Mit automatischer Datenerfassung bündeln Sie Dokumente zentral und finden Belege selbst bei kurzfristigen Prüfungen zuverlässig. Zugriffe lassen sich klar steuern, Änderungen bleiben nachvollziehbar und die Einrichtung erfolgt umkompliziert am eigenen Computer.
Mit ecoDMS werden Dokumente, Belege und Rechnungen in einer zentralen digitalen Ablage organisiert und revisionssicher aufbewahrt. Egal ob Scan, Office-Datei, E-Mail oder Bild: Alles wird in einem System gespeichert und durch automatische Texterkennung bequem durchsuchbar. So finden Sie Inhalte per Volltextsuche auch dann, wenn nur bestimmte Schlagworte oder Metadaten bekannt sind.
Jede Bearbeitung erzeugt eine neue Version, sodass der Stand jederzeit belegbar bleibt. Dadurch sind Unterlagen für Audits rechtssicher verfügbar und Prozesse laufen verlässlicher.
Auditsicher
Dokumente sind so abgelegt und versioniert, dass Sie bei Prüfungen jederzeit die richtige Unterlage nachvollziehbar vorlegen können.
Kosteneffizient
Sie profitieren von einem fairen Lizenzmodell und erhalten eine Software, die sich für KMU und Privatleute rechnet.
Einfach
Sie können das System ohne großes IT-Projekt einrichten und im Arbeitsalltag intuitiv bedienen, am PC und im Webbrowser.
Automatisiert
Informationen werden automatisch erfasst und Dokumente passend zugeordnet, sodass Sie Vorgänge zügiger abschließen.
Weniger Suchzeit
aufgrund schneller Wiederfindbarkeit per Volltextsuche
Geringere Ausgaben
weil Anschaffung, Druckaufwand und Verwaltungszeit sinken
Mehr Transparenz
über aktuelle Vorgänge, den Status von Aufträgen und die Vollständigkeit von Unterlagen
Schnellere Bearbeitung
von Kundenanfragen durch direkte Verfügbarkeit der relevanten Dokumente
Bessere interne Zusammenarbeit
durch zentralen Zugriff auf dieselben Dokumente und klar geregelte Zuständigkeiten
Unterlagen jederzeit einsehbar
egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs
ecoDMS ONE bietet Unternehmen eine Gesamtlösung für Dokumentenmanagement, E-Mail-Archivierung und Automatisierung, die inklusive unlimitierter API, Support und Softwarepflege während der gesamten Vertragslaufzeit bereitgestellt wird.
Sie können die enthaltenen Softwareprodukte ecoMAILZ und ecoDMS inkl. WORKZ Add-on + limitierter API vorab als Demoversion einzeln installieren und kostenlos testen. Nach dem Testzeitraum endet der Zugang automatisch, es entstehen keine Verpflichtungen und Sie entscheiden selbst, ob und welches Softwarepaket Sie nutzen möchten.
Mit dem WORKZ Add-on erweitern Sie ecoDMS um automatisierte Datei- und E-Mail-Importe, definierte Abläufe zur Kenntnisnahme und Freigabe sowie einen digitalen Dokumentenstempel für die lückenlose Nachvollziehbarkeit Ihrer Abläufe.
Dadurch laufen Aufgaben nicht mehr informell per Weiterleitung, sondern werden als Prozess gesteuert und nachvollziehbar abgeschlossen.
Über die ecoDMS API verbinden Sie ecoDMS mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft, etwa ERP, Buchhaltung oder eigene Anwendungen.
Übertragen Sie Dokumente und Metadaten automatisiert zwischen ecoDMS und der gewünschten Integration. Die Schnittstelle basiert auf JSON-REST und ist mit gängigen Programmiersprachen wie PHP, Java und QT kompatibel.
Profitieren Sie von zeitlich unbegrenzter Nutzung ohne Datenlimit, voller Flexibilität bei Updates & einem fairen Preismodell.
Gratis
nur 89,00 EUR inkl. 19% MwSt.
nur 125,00 EUR netto
Damit Sie ecoDMS reibungslos, sicher und mit guter Performance nutzen können, lohnt sich ein kurzer Check der Systemvoraussetzungen. In der Übersicht sehen Sie auf einen Blick, welche Hardware und welche Betriebssysteme unterstützt werden und was als Mindestanforderung gilt.
Ja, ecoDMS erfüllt die technischen Anforderungen der GoBD und DSGVO und ermöglicht eine zentrale, sichere und gesetzeskonforme Speicherung und Verwaltung Ihrer Dokumente. Dokumente werden vollständig und unverändert gespeichert und zusätzlich mit Metadaten / Klassifizierungen versehen, damit die Archivierung nachvollziehbar bleibt. Eine Historie dokumentiert jegliche Änderungen, die in ecoDMS an einer Datei vorgenommen wurden. Über Rollen und Berechtigungen steuern Sie den Zugriff, sodass die Speicherung DSGVO-konform organisiert werden kann. Außerdem können Aufbewahrungsfristen abgebildet werden, inklusive Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Fristen. Zusätzlich unterstützt ecoDMS Sie optional im Rahmen einer persönlichen Dienstleistung bei der Verfahrensdokumentation, damit Prozesse GoBD-konform dokumentiert werden können.
Wir bieten ein flexibles Lizenzmodell mit einer Private Edition für Privatpersonen und einer Business Edition für private und gewerbliche Nutzung. Die Private Edition ist auf maximal zwei Verbindungen ausgelegt, die Business Edition erlaubt beliebig viele Verbindungen. Während des gewählten Updatezeitraums von 24 oder 48 Monaten sind Updates kostenlos enthalten, inklusive neuer Funktionen und Sicherheitsverbesserungen. Die Lizenz bleibt zeitlich unbegrenzt nutzbar, nach Ablauf des Updatezeitraums entfällt jedoch der Herstellersupport und es gibt keine weiteren Updates. Zusätzliche Verbindungen können ergänzt werden, ohne dass sich dadurch der Updatezeitraum automatisch verlängert. Der Updatezeitraum kann mit einer Karenz von +/- 3 Monaten verlängert werden. Die Verlängerung schließt dann nahtlos an das Ende des bisherigen Updatezeitraums an.
ecoDMS kann 30 Tage lang als Demoversion mit bis zu drei gleichzeitigen Verbindungen getestet werden. Die Komponenten von Demo und Vollversion sind identisch, sodass Sie die Software realistisch im Arbeitsalltag ausprobieren können. In der Demophase stehen nahezu alle Funktionen zur Verfügung, inklusive Plugins, WORKZ Add-on und 30 API Connects zum Ausprobieren vom REST Service. Läuft der Testzeitraum ab, ohne dass eine Lizenz eingespielt wird, werden die Funktionen automatisch eingeschränkt und eine gewerbliche Nutzung ist danach nicht mehr erlaubt. Wenn Sie das System produktiv nutzen möchten, können Sie eine Lizenz im Online Shop kaufen und anschließend in den Einstellungen aktivieren.
Es gibt Erweiterungen für ecoDMS. Neben den Kernfunktionen stehen Ihnen bereits im Standardumfang praktische Komponenten zur Verfügung, mit denen Sie Dokumente direkt aus Ihren Anwendungen archivieren und schnell in ecoDMS übernehmen können.
Enthaltene Erweiterungen im Standardumfang:
Optionale Add ons zur Automatisierung und Erweiterung:
Um loszulegen, müssen Sie die Software zunächst auf Ihren Computern installieren. Beachten Sie dabei, dass ecoDMS aus zwei Kern-Teilen besteht:
Die Wahl zwischen Einzelplatz- und Netzwerklösung hängt von Ihren Bedürfnissen ab:
Um mit ecoDMS zu starten, müssen Sie sich zunächst anmelden. Folgen Sie diesen Schritten:
Wichtig: Ändern Sie nach der ersten Anmeldung unbedingt das Passwort für den Standardbenutzer aus Sicherheitsgründen.
ecoDMS kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Mit den folgenden Schritten schaffen Sie eine klare Struktur:
Tipp: Halten Sie die Ordnerstruktur flach und einfach! Nutzen Sie Klassifizierungsattribute, um Dokumente ohne zusätzliche Ordner zu kategorisieren.
ecoDMS bietet verschiedene Möglichkeiten zur Archivierung:
Tipp: Mit der Versionsverwaltung behalten Sie stets den Überblick über verschiedene Versionen Ihrer Dokumente und können Änderungen jederzeit nachvollziehen.
ecoDMS ist flexibel einsetzbar und eignet sich für zahlreiche Zielgruppen, darunter:
Weitere Branchen, in denen ecoDMS eingesetzt wird:
