Häufig gestellte Fragen

Damit Sie ecoDMS reibungslos, sicher und mit guter Performance nutzen können, lohnt sich ein kurzer Check der Systemvoraussetzungen. In der Übersicht sehen Sie auf einen Blick, welche Hardware und welche Betriebssysteme unterstützt werden und was als Mindestanforderung gilt.

Systemvoraussetzungen von ecoDMS

Ja, ecoDMS erfüllt die technischen Anforderungen der GoBD und DSGVO und ermöglicht eine zentrale, sichere und gesetzes­konforme Speicherung und Verwaltung Ihrer Dokumente. Dokumente werden vollständig und unverändert gespeichert und zusätzlich mit Metadaten / Klassifizierungen versehen, damit die Archivierung nachvollziehbar bleibt. Eine Historie dokumentiert jegliche Änderungen, die in ecoDMS an einer Datei vorgenommen wurden. Über Rollen und Berechtigungen steuern Sie den Zugriff, sodass die Speicherung DSGVO-konform organisiert werden kann. Außerdem können Aufbewahrungs­fristen abgebildet werden, inklusive Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Fristen. Zusätzlich unterstützt ecoDMS Sie optional im Rahmen einer persönlichen Dienstleistung bei der Verfahrens­dokumentation, damit Prozesse GoBD-konform dokumentiert werden können.

Wir bieten ein flexibles Lizenz­modell mit einer Private Edition für Privat­personen und einer Business Edition für private und gewerbliche Nutzung. Die Private Edition ist auf maximal zwei Verbindungen ausgelegt, die Business Edition erlaubt beliebig viele Verbindungen. Während des gewählten Update­zeitraums von 24 oder 48 Monaten sind Updates kostenlos enthalten, inklusive neuer Funktionen und Sicherheits­verbesserungen. Die Lizenz bleibt zeitlich unbegrenzt nutzbar, nach Ablauf des Update­zeitraums entfällt jedoch der Hersteller­support und es gibt keine weiteren Updates. Zusätzliche Verbindungen können ergänzt werden, ohne dass sich dadurch der Update­zeitraum automatisch verlängert. Der Update­zeitraum kann mit einer Karenz von +/- 3 Monaten verlängert werden. Die Verlängerung schließt dann nahtlos an das Ende des bisherigen Update­zeitraums an.

Lizenzmodell & Preise von ecoDMS

ecoDMS kann 30 Tage lang als Demoversion mit bis zu drei gleichzeitigen Verbindungen getestet werden. Die Komponenten von Demo und Vollversion sind identisch, sodass Sie die Software realistisch im Arbeitsalltag ausprobieren können. In der Demophase stehen nahezu alle Funktionen zur Verfügung, inklusive Plugins, WORKZ Add-on und 30 API Connects zum Ausprobieren vom REST Service. Läuft der Test­zeitraum ab, ohne dass eine Lizenz eingespielt wird, werden die Funktionen automatisch eingeschränkt und eine gewerbliche Nutzung ist danach nicht mehr erlaubt. Wenn Sie das System produktiv nutzen möchten, können Sie eine Lizenz im Online Shop kaufen und anschließend in den Einstellungen aktivieren.

Es gibt Erweiterungen für ecoDMS. Neben den Kern­funktionen stehen Ihnen bereits im Standard­umfang praktische Komponenten zur Verfügung, mit denen Sie Dokumente direkt aus Ihren Anwendungen archivieren und schnell in ecoDMS übernehmen können.

Enthaltene Erweiterungen im Standard­umfang:

• PDF/A-Drucker zum Archivieren aus jeder druckfähigen Anwendung im PDF/A-Format
• Office-Plugins für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice, inklusive Speicherung als PDF/A und im Original­format
• E-Mail-Archivierung für Outlook und Thunderbird, inklusive Archivierung von Anhängen

Optionale Add ons zur Automatisierung und Erweiterung:

• WORKZ Add-on für Kenntnisnahme und Freigabe, automatischen E Mail- und Datei­import sowie digitalen Dokumenten­stempel
• ecoDMS API als REST Schnitt­stelle zur Anbindung an Dritt­systeme, etwa CRM oder Warenwirtschaft, erhältlich im Rahmen von ecoDMS ONE
• ecoMAILZ Integration, um E-Mails und Anhänge gemeinsam mit Dokumenten in der Oberfläche zu verwalten, eine ecoMAILZ Lizenz ist dafür erforderlich

Installation

Um loszulegen, müssen Sie die Software zunächst auf Ihren Computern installieren. Beachten Sie dabei, dass ecoDMS aus zwei Kern-Teilen besteht:

• Server: Dieser zentrale Speicher verwaltet Ihre Dokumente, Informationen und Einstellungen. Installieren Sie die Server-Software auf einem Computer, der dauerhaft läuft und für alle Nutzer erreichbar ist.
• Client: Mit dieser Software greifen Sie auf Ihre Dokumente zu. Installieren Sie die Client-Software auf jedem Computer, von dem aus Sie auf die Dokumente zugreifen möchten.

Einzel­platz oder Netzwerk?

Die Wahl zwischen Einzel­platz- und Netzwerk­lösung hängt von Ihren Bedürfnissen ab:

• Einzelplatz: ecoDMS läuft auf einem einzelnen Computer. Nur der Benutzer dieses Computers kann die Dokumente nutzen.
• Netzwerk: ecoDMS läuft auf einem zentralen Server. Mehrere Benutzer im Netzwerk können gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen.

Anmeldung

Um mit ecoDMS zu starten, müssen Sie sich zunächst anmelden. Folgen Sie diesen Schritten:

• Öffnen Sie den Connection Manager von ecoDMS.
• Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein:
• Benutzername: ecodms
• Passwort: ecodms
• Server-Adresse:
• Bei Einzelplatz­installation: localhost
• Bei Netzwerk­installation: IP-Adresse des ecoDMS-Servers
• Klicken Sie auf "Verbinden".

Wichtig: Ändern Sie nach der ersten Anmeldung unbedingt das Passwort für den Standardbenutzer aus Sicherheitsgründen.

Benutzer und Struktur

ecoDMS kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Mit den folgenden Schritten schaffen Sie eine klare Struktur:

• Benutzer verwalten:
• Legen Sie Benutzer an, um den Zugriff auf Dokumente zu steuern.
• Vergeben Sie Rollen, um Berechtigungen für Gruppen zu bündeln.
• Weisen Sie Berechtigungen zu, um zu bestimmen, wer welche Aktionen ausführen kann.
• Strukturen erstellen:
• Richten Sie Ordner und Dokumenten­arten ein, um Ihre Dokumente zu organisieren.
• Dokumenten­arten: z.B. Rechnung, Vertrag, Lieferschein
• Ordner: z.B. Kunden, Projekte, Debitoren, Kreditoren

Tipp: Halten Sie die Ordner­struktur flach und einfach! Nutzen Sie Klassifizierungs­attribute, um Dokumente ohne zusätzliche Ordner zu kategorisieren.

Archivierung von Dokumenten

ecoDMS bietet verschiedene Möglichkeiten zur Archivierung:

• Scannen Sie Papier­dokumente: Mit der Inbox­funktion scannen Sie Dokumente direkt in ecoDMS ein.
• Drag & Drop: Ziehen Sie Dokumente einfach per Drag & Drop aus dem Datei-Explorer in ecoDMS.
• Add-ons & Plugins: Speichern Sie Dokumente direkt aus Microsoft Office, LibreOffice und anderen Anwendungen in ecoDMS.
• E-Mails archivieren: Archivieren Sie E-Mails mit ecoDMS und behalten Sie den Überblick.

Tipp: Mit der Versions­verwaltung behalten Sie stets den Überblick über verschiedene Versionen Ihrer Dokumente und können Änderungen jederzeit nach­vollziehen.

ecoDMS ist flexibel einsetzbar und eignet sich für zahlreiche Zielgruppen, darunter:

• Finanz­branche: Erfüllt Compliance-Anforderungen und schützt vertrauliche Daten.
• Gesundheits­wesen: Optimiert den Zugriff auf Patienten­daten und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Bildungssektor: Unterstützt Lehrer beim Speichern und Teilen von Lern­materialien.
• Rechtsbranche: Sichert eine vertrauliche und effiziente Verwaltung von Mandanten­daten.
• Privat­personen: Zentralisiert und organisiert persönliche Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Steuer­unterlagen.

Weitere Branchen, in denen ecoDMS eingesetzt wird:

• Versicherungen
• Schulen und Universitäten
• Handwerks­betriebe und Werkstätten
• Landwirtschaft, Agrar- und Forstwirtschaft
• Logistik- und Spedition
• Immobilien­wirtschaft und Haus­verwaltung
• Banken, Finanz- und Inkasso­unternehmen
• Bäckerei- und Fleischwirtschaft
• Mediziner, Krankenhäuser und Apotheken