-System speichert dieses DMS alle Dokumente und Informationen sicher in einer postgreSQL-Datenbank. Diese befindet sich samt der DMS-Server-Komponente direkt auf einem Computer beim Kunden und nicht „leicht" manipulierbar im Web oder auf fremden Servern. ecoDMS kann lokal, im Web, im Netzwerk und mobil genutzt werden und ist für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS erhältlich.

Die Einrichtung aller DMS Strukturen und Benutzer kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse erfolgen. Auch die Klassifizierung der Daten in den entsprechenden Ordnern und die Zuweisung an die zuständigen Mitarbeiter ist sicher und individuell für jedes einzelne Dokument einstellbar. Angefangen von der Installation über die Konfiguration bis hin zur Anwendung ist die Software sehr benutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Datenbank-Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Unter www.ecodms.de gibt es weitere Informationen, Videos und Bilder rund um das Thema „DMS mit ecoDMS". Die Software-Komponenten stehen hier außerdem zum kostenlosen Download bereit. Der Verkauf der Lizenzen erfolgt bequem und einfach über den Onlineshop. In den ersten 30 Tagen kann ecoDMS mit vollem Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste) kostenfrei getestet werden.

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS wird Digitalisierung 2.0 für Jedermann möglich. Getreu dem Produktslogan „scannen, archivieren, verwalten" lassen sich mit ecoDMS nahezu alle Dokumente und Dateien sicher in einem digitalen Archiv archivieren und blitzschnell wiederfinden. EcoDMS überzeugt vor allem mit einer einfachen Bedienung und einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis. Für nur 49 Euro pro Lizenz wird die Vollversion vom Hersteller im eigenen Onlineshop unter www.ecodms.de verkauft.

EcoDMS ist ein Client-Server-System, wobei mit Server eine zu ecoDMS gehörige Software-Komponente gemeint ist, die alle notwendigen Prozesse des Dokumenten-Management-Systems steuert. Die Ablage der Dokumente und Informationen erfolgt in einer postgreSQL-Datenbank. Diese wird automatisch mit dem Server installiert. Die Clients bilden die eigentlichen Benutzeroberflächen des Programms: Der ecoICE Client dient der Posteingangsbearbeitung eingescannter Dokumente und der ecoDMS Client bildet die Oberfläche des eigentlichen DMS-Systems ab. Installiert sind alle ecoDMS Komponenten in wenigen Minuten per Mausklick. Server und Datenbank-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt.

EcoDMS erfüllt jegliche Anforderungen an ein Archivsystem. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern eingescannt, zugeordnet und sicher archiviert werden. Auf dem Computer gespeicherte Dateien werden einfach per Drag und Drop ins DMS gezogen und ebenfalls ordnungsgemäß zugeordnet. Tabellen, Schreiben und Präsentationen können bequem aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice über eigene ecoDMS Add-ons archiviert und über eine Versionsverwaltung bei Bedarf weiter bearbeitet werden. Darüber hinaus gibt es einen virtuellen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen heraus ermöglicht. Für Android und IOS sind zudem ecoDMS Apps erhältlich. Alle genannten Funktionen sind in der Vollversion ohne Zusatzkosten zum Preis von 49 Euro pro Lizenz enthalten.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die gescannten Dateien – eine OCR an. Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden so automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Eingescannte Dokumente können beispielsweise auf Basis des Inhalts erkannt und automatisch vom System klassifiziert werden. Auch für Office Dateien und über den Druckertreiber archivierte Dokumente kann die Vorklassifizierung unter anderem verwendet werden. Auf diese Weise werden dann der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Informationen automatisiert vergeben. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben.

Die Konfiguration und Einrichtung des Archivsystems kann ganz individuell auf die eigenen Bedürfnisse erfolgen. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

Erhältlich ist ecoDMS für Ubuntu, Debian, Windows und MacOS. Die clevere Kombination aus Plattformunabhängigkeit, enormer Skalierbarkeit, flexiblen Einstellungsmöglichkeiten, einer einfachen Bedienung und einem sensationellen Preis-Leistungsverhältnis ermöglichen den Einsatz von ecoDMS für alle Unternehmensgrößen und Branchen und darüber hinaus auch für Privatleute.

Dies ist nur ein Ausschnitt aus den vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Unter www.ecodms.de können weitere umfassende Informationen rund um die Dokumenten-Digitalisierung mit ecoDMS abgerufen werden. Hier werden auch die Lizenzen verkauft und unmittelbar nach dem Kauf per Mail verschickt. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und enthält keine Dokumentenbegrenzung. Vor dem Kauf können Interessenten den Funktionsumfang von ecoDMS 30 Tage lang kostenlos testen. Privatanwender dürfen diese Free4Three Edition nach Ablauf der Testphase sogar mit eingeschränktem Funktionsumfang zeitlich unbeschränkt weiter nutzen.

Der Trend der digitalen Kommunikation weitet sich immer weiter aus. Auch die Dokumentenverwaltung kann sich auf Kurz oder Lang nicht mehr vor der Digitalisierung drücken. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

Die Software ecoDMS zählt definitiv zu den modernsten und schnellsten Dokumenten-Management-Systemen im deutschsprachigem Raum. Das Archivsystem hebt sich vor allem durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Benutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz, darunter sind über 1500 Firmenkunden. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Archivlösung macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jeder Betriebsgröße und Branche möglich. Auch Privatleute erhalten mit ecoDMS ein optimales Dokumentenmanagementsystem.

Mit dem Archivsystem ecoDMS können alle Dokumente plattformübergreifend gescannt, archiviert und verwaltet werden. Von verschiedensten Scannern, Anwendungen, Speicherplätzen und Standorten aus können die Dokumente im Dokumenten Management System archiviert und übersichtlich am eigenen Bildschirm aufgerufen werden.

In ecoDMS können nahezu alle Dokumente abgelegt werden. Dazu zählen selbstverständliche auch Unterlagen in Papierform. Darüber hinaus gibt Plugins und Add-ons für OpenOffice, LibreOffice, MS Office, Outlook und Thunderbird. Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie z.B. Bild– und Grafikprogrammen, Warenwirtschaftssystemen uvm. bequem als PDF/A archiviert werden. Er bildet somit die Schnittstelle zu anderen Programmen und ermöglicht daraus eine schnelle und sofortige Archivierung von Dokumenten.

Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

Über den Einstellungsdialog in ecoDMS können die notwendigen Konfigurationen zur Einrichtung des Dokumenten-Management-Systems vorgenommen werden. ecoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen oder eigene Ordnerstrukturen und –Berechtigungen, ecoDMS lässt keine Wünsche offen.

Als Client-Server-System speichert ecoDMS die Daten revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank. Diese befindet sich samt Server sicher im eigenen Netzwerk. Das gilt auch für die dazugehörigen Software-Komponenten, die der Kunde bei sich im Hause installieren kann.

ecoDMS kann plattformunabhängig unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS im Netzwerk, lokal, im Web und als App unter Android und IOS verwendet werden. Für die Anwendung und Installation werden keine Datenbank-Kenntnisse vorausgesetzt.

Unter www.ecodms.de kann das Dokumenten Management System kostenlos heruntergeladen und für 30 Tage getestet werden. Über die Webseite können außerdem Lizenzen der Vollversion erworben werden. Alle notwendigen Vertriebs- und Produktinformationen sind dort ebenfalls zu finden.