Die Huber GmbH, ein mittelständischer Einzel- und Großhandel für Stahl, Industrie- und Zimmereibedarf sowie Schweißtechnik, hat die Archivierung ihrer Belege auf Papier abgelöst und zieht nun, gut zwei Jahre später, ein sehr positives Zwischenfazit.
Sie bewahrt die Dokumente mithilfe der Archiv-Komplettlösung ecoDMS ONE revisionskonform auf. Die professionelle Verwaltung, automatische Zuordnung und Möglichkeiten zum schnellen Wiederfinden sparen dem mehr als 140 Jahre alten Unternehmen jede Menge Zeit.
In der Huber GmbH mit Standort in Tiefenbach bei Passau sowie der Niederlassung in Ampfing fallen täglich mehr als 1000 Belege an. Die Spanne reicht von Kommissionierbelegen über Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen bis hin zu Bestellungen. Diese wurden bisher in Ordner abgeheftet und dann archiviert – auf Euro-Paletten. „So kamen pro Jahr etwa zwei Paletten an Belegen zusammen“, erzählt Hermann Buchetmann. Er beschreibt: „Wenn wir Belege suchen mussten, zum Beispiel im Falle von Retouren oder für den Jahresabschluss, war dies immer mit einem hohen Aufwand verbunden.“
ecoDMS holt Projekt vom Eis
Deshalb gab es 2014 Überlegungen, diesen Prozess effizienter zu gestalten. Als sich das Unternehmen verschiedene Lösungen ansah, stellte es schnell fest, dass diese teuer sind und ein Umstellungsprojekt viel Aufwand erfordert. „Daher haben wir das Projekt auf die lange Bank geschoben“, erinnert sich Hermann Buchetmann. Erst Mitte 2016 wurde es wieder aktuell, als der ERP-Dienstleister der Huber GmbH das Unternehmen auf ecoDMS aufmerksam machte.
Der Preisunterschied zu anderen Lösungen fiel den Verantwortlichen sofort auf. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. „Dazu hat ecoDMS ein einfach strukturiertes Lizenzmodell“, sagt Hermann Buchetmann. Zudem erfüllte es auch sämtliche anderen Anforderungen:
- geringe Einarbeitungszeit
- fester Ansprechpartner, der das Projekt begleitet
- Schnittstelle zum ERP-System UPOS, um alle selbst erzeugten Belege automatisch zu indexieren und zu archivieren
Eine kommunikative Lösung
Bei der Installation und Ersteinrichtung von ecoDMS ONE erhielt die Huber GmbH Unterstützung von der ecoDMS GmbH. Nach einem Testbetrieb ging die elektronische Archivierung am 1. Januar 2017 live. Seitdem werden sämtliche neuen unternehmensrelevanten Belege mithilfe von ecoDMS ONE aufbewahrt. Dazu zählen unter anderem:
- Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Wareneingangslisten, Systemprotokolle, Kommissionsscheine und Lieferscheine aus dem ERP-System
- Ausgangsrechnungen aus der Buchhaltung
- E-Mail-Anhänge von 35 Office 365 Clients
- physisch vorliegende Eingangsbelege, gescannt und automatisch indexiert
Die Arbeit erfolgt automatisiert: Im Hintergrund wird eine Übersicht mit Angaben wie Belegnummer und Rechnungsbetrag erzeugt. Physische Belege werden gescannt, geprüft und anhand der Daten im ERP-System abgelegt und archiviert.
Einfache Bedienung
Feste Bestandteile des Archivsystems sind:
- Versionsverwaltung
- Dokumentenhistorie
- individuelle Einstellungs- und Zugriffsoptionen
- intelligente optische Zeichenerkennung (OCR) mit Volltextsuche
Somit können Anwender Belege im Handumdrehen wiederfinden. „Wenn wir zum Beispiel bei einer Retoure einen bestimmten Beleg benötigen, geben wir einfach die Auftragsnummer ins Volltextsuchfeld ein und es werden alle relevanten Dokumente angezeigt“, beschreibt der IT-Leiter. Über die ecoDMS API greift zudem die Business-Intelligence-Software QlikView auf das Archiv zu, um Reportings, Vollständigkeitsprüfungen und Auswertungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung zu erstellen. Der Steuerberater erhält ebenfalls benötigte Informationen direkt aus ecoDMS.
Die Arbeit mit ecoDMS ONE ist für alle Anwender, darunter 20 bis 25 Mitarbeiter in Buchhaltung, Verkauf, Lager und Fuhrpark, denkbar einfach. „Die Grundeinstellung war auch von vorneherein positiv, insbesondere bei allen, die schon einmal einen Papierbeleg gesucht haben“, so Hermann Buchetmann. Für einen optimalen Umgang mit der Archivlösung erhielten die Mitarbeiter intern Schulungen, sodass die Grundfunktionen schnell eingeführt werden konnten.
Das nächste Projekt wartet bereits
Das Fazit des IT-Leiters ist durchweg positiv. Er gesteht: „Am Anfang waren wir zwar skeptisch, ob in der Praxis alles so sauber funktioniert wie in der Theorie beschrieben“. Aber es sei der Fall. Die Anwender seien glücklich und sparen viel Zeit. Das verdeutlicht das Beispiel einer Retoure: „Mussten wir früher eine halbe bis dreiviertel Stunde nach einem Beleg suchen, so haben wir ihn jetzt in zwei, drei Minuten“. Beim Controlling werde Zeit gespart, das Scannen von Belegen sei zuverlässig, die Erkennungsrate sehr hoch und die Funktionen zum automatischen Bearbeiten hervorragend.
Die Huber GmbH verfügt über eine Testlizenz, sodass der laufende Betrieb nicht gestört wird. Trotz allem bestehe ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und ecoDMS ONE werde kontinuierlich weiterentwickelt. Das nächste Projekt ist bereits in Planung: eine Funktionserweiterung für EDI-Rechnungen, sodass per EDI übermittelte Belege automatisch weiterverarbeitet werden können.