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Durch den Einsatz einer Archivierungssoftware kann viel Zeit und Geld bei der Ablage und Suche von Dokumenten gespart werden. Das Aachener IT Unternehmen, die ecoDMS GmbH, hat mit ecoDMS eine Software entwickelt, die die Dokumentenarchivierung für jedermann möglich macht.

Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. In Kombination mit einem zeitgerechten Vertriebsmodell und modernsten Technologien, ist eine hochwertige Software mit einem fairen Preis-Leistungsverhältnis entstanden.

Die Archivsoftware eignet sich zum Scannen, Archivieren und Verwalten von digitalen und personengebundenen Dokumenten. ecoDMS überzeugt mit einer einfachen Bedienung, vollem Funktionsumfang, Plattformunabhängigkeit und mit einem günstigen Lizenzpreis. Im Webshop des Herstellers unter www.ecodms.de ist das Archivsystem für einmalig 49 Euro pro Lizenz erhältlich. Es entstehen keine ungewollten Zusatzkosten. Für Privatnutzer ist sogar eine kostenfrei Nutzung möglich.

Die Software Komponenten können alle auf der Webseite heruntergeladen werden. ecoDMS gibt es für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Für technikaffine User werden darüber hinaus eigene Versionen für den Raspberry Pi 2 und für Docker angeboten. Die Skalierbarkeit und Flexibilität der Software erlaubt einen plattformübergreifenden Einsatz der Lösung. Die Vollversion beinhaltet neben den Standardfunktionen eines Dokumenten-Management-Systems Plug-ins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Über die API Schnittstelle können bei Bedarf weitere Systeme an ecoDMS angeschlossen werden. Mit der Weboberfläche und den Apps für Smartphones und Tablets rundet ecoDMS den Funktionsumfang optimal ab.

ecoDMS hilft das tägliche Papieraufkommen durch zeitgerechte Digitalisierungsmaßnahmen einzudämmen. Nach der Installation können Papierdokumente eingescannt und zusammen mit digitalen Dokumenten, wie zum Beispiels E-Mails, Office Dokumenten, PDFs und vieles mehr, in einem zentralen Dokumentenarchiv gespeichert und verwaltet werden.

Für ein schnelles Wiederfinden der archivierten Informationen sorgen intelligente Suchfunktionen. So gibt es unter anderem eine Volltextsuche. Die dafür notwendige Indizierung der Dokumente läuft vollkommen automatisch im Hintergrund. Der Zugriff auf das Archiv ist via Desktop Client, Weboberfläche und Mobile App möglich.

Ob Privatnutzer, kleiner Betrieb oder großer Konzern. Das System kann frei auf die eigenen Strukturen und Bedürfnisse eingerichtet werden. Die Konfiguration der Software und der Benutzer erfolgt schnell und einfach über den ecoDMS Einstellungsdialog. Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit werden hierbei groß geschrieben.

Die Dokumentenprozesse werden mit ecoDMS deutlich einfacher. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Ob Rechnungen, Angebote, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder andere Dokumente, alles kann revisionskonform archiviert und auf Knopfdruck sofort wiedergefunden werden. Für den sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung der Unterlagen an die zuständigen Anwender sorgt ein flexibles Berechtigungssystem. Zeitraubendes Abheften, Dokumentenverluste und ständiges Suchen von Dokumenten gehören mit diesem System der Vergangenheit an.

Wer möchte kann ecoDMS kostenlos für 30 Tage testen. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion.

ecoDMS ist eine Software, die eine digitale Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien am Computer erlaubt. Die ecoDMS Software ist leicht zu bedienen und benutzerfreundlich aufgebaut. Das Dokumenten-Management-System erleichtert den Dokumentenzugriff und ermöglicht, durch die Verwendung einer Volltextindexierung, die bequeme und schnelle Recherche nach Inhalten und Informationen.

Auf dem deutschsprachigen Softwaremarkt gibt es zahlreiche DMS Systeme. ecoDMS hebt sich mit seiner technischen Struktur und einem neuartigen Verkaufsmodell von diesen Anwendungen ab. Das System eignet sich aufgrund seiner Skalierbarkeit, Leichtigkeit und Plattformunabhängigkeit für nahezu jeden Nutzerkreis. Ein günstiges Preis-Leistungsverhältnis macht den Einsatz von ecoDMS für jedermann möglich.

Die Archivierungssoftware hat bereits verschiedene Auszeichnungen und Zertifikate erhalten. Im Softwareportal von heise Online ist die ecoDMS Software führend im Bereich der Dokumenten-Management-Systeme. Im Jahre 2010 gewann die Europaschule Langerwehe Gesamtschule mit ecoDMS den Wettbewerb „Einfach Schule“. Die Schule wurde für den modernen Bürokratieabbau vom Schulministerium NRW ausgezeichnet. Der Bundesverband IT-Mittelstand hat ecoDMS 2014 mit dem Siegel "Software made in Germany" zertifiziert. Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (bitkom) hat ecoDMS im Jahre 2014 als Mitglied aufgenommen.

ecoDMS sorgt dafür, dass E-Mails, Office Dokumente, PDF Dateien, Zeichnungen, Grafiken, Bilder, Verträge, Videos, Papierdokumente und vieles mehr im DMS-System zugeordnet werden können. Die Archivierungssoftware speichert alle Dateien sicher, strukturiert diese übersichtlich und macht sie gut zugänglich für die Benutzer. Der intelligente Vorlagen Designer erlaubt eine automatische Klassifizierung und Ablage im Archiv. Bei der Archivierung werden die Dokumente vom System erkannt und dann entsprechend zugeordnet.

Die Vollversion beinhaltet jegliche DMS Funktionen und Anschlüsse an die gängigen PC Anwendungen wie MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus druckfähigen Programmen heraus erlaubt. Die ecoDMS API ermöglicht auch aus anderen Systemen jederzeit auf den archivierten Datenbestand zuzugreifen und diesen mit weiteren Dokumenten zu ergänzen. Über die API können beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Rechnungssoftware und andere Drittsysteme an das DMS angeschlossen werden.

Der Zugriff auf die archivierten Daten ist sowohl lokal, im Netzwerk als auch von unterwegs aus möglich. ecoDMS liefert Desktop Clients, Mobile Apps und eine Weboberfläche. Die ecoDMS Software ist aktuell in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Neben der kostenlosen Free4Three Version, die mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch angeboten wird, gibt es die kostenpflichtige ecoDMS Vollversion. Eine Lizenz der Vollversion kostet 49 Euro und ist dauerhaft nutzbar.

Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Client-Server-Systems sorgt dafür, dass ecoDMS unter verschiedenen Plattformen (Windows, Ubuntu, Debian, Mac OS) und auf unterschiedlichen Geräten verwendet werden kann.

Auf der ecoDMS Internetseite www.ecodms.de gibt es die Software zum Download und Gratis-Test. Hier kann auch die Lizenz erworben werden. Ausführliche Dokumentationen und Schulungsvideos ermöglichen den perfekten Einstieg in das DMS.

Fazit: Als Client-Server-System deckt ecoDMS die Aspekte einer Software für Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Dokumentenerkennung, über die revisionssichere Archivierung, bis hin zum schnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS einen hohen Komfort für die Anwender.