Unsicherheit bei Aufbewahrungspflicht
Geschäftliche E-Mails müssen einige Jahre aufbewahrt werden, dennoch ist häufig unklar, welche Nachrichten konkret betroffen sind und ob am Ende alle relevanten Informationen vollständig vorliegen.
Postfächer sind kein verlässliches Archiv.
E-Mails liegen in persönlichen Postfächern verteilt, sodass beim Wechsel von Mitarbeitern oder beim Aufräumen plötzlich wichtige Verläufe und Anhänge fehlen könnten.
Rückfragen kosten unnötig Zeit.
Bei Kunden, Lieferanten oder internen Abstimmungen entstehen häufig lange Suchprozesse in Mailverläufen und Anhängen, bis die richtige Nachricht eindeutig identifiziert ist.
Zugriff und Datenschutz sind nicht sauber geregelt.
Oft ist nicht eindeutig geregelt, wer welche E-Mails einsehen oder löschen darf, wodurch unberechtigte Zugriffe möglich sind oder wichtige Nachweise verloren gehen.
