Im Jahre 2010 gewann die Europaschule Langerwehe (Gesamtschule) mit ecoDMS den Wettbewerb „Einfach Schule“. Die Schule wurde für den modernen Bürokratieabbau vom Schulministerium NRW ausgezeichnet.
Langerwehe / Aachen, 2010: Die Gesamtschule Langerwehe zählt zu neun Preisträgern, die das Düsseldorfer Schulministerium landesweit auszeichnete. Sie hatte am Wettbewerb „Einfach Schule“ teilgenommen, bei dem das Schulministerium Schulen dazu aufforderte, Konzepte zur Verminderung des internen Verwaltungsaufwands zu entwerfen.
Das eingereichte Konzept zeigt neue Wege im Bürokratieabbau auf. Die Schule fungiert als Beispielschule für Dokumentenverwaltung. Da Schulen in Nordrhein-Westfalen sich auf Wunsch der Landesregierung in einem langfristigen Veränderungsprozess hin zu mehr Eigenverantwortung und Selbstständigkeit befinden, ging die Schulleitung eine Kooperation mit der applord gmbh aus Aachen ein.
Das Software- und Consultingunternehmen beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Geschäftsprozessoptimierung und ermöglicht mit ecoDMS die qualifizierte und revisionssichere Archivierung aller Dokumente auf einem Server. Benutzerfreundlichkeit und effizientes Arbeiten stehen dabei stets an erster Stelle.
Suchen war gestern! Ob Rechnungen, Angebote, Lehrunterlagen, Budgets, Materialien für individuelle Förderung oder andere Dokumente – alles kann revisionssicher archiviert und auf Knopfdruck wiedergefunden werden. Ein flexibles Berechtigungssystem sorgt für sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung an zuständige Kollegen.
Das System erleichtert die Verwaltungsarbeit und unterstützt die Lehrkräfte erheblich. Zeitraubendes Abheften, Dokumentenverluste und ständiges Suchen gehören der Vergangenheit an. Alle dokumentenbezogenen Vorgänge werden mit ecoDMS deutlich optimiert, sodass sich das Kollegium und die Verwaltung auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können.
Die Anwender sind besonders von der benutzerfreundlichen Oberfläche und einfachen Bedienung begeistert: „Das Dokumenten Management System ist übersichtlich und selbsterklärend aufgebaut. Unsere Strukturen können wir aufgrund der flexiblen Einrichtungsmöglichkeiten in ecoDMS sehr gut abbilden. Genau so sollte ein System arbeiten.“ – Heinz-Georg Bock von Wülfingen, stellvertretender Schulleiter.
Schulministerin Barbara Sommer gratulierte den Preisträgern: „Die Eigeninitiative der Schulen zur Optimierung ihrer Verwaltungsstrukturen ist beispielhaft. Es ist die Aufgabe der Verwaltung, Ressourcen zu schonen, die für das eigentliche Kerngeschäft gebraucht werden: den Unterricht.“
Auch der Bürgermeister der Stadt Langerwehe, Heinrich Göbbels, ist sichtlich begeistert und gratuliert den Gewinnern. „Das Vertrauen in unsere Schule und die tatkräftige Unterstützung der Gemeinde Langerwehe machen die Durchführung solcher Projekte möglich. Schon seit sehr langer Zeit stellt uns die Gemeinde das Schulbudget in Eigenverantwortung zur Verfügung. Dafür sind wir sehr dankbar.“ – Heinz Moll, Leitender Gesamtschuldirektor.
Neben der Gesamtschule Langerwehe wurden ausgezeichnet:
- Zwei Grundschulen in Wuppertal und Pulheim
- Eine Hauptschule in Leverkusen
- Eine Förderschule in Remscheid
- Eine Realschule in Gladbeck
- Ein Gymnasium in Bochum
- Zwei Berufskollegs in Duisburg und Essen
Die Beiträge reichten von der Verbesserung des Informationsaustauschs über die Erstellung von Formularsammlungen und der Standardisierung von Verwaltungsabläufen bis hin zu komplexen Qualitätsmanagement-Konzepten. Professor Dr. Hansis, Vorsitzender der Jury, bezeichnete den Langerweher Beitrag als innovativ und mutig.
Details zu den Bilddateien:
Bild 1: v.l.n.r.: Prof. Dr. H. Hansis, Schulministerin Barbara Sommer, Heinz-Georg Bock von Wülfingen und Schulleiter Heinz Moll
Bild 2: Auch die Vertreter der Stadt, Bürgermeister Göbbels (3. v. l.) und Herr Wamig (l.), sind begeistert.
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