Endlich wieder Frühling. Die Temperaturen steigen und ringsum beginnt die Natur zu grünen und zu blühen. Für viele Menschen heißt es nun „Frühjahrsputz". Die Archivlösung ecoDMS hilft dabei Schreibtische und Aktenschränke auszumisten und ein einheitliches Ablagesystem für alle beruflichen und privaten Dokumente zu schaffen.

ecoDMS ist eine kostengünstige Software zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Daten und Informationen. Für die Archivierung können Papierdokumente bequem mit einem herkömmlichen Dokumenten-Scanner eingescannt werden. Dateien wie E-Mails, Anschreiben, Tabellen oder Präsentationen aus Office, PDFs, Bilder, Musik, Zeichnungen und andere wichtige digitale Dokumente, finden ebenfalls den schnellen Weg ins Archiv. Um die Archivierung besonders benutzerfreundlich zu gestalten, verfügt ecoDMS über eine Art Sensor. Dieser erkennt die Dokumente und führt eine automatische Zuordnung der notwendigen Ablageinformationen im passenden Archivordner durch. Das beschleunigt den Archivierungsprozess und erleichtert die Ablagearbeiten.

Einen zusätzlichen Komfort bieten die intelligenten Suchfunktionen von ecoDMS. In Sekundenschnelle können die ablegten Dateien vom Benutzer angefordert werden. Hierzu stehen den Anwendern verschiedene Such- und Filterfunktionen zur Verfügung. Die Bedienung dieser ist so einfach wie googeln: Suchwerte erfassen und Ergebnisse ansehen. In einem Vorschaufenster sind die Dokumente direkt im Programm sichtbar.

Für eine optimale und sichere Nutzung des Systems sorgt der flexibel konfigurierbare Einstellungsdialog. Über diesen können Benutzer mit Administrator-Rechten die Strukturen, Einstellungen, Benutzerrechte und Attribute innerhalb der Software steuern und exakt auf die eigenen Bedürfnisse einrichten. Die enorme Skalierbarkeit von ecoDMS ermöglicht den Einsatz für jedermann. Ob Privatperson, kleiner Betrieb oder großes Unternehmen. ecoDMS passt in nahezu jede IT-Infrastruktur hinein und kann branchenunabhängig installiert werden.

ecoDMS ist eine Client-Server-Lösung. Die Dokumente liegen aber keinesfalls auf fremden Rechnern oder in der Cloud. Alles wird sicher in einer Datenbank beim Kunden „In-House" gespeichert. Das Lizenzmodell ist transparent und das Preis-Leistungsverhältnis einzigartig. Eine Lizenz kostet nur 49 Euro. Über den Webshop von ecoDMS können die Lizenzen bargeldlos und einfach erworben werden. Die Zustellung erfolgt sofort nach dem Zahlungseingang versandkostenfrei und fix per Mail. Im Preis inbegriffen ist der volle Funktionsumfang inklusive der verfügbaren Plug-ins für MS Outlook, Thunderbird, MS Office, Libre Office und Open Office. Ein PDF/A Drucker und das ecoICE Programm zum Abrufen und Archivieren der eingescannten Dokumente sind ebenfalls feste Bestandteile dieser Archivlösung. Die 49 Euro pro Lizenz fallen nur einmalig beim Kauf an. Anschließend kann die Lizenz zeitlich unbegrenzt, ohne verpflichtende Folgekosten genutzt werden. Die Anzahl der Lizenzen kann frei vom Anwender bestimmt und bei Bedarf jederzeit erweitert werden.

Die Software steht für die gängigen Betriebssysteme zur Verfügung und kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS genutzt werden. Um auch von außerhalb einen schnellen Zugriff zu erhalten, verfügt die Vollversion über Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets. Über die Weboberfläche ist ein lesender und schreibender Zugriff über einen Internetbrowser ebenfalls möglich.

Auf der ecoDMS Webseite können alle Software Komponenten heruntergeladen und für 30 Tage kostenfrei getestet werden. Unter www.ecodms.de stehen außerdem die notwendigen Vertriebs- und Produktinformationen frei zur Verfügung. Ausführliche Dokumentationen und anschauliche Schulungsvideos unterstützen den Anwender bei der Installation, Einrichtung und Nutzung des Systems. Die Handbücher und Videos stehen allen Webseiten-Besuchern gratis zur Verfügung.

Fazit: ecoDMS ist der optimale Helfer beim Frühjahrsputz mit Langzeitwirkung! Mit ecoDMS befinden sich alle Dokumente an einem zentralen Ablageplatz. Das mindert das Papieraufkommen, reduziert die Kosten und Zeitaufwände für die Dokumentensuche und Ablage, schenkt mehr Motivation bei der Dokumentenverwaltung und sorgt für mehr Ordnung.

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Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue Version, darunter ein brandneuer Web Client, Löschfunktionen gemäß GoBD & DSGVO, Stempelfunktion uvm.

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