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In Unternehmen und Privathaushalten kommen über das Jahr verteilt eine ganze Reihe an Dokumenten zusammen. Ein Großteil davon muss für lange Zeit aufbewahrt werden. Doch wohin mit den vielen Unterlagen? Und wie kann man digitale und papiergebundene Dokumente in einer Akte möglichst übersichtlich vereinen? Das ist ein klarer Fall für den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems.

Über das Jahr verteilt gehen in einer Firma und zu Hause sehr viele Dokumente ein und aus. Ein Großteil davon muss über lange Zeiträume hinweg aufbewahrt werden. Schließlich werden besonders in Unternehmen die meisten Dokumente immer wieder im täglichen Arbeitsalltag und für die Buchhaltung benötigt. Um bei so vielen Dokumenten und Informationen Herr der Lage zu bleiben, stellen immer mehr Firmen auf eine weitgehend papierlose Dokumentenverwaltung um.

In der heutigen Zeit führen immer mehr Wege zur digitalen Technik. Auch private und insbesondere geschäftliche, steuerrelevante Dokumente kommen an elektronischen Lösungen nicht mehr so leicht vorbei, zumal ein großer Teil wie E-Mails, Anschreiben und Rechnungen ohnehin schon digital ein- und ausgeht.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem ecoDMS können Dokumente auf moderne Weise in einem elektronischen Archiv abgelegt und schnell wiedergefunden werden. Die Software verfügt über alle wesentlichen DMS-Funktionen und liegt preislich deutlich unter den herkömmlichen Angeboten anderer DMS-Anbieter. Unter www.ecodms.de kann ecoDMS mit vollem Funktionsumfang für 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung zum Archiv erworben werden. Die Bereitstellung der Software erfolgt bequem per Download. Der Preis ist einmalig und eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar. Auch gibt es keine Begrenzung bei der Anzahl von archivierten Dokumenten.

ecoDMS – Das ideale Dokumentenarchiv

ecoDMS ist das ideale Dokumentenarchiv für eine sichere, digitale Aufbewahrung jeglicher privater und gewerblicher Dateien. Die Software kostet bei vollem Funktionsumfang nur 49 Euro und wird online unter www.ecodms.de vertrieben. Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung.

Zentrale Ablage und schnelle Wiederfindbarkeit

Wer ecoDMS einsetzt, kann alle Dokumente übersichtlich in einem zentralen Archiv aufbewahren und blitzschnell wiederfinden. Papierdokumente müssen nicht mehr abgeheftet, kopiert und händisch weitergegeben werden. Diese werden einfach mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und dann als PDF/A im ecoDMS Archiv gespeichert.

E-Mails, Office-Dateien und mehr archivieren

E-Mails werden aus Outlook und Thunderbird im Standard-Mail-Format EML und zusätzlich als PDF/A Datei über eigene Addons archiviert. Anschreiben, Tabellen und Präsentationen finden ebenfalls schnell den Weg ins ecoDMS und werden dort über die ecoDMS Office Plugins im Originalformat und als PDF/A Datei abgelegt. Fotos, Musik, PDFs, Zeichnungen und andere Dateien vom Filesystem können einfach per Drag & Drop ins Dokumentenarchiv gezogen werden. Zusätzlich gibt es einen PDF/A-Drucker, der die Ablage aus beliebigen druckfähigen Drittanwendungen ermöglicht.

Volltextindizierung für schnelles Finden

Alle lesbaren Informationen werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert, sodass die Suche so einfach ist wie googeln. Der Benutzer gibt lediglich die passenden Begriffe ein, und die Ergebnisse werden übersichtlich ausgegeben. Sogar in Musikdateien hinterlegte Metadaten wie Titel, Interpret oder Album werden erkannt und indexiert, sodass archivierte Musikstücke ebenfalls schnell wiedergefunden werden können. Dateien können direkt aus ecoDMS heraus geöffnet werden.

Archivierung von Fotos, Bildern und Zeichnungen

ecoDMS ermöglicht das sichere Ablegen von Fotos, Zeichnungen und Bildern, egal ob Urlaubsfotos, Hochzeiten oder Geburtstage. JPGs, PNGs und TIFF-Dateien werden automatisch im Hintergrund als PDF/A konvertiert und können direkt im ecoDMS Vorschaufenster angezeigt werden.

Sichere Speicherung und Datenschutz

Alle Informationen und Daten liegen sicher in einer PostgreSQL-Datenbank beim Kunden und nicht ungeschützt im Netz oder auf dem Filesystem. So sind die Dokumente vor ungewolltem Zugriff geschützt.

Klassifizierung und Zugriffsrechte

Die Zuordnung der Daten erfolgt über den ecoDMS Klassifizierungsdialog. Hier können Ordner, Zuständigkeiten, Status, Dokumentenart und weitere Informationen hinterlegt werden. Damit können Dokumente – ergänzend zur Volltextsuche – gezielt gefunden und strukturiert abgelegt werden. Zugriffsrechte lassen sich für jedes Dokument und jeden Ordner individuell vergeben, sodass nur autorisierte Personen Dokumente einsehen und bearbeiten können.

Plattformunabhängigkeit und Netzwerkfähigkeit

Als Client-Server-System kann ecoDMS im Netzwerk, Web, lokal oder auch als App genutzt werden. Durch die Plattformunabhängigkeit stehen die Daten den Benutzern schnell und bequem zur Verfügung – auf Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Der ecoDMS-Server kann unter Windows, Ubuntu und Debian installiert werden, die Benutzeroberflächen plattformübergreifend.

Testen

Vor dem Kauf kann der Funktionsumfang ausgiebig getestet werden. Die freie Version bietet in den ersten 30 Tagen den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Komponenten der Demo und der Vollversion sind identisch, sodass die Vollversion durch Einspielen einer Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden kann.

Weitere Informationen

Diese und weitere Informationen sind unter www.ecodms.de erhältlich.