Pressemitteilungen, News, Updates | ecoDMS

Mit dem Dokumentenmanagementsystem ecoDMS können private und geschäftliche Dokumente schnell und sicher archiviert werden. Die Software stammt von der gleichnamigen Firma, der ecoDMS aus Aachen. Das Unternehmen möchte mit ecoDMS auch Privatleuten und kleineren Betrieben die Möglichkeit geben, ein vollwertiges und professionelles Archivsystem einzusetzen. Der Preis von 49 Euro brutto pro Lizenz macht's möglich.

Die ecoDMS GmbH bringt als erster DMS Anbieter neuen Schwung in den Bereich der digitalen Dokumenten-Archivierung. Mit einem neuartigen Entwicklungs- und Verkaufsmodell richtet sich ecoDMS sowohl an Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen, als auch an große Firmen und sogar an Konzerne. Die Software ist schnell installiert, benutzerfreundlich zu bedienen, plattformunabhängig einsetzbar und völlig flexibel konfigurierbar. Die enorme Skalierbarkeit von ecoDMS macht den Einsatz für jedermann möglich. Ein Blick in die Referenzen von ecoDMS zeigt, dass unterschiedlichste Branchen und Nutzer ecoDMS verwenden.

Der günstige Verkaufspreis von 49 Euro beinhaltet volle Funktionalität. ecoDMS verfügt über alle Funktionen, die ein Dokumenten-Management-System ausmachen. Angefangen von der automatisierten Posteingangsbearbeitung eingescannter Papierdokumente bis hin zur Ablage beliebiger digitaler Daten und E-Mails, können in ecoDMS so gut wie alle Unterlagen und Informationen abgelegt werden. Hierzu bietet ecoDMS verschiedene Archivierungsmethoden an. Es gibt Plug-ins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Ein PDF/A Druckertreiber ermöglicht die Ablage aus beliebigen druckfähigen Drittanwendungen heraus. Dokumente, die bereits auf dem Computer gespeichert sind, können in Sekundenschnelle per Drag und Drop ins Archiv geschoben werden. Die Zuordnung der Dateien erfolgt, je nach Einstellung, voll automatisch auf der Basis von Klassifizierungsvorlagen. Der integrierte Vorlagen-Designer erlaubt das Einrichten beliebig vieler Vorlagen. Er erkennt anschließend die archivierten Dateien und ordnet sie automatisch an der richtige Stelle im Archiv ein.

ecoDMS ist ein revisionskonformes Dokumentenmanagementsystem. Alle Daten werden sicher und unveränderbar in einer postgreSQL Datenbank gespeichert. Als Client-Server-System befindet sich die Datenbank auf dem ecoDMS Server. Beim Server handelt es sich ebenfalls um eine Software Komponente von ecoDMS. Mit wenigen Mausklicks ist dieser installiert. Die Daten liegen somit sicher beim Benutzer auf dem eigenen PC, Laptop oder im internen Firmennetzwerk. Der Server ist fester Bestandteil der DMS-Lösung.

Um bestimmte Dokumente dennoch bearbeiten zu können, verfügt ecoDMS über eine ausgereifte Versionsverwaltung. Diese erlaubt das Ablegen verschiedener Versionen, wobei die Originaldatei immer bestehen bleibt. ecoDMS vergibt für jede neue Version einen eigenen Eintrag innerhalb der Versionsverwaltung, so dass ein jederzeitiger Zugriff auf die Ursprungsdatei und auf die einzelnen Versionen gewährleistet ist.

Eingescannte Dokumente können mit dem Programm ecoICE abgerufen werden. Dieser Client gehört ebenfalls zum Standardportfolio von ecoDMS. Dank des dazugehörigen Scaninput Ordners kann ecoICE mit nahezu jedem modernen Dokumentenscanner verwendet werden. In ecoICE können die eingescannten Dokumente vor der Archivierung begutachtet, bei Bedarf modifiziert und anschließend klassifiziert werden. Auch hier kann die Klassifizierung mit Hilfe des Vorlagen Designers voll automatisch erfolgen. ecoICE übergibt die Dokumente mit nur einem Klick auf den Button „Archivieren" direkt an das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS.

Für ein schnelles Wiederfinden der archivierten Dokumente sorgen zahlreiche Such- und Filterfunktionen. Diese ermöglichen eine Dokumentensuche anhand der hinterlegten Klassifizierungsinformationen und/oder Dokumenteninhalte. Die integrierte OCR durchsucht alle lesbaren Dateien automatisch im Hintergrund und erlaubt eine intelligente Volltextrecherche. Diese ist so einfach wie googeln. Der Benutzer gibt die notwendigen Begriffe in eine Suchzeile ein und schon werden die passenden Ergebnisse übersichtlich in einer Tabelle ausgegeben. Über ein Vorschaufenster können die Dokumente direkt im ecoDMS Client angesehen werden.

Die Software wird vom Hersteller ausschließlich online vertrieben. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Online Shop von ecoDMS erwerben. Als Zahlungsmethoden bieten die ecoDMS GmbH Kreditkarte, Paypal und Vorauskasse an. Nach jedem Bestelleingang sendet das System eine ausführliche Auftragsbestätigung mit allen notwendigen Produkt- Preis und Zahlungsinformationen per Mail. Unmittelbar nach dem Zahlungseingang erfolgt die Zustellung der erworbenen ecoDMS Produkte zusammen mit der Rechnung schnell und versandkostenfrei -ebenfalls per E-Mail. Selbstverständlich beinhaltet der günstige Verkaufspreis von ecoDMS keinerlei kostenlose Service- und Supportleistungen. Diese Dienstleistungen können optional nach Kundenbedarf erworben werden. Alle Benutzer können sich jederzeit auf der ecoDMS Webseite ausführlich informieren. Alle notwendigen Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen stehen online zur Verfügung. Ausführliche Benutzerdokumentationen beschreiben detailliert die einzelnen Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen des Systems. Es gibt sogar kostenlose Schulungsvideos, die einen optimalen Einstieg in ecoDMS ermöglichen. Darüber hinaus kann die Software vor dem Kauf 30 Tage lang mit vollem Funktionsumfang (ausgenommen Mobile Dienste) kostenfrei und unverbindlich getestet werden. Die Komponenten stehen hier zum kostenlosen Download bereit.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

Das Computerprogramm ecoDMS ermöglicht das Scannen, Archivieren, Verwalten und ein blitzschnelles Wiederfinden beliebiger Dokumente und Dateien in einem zentralen, digitalen Archiv auf dem eigenen Computer oder im eigenen Unternehmen. Als erste Archiv-Komplettlösung richtet sich ecoDMS sowohl an Privatnutzer, als auch an Firmen beliebiger Größe und Branche. Das Archiv ist schnell eingerichtet, einfach zu bedienen, plattformunabhängig und für Privatanwender sogar kostenlos. Für den optimalen Einstieg in das System sorgen ausführliche Benutzerhandbücher und lehrreiche Schulungsvideos. Diese hat der Hersteller kostenlos auf der Webseite www.ecodms.de veröffentlicht. Hier können auch jegliche Vertriebs-, Produkt- und Preisinformationen abgerufen werden.

ecoDMS soll Privatleuten und kleinen Firmen erstmals die Möglichkeit geben, ein Archivsystem zu nutzen, das vollen Funktionsumfang bietet, einfach und flexibel ist und günstig erworben werden kann. Der Verkaufspreis liegt bei gerade einmal 49 Euro brutto pro Lizenz. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

Die aktuelle ecoDMS Version 14.08 (krusty), welche seit Oktober 2014 auf dem Markt ist, überzeugt mit einer intelligenten Dokumentenerkennung. Der Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch und vergibt selbstständig die passenden Klassifizierungsinformationen. Dieser Prozess erleichtert die Archivierung ungemein und hilft dabei wichtige Arbeitszeit bei der Zuordnung und Archivierung zu sparen. Alle gespeicherten Vorlagen können bearbeitet und wieder gespeichert werden. Werden mehrere Vorlagen für ein Dokument erkannt, zeigt ecoDMS die verschiedenen Vorschläge zur Auswahl an.

Die Software erfreut sich an weit mehr als 6000 Nutzern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Hier zu Lande Lande zählt ecoDMS zu den beliebtesten Dokumenten-Management-Systemen. Mit dem aktuellen Major Release 14.08 (krusty), welches in deutscher und englischer Sprache installiert werden kann, sollen auch weitere europäische Märkte von ecoDMS angesteuert werden. Die Mehrsprachigkeit macht ecoDMS noch flexibler einsetzbar.

ecoDMS verfügt über eine ausführliche Benutzer- und Rechteverwaltung. Diese bietet einen sicheren Zugriff auf die archivierten Dokumente und Ordner. Die Nutzer können auf das Archiv via Desktop Client, Webbrowser oder Handy App zugreifen. Für ein schnelles Wiederfinden aller Daten sorgen intelligente Suchfunktionen. Besonders interessant ist die Volltextsuche. ecoDMS durchsucht die archivierten Dokumente automatisch auf deren Inhalte. Das macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln.

Im Lizenzpreis inbegriffen sind auch eine Versionsverwaltung, ein umfangreicher Einstellungsdialog, verschiedene Filterfunktionen, ein Offline Reader, ein Notizen-Plug-in, Plug-ins und Add-ons für Microsoft Office, Libre Office, Open Office, Outlook und Thunderbird. Zudem gibt es einen PDF/A Druckertreiber, der die Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Programmen ermöglicht. Für Entwickler stellt die ecoDMS GmbH eine API Schnittstelle bereit. Wer möchte kann ecoDMS über die API optional via Programmierung an eigene Systeme anschließen.

ecoDMS ist das optimale Archivsystem für jedermann. Einfach zu bedienen, flexibel einsetzbar, günstig zu erwerben und Top im Funktionsumfang.

Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de nachgelesen werden. Hier können auch die Software Komponenten kostenlos heruntergeladen werden.

In der aktuellen Ausgabe 2/2015 ist ein Software Einzeltest über das Dokumenten-Management-System ecoDMS erschienen. ecoDMS hat diesen Test erfolgreich mit der Note 2.0 bestanden. Andreas Fischer hebt dabei den Funktionsumfang, das Rechtemanagement und den Preis von ecoDMS als besonders positiv hervor. Er beschreibt ecoDMS in seinem Artikel als "Komplettlösung zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten". Das Rechtemanagement enthält eine "mächtige Nutzer und Gruppenverwaltung". Das Preismodell findet er "simpel": "Bezahlt werden müssen nur gleichzeitige Zugriffe. Sie kosten 49 Euro pro Lizenz. Weitere Kosten entstehen lediglich, wenn Support benötigt wird oder wenn ein neues Major Release von EcoDMS erscheint."

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist eine Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten von privaten und geschäftlichen Dokumenten in einem zentralen Archiv. Als Client-Server-System befindet sich das Archiv auf dem ecoDMS Server und speichert alle Dokumente, Details und Einstellungen in einer postgreSQL Datenbank. Der ecoDMS Server ist eine Software Komponente, die zum Beispiel auf einem Server im Unternehmen oder auf einem lokalen Arbeitsplatz installiert werden kann. Der Zugriff auf das Dokumentenarchiv erfolgt bequem und einfach via Client Software, Mobiler App oder Weboberfläche.

Für die Archivierung von Dokumenten bietet ecoDMS verschiedene Möglichkeiten an. Das Programm kann für die Ablage nahezu aller Dateiformate verwendet werden. Neue Inhalte können über einen virtuellen PDF/A Druckertreiber oder auch direkt vom Scanner aus in ecoDMS aufgenommen werden. Darüber hinaus können die gewünschten Dokumente per Drag und Drop in die Programmoberfläche von ecoDMS gezogen werden. Für Microsoft Office, OpenOffice, Outlook und Thunderbird gibt es zudem eigene Plug-ins, die eine sofortige Archivierung aus den genannten Anwendungen erlauben. Bei den Plug-ins legt ecoDMS die Dokumente im Originalformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A ab. Die Original-Office Datei kann bei Bedarf über die integrierte Versionsverwaltung weiter bearbeitet und dann als neue Version abgelegt werden.

Nach dem Motto „Dokumentenarchivierung mit Köpfchen" unterstützt ecoDMS die Anwender bei der Archivierung mit einer automatischen Vorklassifizierung. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die Vorlagen können direkt am eigenen Arbeitsplatz angelegt und gespeichert werden.

Die archivierten Dokumente werden von ecoDMS automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Über die Volltextsuche können die Dateien durch die Eingabe von Begriffen schnell und einfach wiedergefunden werden. Neben der Volltextsuche sind noch zahlreiche weitere Suchfunktionen im System integriert. Das Sekundenschnelle Wiederfinden aller Dokumente wird mit ecoDMS zum Kinderspiel.

Revisions- und Datensicherheit werden bei ecoDMS groß geschrieben. Das Dokumenten-Management-System ecoDMS enthält eine professionelle Benutzer- und Rechteverwaltung. Für jedes Dokument und für jeden Ordner können separate Zugriffsrechte definiert werden. Darüber hinaus kann der Administrator für jeden einzelnen Benutzer festlegen, welche Funktionalitäten verwendet werden dürfen.

Bei der Entwicklung und beim Verkauf legt der Hersteller besonderen Wert auf ein transparentes Vertriebsmodell, auf eine benutzerfreundliche Bedienung, Flexibilität, Skalierbarkeit und auf Plattformunabhängigkeit. ecoDMS kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS verwendet werden. Für IOS und Android stehen die Apps zur Installation bereit. Die Software ist darauf ausgelegt, dass beliebig viele Anwender mit dem System arbeiten können. Eine Lizenz kostet 49 Euro brutto. Die Anzahl der notwendigen Lizenzen ist abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Verbindungen. Wenn fünf Personen gleichzeitig mit ecoDMS arbeiten möchten, sind beispielsweise fünf Lizenzen à 49 Euro notwendig. Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzer- bzw. Lizenzanzahl kann frei bestimmt und bei Bedarf auch erweitert werden. Vor dem Kauf kann ecoDMS 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Free4Three Version des Dokumenten-Management-Systems darf von Privatnutzern sogar mit begrenztem Funktionsumfang immer kostenlos genutzt werden.

Für den optimalen Einstieg in das System sorgen ausführliche Benutzerhandbücher und lehrreiche Schulungsvideos. Darüber hinaus hat die ecoDMS GmbH jegliche Vertriebs-, Produkt- und Preisinformationen auf der Homepage des Dokumenten-Management-Systems veröffentlicht.

Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de nachgelesen werden. Hier können auch die Software Komponenten kostenlos heruntergeladen werden.

Zum Jahreswechsel machen wir uns allerlei Gedanken darüber, was wir besser machen können und welcher Vorsatz der Beste ist. Wir wünschen uns weniger Stress, Senkung der Ausgaben, mehr Zeit für die wichtigen Dinge und vor allem Gesundheit, viel Freude und Spaß im privaten und beruflichen Leben. Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können diese Vorsätze umgesetzt und verwirklicht werden.

Mit dieser modernen Archivierungssoftware können alle Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der Einsatz von ecoDMS hilft die Kosten für die Dokumentenaufbewahrung und Verwaltung zu senken, optimiert und beschleunigt die Dokumentenprozesse und bringt mehr Spaß und Freude in die Büro- und Verwaltungsarbeiten.

Archivsysteme gibt es inzwischen einige. ecoDMS zählt allerdings definitiv zu den modernsten und schnellsten Dokumenten-Management-Systemen im deutschsprachigem Raum. Das Archivsystem hebt sich vor allem durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro (brutto) und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Diese Funktion bietet somit eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten an.

Mit ecoDMS können nahezu alle Dateiformate archiviert werden. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem. In Sekundenschnelle sind die gewünschten Daten und Informationen aus ecoDMS heraus abrufbar.

Um einen sicheren Zugriff auf das System und die darin enthaltenen Dokumente und Ordner zu gewährleisten, können für jeden Benutzer Zugangsdaten mit entsprechenden Zugriffsrechten vergeben werden. Optional können die Benutzer auch aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpft werden. Die Kombination aus Active Directory, LDAP und ecoDMS ermöglicht eine komfortable und einheitliche Verwaltung der ecoDMS und LDAP-User.

Die Architektur der Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender (abhängig von der Lizenz) zugleich mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Als Client-Server-System ist der ecoDMS Server die Grundlage des gesamten Systems. Der Connection Manager stellt die Verbindung zum ecoDMS Server her. Eine mandantenfähige, gleichzeitige Verbindung zu verschiedenen ecoDMS Servern-, Datenbanken und Benutzern ist über den Connection Manager möglich.

Über den Einstellungsdialog in ecoDMS können die notwendigen Konfigurationen zur Einrichtung des Dokumenten-Management-Systems vorgenommen werden. ecoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen oder eigene Ordnerstrukturen und –Berechtigungen, ecoDMS lässt keine Wünsche offen.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente eine OCR an. Die Dokumentensuche ist daher kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben.

Neben den Standardfunktionen sind im Lizenzpreis außerdem Plug-ins und Add-ons für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird inbegriffen. Darüber hinaus ist ein mobiler Zugriff via Android oder IOS Tablet und Smartphone aus möglich. Auch über den Internetbrowser kann das Archiv per Weboberfläche bedient werden.

Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie z.B. Bild- und Grafikprogrammen, Warenwirtschaftssystemen uvm. bequem als PDF-A archiviert werden. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms und die Dateien können sofort in dem entsprechenden Ordner und für die zuständigen Personen abgelegt werden.

Über das Programm ecoICE zur Posteingangsbearbeitung können die eingescannten Dokumente abgerufen, bei Bedarf bearbeitet, (automatisch) klassifiziert und zur Archivierung an das Dokumenten-Management-System ecoDMS übergeben werden.

Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzer- bzw. Lizenzanzahl kann frei bestimmt und bei Bedarf auch erweitert werden. Vor dem Kauf kann ecoDMS 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Free4Three Version des Dokumenten-Management-Systems darf von Privatnutzern sogar mit begrenztem Funktionsumfang immer kostenlos genutzt werden.

Für den optimalen Einstieg in das System sorgen ausführliche Benutzerhandbücher und lehrreiche Schulungsvideos. Darüber hinaus hat die ecoDMS GmbH jegliche Vertriebs-, Produkt- und Kaufinformationen auf der Homepage des Dokumenten-Management-Systems veröffentlicht.

Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de nachgelesen werden. Hier können auch die Software Komponenten kostenlos heruntergeladen werden.