Die Firma schlumberger digital versteht sich als Spezialist für digitales Dokumentenmanagement und betreibt ecoDMS – neben On-Premise – in der Cloud bei einem der größten deutschen Rechenzentrumsbetreiber in Nürnberg. Mit dem arkivado tool stellt das Unternehmen zudem eine flexible Schnittstelle für ecoDMS bereit, die insbesondere den komfortablen Export von Rechnungen zu DATEV Unternehmen online ermöglicht. Aufgrund seines besonderen Engagements ist schlumberger digital einer unserer Awarded Partner. Zusammen mit dem Gründer und Inhaber Michael Schlumberger haben wir unter anderem über das optimale Zusammenspiel von DATEV Unternehmen online und modernen DMS-Lösungen gesprochen.
Welche Zielgruppe sprechen Sie mit Ihren Lösungen an?
Wir adressieren Unternehmen beispielsweise aus dem Handwerk, Pflegeeinrichtungen oder Betreiber von Internetshops sowie Körperschaften im Energiesektor – unabhängig von ihrer Größe.
Welche Vorteile bringt ein Dokumenten-Management-System bei der Rechnungsverarbeitung?
Es gibt zahlreiche Argumente, die für die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystem bei der Rechnungsverarbeitung sprechen, darunter die folgenden:
- Ein DMS ermöglicht die zentrale sowie GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung aller Rechnungen. Somit erfüllen Unternehmen ihre Aufbewahrungspflichten und können einer Betriebsprüfung gelassener entgegensehen. Hinzu kommt, dass Rechnungen acht bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, was digital wesentlich platzsparender erfolgt als physisch.
- Ein DMS erfasst und klassifiziert Rechnungen automatisch. Das vermeidet manuelle Eingabefehler und Mitarbeitende in der Buchhaltung gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
- Mitarbeitende können über leistungsfähige Suchfunktionen sehr schnell auf Rechnungen zugreifen und so beispielsweise Fragen unmittelbar beantworten. Bietet das DMS die Möglichkeit, Dokumente zu klassifizieren, können alle Rechnungen etwa nach Lieferanten, Kunden oder ihrem Bearbeitungsstatus direkt angezeigt werden. Damit geht eine hohe Zeitersparnis einher.
- Rechnungen können aus mehreren Gründen digital schneller freigegeben werden als auf Papier. Zum einen haben mehrere Personen parallel die Möglichkeit, ortsunabhängig – also auch aus dem Homeoffice – auf die Belege zuzugreifen und sie zu prüfen. Sind die dazugehörenden Bestellungen und Lieferscheine ebenfalls im DMS hinterlegt, können die Daten direkt abgeglichen werden. Zum anderen wird mit einer Wiedervorlagefunktion die Buchhaltung daran erinnert, Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen. Dadurch vermeiden Unternehmen Nachfragen von Lieferanten und können Skontooptionen nutzen.
Was schätzen Sie besonders an der ecoDMS-Lösung?
Da ist natürlich an erster Stelle das aus meiner Sicht unschlagbare Preis-Leistungs-Verhältnis zu nennen. Weitere Vorzüge sind die einfache Bedienbarkeit, die moderne Architektur und die offenen Schnittstellen zur Integration weiterer Lösungen und Tools. Hinsichtlich der Rechnungsverarbeitung schätzen wir auch das WORKZ-Add-on, mit dem lineare Freigabeprozesse einfach abgebildet und automatisiert werden können. Beim Thema E-Rechnungen ist das komfortable Prüfen von ZUGFeRD- oder XRechnungen sowie das praktische Auslesen der XML-Daten über den Vorlagen-Designer ein echter Gamechanger.
Wie können Unternehmen mit Ihrem arkivado tool Rechnungen von ecoDMS an DATEV Unternehmen online übertragen?
Sobald die Rechnungen in ecoDMS klassifiziert, ausgelesen und geprüft sind, werden sie zum Export an DATEV Unternehmen online markiert. Anschließend öffnet der Anwender arkivado tool und klickt auf den Button „DATEV-Export“. Die Rechnungen werden dann automatisch übertragen und der Steuerberater kann direkt im Posteingang von DATEV Unternehmen online darauf zugreifen und sie verbuchen. Optional können zudem die in ecoDMS hinterlegten Belegdaten wie Lieferantenname, Rechnungsnummer oder -datum sowie Anmerkungen oder Notizen mit übertragen werden. Auch andere Dokumente wie Benachrichtigungen vom Finanzamt oder Verträge lassen sich so bequem an den Steuerberater übermitteln. Abschließend wird der Export inklusive des Ausführungsdatums automatisch in ecoDMS vermerkt.
Das arkivado tool kann Dokumente aus ecoDMS aber auch in andere Finanzbuchhaltungs- oder auch ERP-Systeme übertragen. Darüber hinaus haben Anwender die Möglichkeit, mithilfe der in Rechnungen hinterlegten Attribute eine genormte SEPA-Datei zu erstellen und diese an ein Online-Banking-System zu übermitteln.
Somit reduziert unsere Lösung manuelle Arbeitsschritte, eliminiert Tippfehler und sorgt für mehr Transparenz im gesamten Rechnungsprozess.
Vielen Dank für das Gespräch, Herr Schlumberger!