Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS Version 18.09 (apu) können alle Dokumente gesetzeskonform und sicher in einem zentralen, digitalen Dokumentenarchiv gespeichert werden. Das System arbeitet revisionskonform und orientiert sich an den gesetzlichen Anforderungen der GoBD und DSGVO. Das aktuelle Major Release von ecoDMS hat speziell zur Einhaltung der GoBD und DSGVO neue Funktionen erhalten. In einem gesicherten, mehrstufigen Prozess können freigegebene Dokumente unter Berücksichtigung einer Aufbewahrungsfrist unwiderruflich aus dem Archivsystem entfernt werden. Angelegte Benutzer können bei Bedarf aus dem System entfernt und dessen Dokumenten- und Ordnerberechtigungen an einen anderen Benutzer übergeben werden. Mit dem Löschen werden jegliche Benutzerinformationen im Archiv anonymisiert.

Dokumente gemäß DSGVO & GoBD löschen

ecoDMS beinhaltet ein mehrstufiges Löschkonzept, welches sich an den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien und GoBD-Anforderungen orientiert. Dokumente können in einen virtuellen Papierkorb verschoben und von da aus von autorisierten Benutzern unter Berücksichtigung hinterlegter Aufbewahrungsfristen zum Löschen freigegeben und endgültig aus dem Archiv entfernt werden. Mit dem unwiderruflichen Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert. Außerdem wird das eigentliche Dokument durch ein begründetes Löschprotokoll ersetzt. Der Zugriff auf das Protokoll und deren “Klassifizierungsreste” setzt bestimmte Systemberechtigungen beim Benutzer voraus.

Benutzer gesetzeskonform entfernen

Angelegte Benutzer können bei Bedarf unwiderruflich entfernt werden. In diesem Fall werden Berechtigungen innerhalb von Klassifizierungen und Ordnerstrukturen auf einen anderen, bestehenden Benutzer übertragen. Dieser kann auch eine Gruppe oder eine Systemberechtigung sein. Der gelöschte Benutzer verschwindet anschließend aus jeglichen Vorgängen im System. Dazu zählen auch namentliche Einträge (Benutzername) in der Historie. Diese werden gesetzeskonform anonymisiert.

Revisionssicher Archivieren mit ecoDMS

Das Archivsystem ecoDMS erfüllt die technischen Anforderungen für eine gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung von Dateien und Dokumenten. Die Revisionssicherheit im Allgemeinen ist allerdings von mehreren Faktoren abhängig und sie kann nur durch das Archiv einsetzende Unternehmen selbst erreicht werden. Maßgeblich für die Revisionssicherheit sind unter anderem ein technisch revisionskonformes Archiv (Software), dessen professionelle Einrichtung und Handhabung, die korrekte Zuweisung von Zugriffsrechten, eine regelmäßige Datensicherung und die Durchführung der korrekten internen Arbeitsabläufe innerhalb des jeweiligen Unternehmens. Des weiteren wird eine den GoBD entsprechende Verfahrensdokumentation als Nachweis für die Revisionssicherheit gefordert.

Die Nummer Eins bei der Dokumentenarchivierung

ecoDMS gilt schon lange als der Standard für eine professionelle Dokumentenarchivierung. Mit diesem modernen Archivsystem können jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet eingescannt, archiviert, verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne weiteres Zutun der Anwender klassifiziert werden. Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.

Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen. Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.

Dies ist nur ein winziger Auszug des Funktionsumfangs dieser Software. Das System kann zum günstigen Preis von einmalig 89 Euro inkl. 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung unter www.ecodms.de und bei den inzwischen über 1000 Resellern erworben werden.

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